Základní princip řízení projektů spočívá v rozdělení projektu na dílčí části (etapy, činnosti, úkoly a milníky) s cílem dosáhnout stanoveného výsledku v daném termínu. Ještě než projekt zahájíme, je nutné rozklíčovat všechny faktory, které vlastní projekt ovlivňují. Jedná se zejména o lidské či materiální zdroje a jejich kapacity, způsob a rozsah financování projektu a v neposlední řadě také působení externích vlivů. Samotný cíl a termín dokončení nám totiž nestačí k tomu, abychom jako projektoví manažeři byli schopni říci, zda je projekt realizovatelný, či nikoliv. Pokud například dostanu za úkol postavit rodinný dům do dvou let, není možné toto zadání akceptovat, dokud nebudu vědět, kolik dělníků se bude na realizaci spolupodílet, v jaké kvalitě má být dům postaven z pohledu použitých materiálů či technologických postupů, jaký mám rozpočet či jaký je harmonogram financování akce. Dále mě bude jistě zajímat, jestli neohrožují projekt vlivy nepřímé, jako například termín dokončení komunikace, po které se bude dovážet materiál na stavbu, nebo vzdálenost, kam se budou muset dovážet dělníci a stroje.
Toto jsou pouze příklady faktorů, na něž musí každý projektový manažer myslet, aby si nezkomplikoval plánování či samotnou realizaci projektu. Protože jich ale ve skutečnosti existuje ještě mnohem více, je vhodné využít některý z nástrojů projektového řízení, jenž evidenci veškerých těchto faktorů, postupů a specifik podchytí a dokáže je vyhodnotit z pohledu vlivu na finální výsledek či termín.

Projektové řízení ve spojení s ERP

V současné době existuje na IT trhu řada samostatných projektových nástrojů, které dokážou výše uvedené potřeby manažera projektu uspokojit. Tyto nástroje však pracují pouze v jakémsi uzavřeném prostoru projektového světa. Přitom mezi hlavní výhody projektového řízení by měla patřit mimo jiné provázanost s ostatními informacemi a procesy ve firmě, jež ukáže vliv projektu na fungování firmy jako celku, tedy ukáže souvislosti s cash flow, ostatními projekty, které využívají stejné zdroje, či strategickým rozhodováním firmy.
Informace týkající se projektového řízení může být automaticky provázána až na úroveň výkazů pracovní činnosti a následně do mzdových a personalistických agend firmy. Výsledek provozu takové komplexní agendy pak vede k zefektivnění práce, neboť pracovník kooperující na některé z částí projektu eviduje svou činnost pouze na jediném místě, ze kterého pak informace čerpají ostatní moduly napříč ERP systémem (projektové řízení, MIS, obchodní, skladové, mzdové a další moduly v podniku).
Za základní výhodu, kterou nabízí projektové řízení zapracované do komplexního ERP řešení, lze považovat možnost kontroly jak nákladů, tak také výnosů na projektech ve velmi komfortní podobě (obr. 1). To znamená sledovat tarify (fixní, variabilní) jak na straně zdroje, tak na straně fakturace, což umožňuje uživateli získat poměrně přesnou informaci o předpokládaném hospodářském výsledku za realizaci projektu, který může sloužit jako podklad pro obchodní jednání. Finanční ukazatele jsou pak navázány na ostatní moduly.
Například u systému Byznys ERP se modul Projektové řízení zabývá projektem jako takovým, to znamená strukturou činností, závislostmi mezi nimi, termíny realizací a kapacitami použitých zdrojů. Modul Zakázky zase nahlíží na firmu z pohledu nákladů a výnosů (obr. 2), Obchodní případy ERP systému zobrazují komplexní dokladovou historii týkající se projektu a ve Skladovém hospodářství se rezervují sortimenty a služby potřebné pro realizaci projektu. Projektové řízení nahlíží na prostředky důležité pro realizaci jednotlivých činností jako na zdroje, o nichž získává informace z modulů Evidence majetku (stroje, budovy a další majetek), Mezd a personalistiky (zaměstnanci), z číselníku obchodních partnerů (zejména subdodávky) či z Dopravy (automobily).

Obr. 1: Detail projektu se zobrazením nákladů a výnosů ve stanoveném období

Obr. 2: Zobrazení projektu z pohledu zakázek s informacemi o plánovaných a skutečných výnosech a nákladech

Projektové řízení v praxi

Díky projektovému řízení coby součásti ERP systému stačí stavební firmě, aby na chystaný projekt vyčlenila řidiče a dělníka, a dále už se nemusí starat (v případě optimálního nastavení projektového řízení) o to, které další závislé zdroje budou pracovníci pro realizaci projektu přímo potřebovat. Pokud tedy stavbyvedoucí potřebuje řidiče na dvacet hodin, systém spočítá, že za něj a za návazný zdroj (automobil Avia, který musí být s řidičem k dispozici ve stejném čase) zaplatí například osm tisíc korun, ale dle předepsaných fakturačních tarifů použitých zdrojů vydělá dvanáct tisíc korun. Pokud by se pro projekt použil jiný řidič se silnějším automobilem, mohli by stoupnout náklady na použití zdroje, což by mělo dopad na výši hospodářského výsledku nejen na projektu, ale také v kontextu celé firmy. Vedle toho dělník bude mít jako návazné zdroje své základní nástroje a ochranné pomůcky určené pro svou obvyklou práci.
Pokud bychom se podívali na propojení projektového řízení s ERP systémem ještě hlouběji, pak umí ERP evidovat všechno, co v rámci konkrétního projektu proběhlo, například kolik faktur přišlo v rámci daného projektu, kolik se vydalo materiálu ze skladu, kolik ho bylo přijato, kolik materiálu zbývá skladem, dále poskytuje přehled o objednávkách, korespondenci, účetnictví – v podstatě o čemkoliv, co je v ERP produktu zapracováno. Komplexní provázanost projektového řízení s ERP produktem také může zahrnovat mobilní řešení pro vzdálenou komunikaci s celým systémem. Většinou se jedná o komponenty pro internetové prohlížeče a mobilní telefony. S jejich pomocí má uživatel nebo projektový manažer okamžitý přístup k datům projektu a k datům společnosti obecně.

ERP – nejen komplexní, ale i pružné řešení

Výhody komplexnosti ERP řešení jako nástroje pro projektově orientované firmy jsou tedy zřejmé. Nyní bych rád vyzdvihl ještě jednu nezanedbatelnou vlastnost ERP produktů.
Současný trh, na němž projektově orientovaná firma působí, představuje turbulentní prostředí, ve kterém je možné se prosadit především rychlou a správnou reakcí na změny v rámci realizace projektu. Dobře provedená změna může totiž firmě uspořit nemalé prostředky, jež mohou být nadále použity pro dosažení výhody oproti ostatním konkurentům na trhu, a to ve formě nižší ceny za projekt, ve vyšší kvalitě díla či ve formě následné nadstandardní péče o zákazníka.
Provádění změn v realizaci projektů je často spojeno také s komplexními procesními a organizačními změnami ve firmě. V této části je zejména důležité, aby právě nástroje na podporu projektového řízení nepůsobily negativně proti jejich zavádění. Vezměme v úvahu například firmu, která byla zvyklá realizovat projekty s pomocí sekvenčních metodik, nicméně na základě studie zjistila, že použití některé z agilních metodik povede ke zlevnění projektu, neboť agilní metodika na modifikace lépe reaguje. Změna metodiky při řízení projektu přitom není nijak neobvyklá, a to hlavně v situacích, kdy firma realizuje rozsáhlé, nestandardní či na míru navržené projekty.
Dále je nutné ještě konstatovat, že se většina expertních nástrojů pro projektové řízení orientuje zpravidla na jednu metodiku plánování a řízení, což pro firmu v okamžiku změny znamená, že bude muset kromě organizačních a procesních změn investovat nemalé částky do zakoupení a nasazení nového softwaru, který bude novou metodiku podporovat. V případě vhodně zvoleného ERP řešení je však situace jednodušší, neboť lze metodiku nasadit v rámci daného systému pouze s několika drobnými úpravami.
V praxi jsem se setkal s tím, že firma v rámci ERP produktu používala vodopádový model plánování projektu s pomocí Ganttova diagramu a následně přešla na řízení projektu s pomocí metodiky Scrum. Přechod na agilní metodiku vyvolal potřebu změny v softwarovém nástroji na řízení projektů. Změny v datových strukturách a ovládání aplikace byly realizovány pomocí nastavení uživatelských parametrů standardními nástroji v ERP systému. Firma tak mohla začít realizovat projekty agilně, aniž by musela měnit projektový nástroj. Zároveň se díky tomu podařilo zachovat veškeré návazné výhody provázání informací z projektového řízení s ostatními moduly ERP systému.

Závěrem

ERP systém se jeví jako vhodný nástroj pro podporu řízení projektu, neboť je schopen podpořit tento proces ve své podstatě, čímž usnadňuje členům projektového týmu přehled o jeho plánu a realizaci. Navíc však nabízí komplexní a provázaný pohled napříč všemi souvisejícími procesy ve firmě. Tímto způsobem přináší firmě přidanou hodnotu, neboť lze projekt hodnotit v kontextu jeho vlivu na podnikové procesy a cíle. Pokud je ERP systém dostatečně uživatelsky konfigurovatelný, přináší navíc podporu při řízení změny s garancí neustálé provázanosti napříč firemními procesy.

Vlastimil Fousek
Autor pracuje jako vedoucí analytického a vývojového oddělení společnosti J.K.R., která je producentem podnikových informačních systémů Byznys ERP.