Zatímco tím správným nástrojem pro podporu řízení je manažerský informační systém, adekvátním nástrojem pro plánování je plánovací systém. Manažerský informační systém, ač patří mezi relativně oblíbené a používané systémy a je nasazován ve stále větším měřítku zejména středními a velkými společnostmi, stále nepatří automaticky do portfolia podnikových systémů.
Situace s plánovacími systémy je ještě žalostnější. Společnosti místo nasazení profesionálních plánovacích řešení často používají jiné nástroje – tabulkové procesory. Plánovací systémy v jejich ryzí podobě jsou tak rozšířeny jen u velkých společností a i jejich pořizování a aktivní využívání je spíše výjimkou než pravidlem.
Proč tomu tak je? Nabízejí toho snad profesionální plánovací systémy málo vzhledem k jejich ceně? Mají omezenou funkčnost? Nevytvářejí dostatek přínosů? Nebo nejsou dostatečně flexibilní vzhledem k potřebám potenciálních zákazníků a jejich nasazení je zdlouhavé, komplikované?

Co můžete očekávat od kvalitního plánovacího nástroje?

Funkčnost profesionálních systémů je velmi rozsáhlá. Mezi tu základní patří podpora tvorby řady dílčích plánů, které lze jak samostatně vyhodnocovat, tak i konsolidovat do finálního plánu. Konverze jednotlivých plánů probíhá pomocí definovaných transformačních pravidel. Můžeme jim rozumět jako soustavě algoritmů, které zajistí převod hodnot každého dílčího plánu, byť v nefinančním vyjádření, do finálního plánu. Ten obvykle představuje finanční plán, nejčastěji v podobě plánu obratů na jednotlivé analytické účty účetní osnovy, zpravidla na výnosové a nákladové, nad nimiž lze spustit sestavu výkazu zisků a ztrát, a získat tak přehled o plánovaném hospodářském výsledku. Možné je ale pochopitelně plánovat i obraty na rozvahové účty a z nich pak sestavit druhý nejdůležitější podnikový výkaz – rozvahu.
V plánovacích nástrojích jsou standardně podporovány obě metody vytváření plánů, tedy jak zdola nahoru, tak i shora dolů. Je tedy možné aplikovat tyto postupy na nejnižší úroveň organizační struktury (což je ideální pro řízení workflow) a nechat hodnoty na vyšších úrovních agregovat. Kromě toho lze rychle provádět hromadné změny plánovaných hodnot na libovolné úrovni plánovacích dimenzí. To se výborně hodí například při připomínkování připravovaného plánu managementem společnosti, kdy lze velmi rychle a elegantně provádět hromadné změny plánovaných hodnot dle řady předpřipravených algoritmů.
Pro modelování možných alternativ budoucího vývoje je velmi účinné využít scénáře. Souběžně tak lze připravovat několik výhledových variant, přičemž nakonec jedna z nich bude managementem akceptována jako platná pro budoucí plánované období. Funkčnost tvorby scénářů je dále rozvíjena možností pracovat s vícerem verzí jednotlivých plánů. Realita ukazuje, že připravit plán, který by v první vytvořené verzi odpovídal cílům společnosti a byl jejím vedením schválen, se nedaří prakticky v žádné organizaci. Proto roste význam vytváření jednotlivých variant plánu tak, jak probíhají iterace jeho tvorby a připomínkování v plánovacím procesu. Každý scénář stejně jako každou verzi plánu je možné okomentovat a objasnit předpoklady a okolnosti jejího vzniku.

Jak probíhá proces tvorby a schvalování plánu?

Mezi funkčnost, kterou už nenabízejí všechny plánovací systémy, patří řízení workflow přípravy plánu. Proces jeho tvorby nepředstavuje triviálně jednoduchou aktivitu jednotlivce. Podílí se na něm řada pracovníků-přispěvatelů, někdy v řádu desítek či stovek lidí (u velkých společností a více připravovaných plánů). Je tedy evidentní, že koordinace jejich činností je klíčová pro vytvoření a následné schvalování všech zamýšlených plánů včas. Každý jednotlivec, který se na přípravě plánů podílí, musí přesně vědět, na jakém plánu, nebo na jaké jeho části má pracovat, jakou aktivitu má provést (pořídit hodnoty, připomínkovat, schvalovat), kdy může začít a kdy nejpozději musí práci dokončit. Některé plánovací systémy tuto funkcionalitu přímo neobsahují a v takových případech lze úspěšně využít produkt třetí strany (například SharePoint Server).
Nejrozšířenější způsob tvorby a schvalování jednotlivých plánů je princip zdola nahoru. Hodnoty jsou pořízeny přispěvateli na jednotlivé plánovací dimenze na nejnižší úroveň, na vyšších úrovních jsou hodnoty systémem agregovány.
Mezi další pokročilý prvek profesionálních plánovacích nástrojů patří například modelování what-if, tedy simulace výstupů při případné změně vstupních parametrů, nebo možnost forecastingu, což je prognózování naplnění plánu vzhledem k dosavadnímu vývoji. Forecasting tak nabídne reálnější výhled na budoucí splnění plánu než samotný plán.

Jaké jsou příčiny malého rozšíření plánovacích systémů?

Zjevně nejvýznamnější příčinou nepříliš rozsáhlého nasazení plánovacích systémů je jejich relativně vysoká finanční náročnost. Konkurence na trhu plánovacích systémů není tak silná jako u jiných softwarových kategorií. Mezi ty nejvýkonnější, ale samozřejmě i nejdražší patří na českém trhu řešení silných společností, jako Oracle Hyperion Planning, IBM CognosPlaning nebo SAP BusinessObjects Planning a Consolidation. Někde uprostřed je podpora pro plánování v ERP systémech, jako například Microsoft Dynamics NAV či jiné, které se sice vyloženě nespecializují na plánování, ale v rámci ERP systému nabízejí klíčovou funkcionalitu potřebnou pro tvorbu plánů. V kategorii specializovaných a levnějších řešení, které nabízejí dostatečnou funkcionalitu, figurují například produkty českých společnosti Gist Controlling, Inekon Business Navigation Systems nebo Uniwise Planning. Finanční náročnost jednotlivých řešení závisí na řadě faktorů, jako je rozsah nasazení – počet zpracovávaných plánů, počet uživatelů řešení, požadavky na specifickou funkčnost – a je ovlivněna mnoha dalšími činiteli. Cenový rozsah řešení začíná v řádu statisíců a končí obvykle v řádu jednotek milionů korun (u velmi velkých dodávek u milionů dvojciferných).
Dalším častým důvodem je existence již zavedeného plánování v Excelu. Plánovat v Excelu je dost dobře možné u jednoduchých plánů a s velmi malým počtem přispěvatelů a číselníků. Jakmile se počet plánů zvyšuje, roste i počet systémů, jejichž data vstupují do plánování a obvykle i počet přispěvatelů. Společně s těmito faktory se ale geometrickou řadou zvyšuje i ruční pracnost konsolidace plánů od jednotlivých přispěvatelů, což zase sekundárně generuje vyšší chybovost, a tím klesá spolehlivost řešení.

Michal Plachý
Autor působí jako konzultant ve společnosti USluno.