To jsou klíčové otázky, které by si měl každý představitel firmy položit při analýze fungování stávajícího informačního systému ve všech firemních procesech. Nesouhlasná odpověď alespoň na jednu z nich nutně vede k zamyšlení, zda není čas na změnu celého ERP systému. Jaké jsou tedy vlastnosti mrtvého koně?

Zastaralá architektura

Informační systém je pomalý. S postupným přibýváním dat a zvětšováním databáze mu dochází dech. Nestačí držet krok s moderními informačními technologiemi. To jsou hlavní ukazatele toho, že technologie ERP systému je zastaralá. Příčinou pak bývá skutečnost, že dodavatel není ochoten investovat do nového vývojového prostředí. Změna zastaralého vývojového prostředí totiž mnohdy znamená tvorbu nového ERP.

Nedostatek inovací

Jedním z nejkrizovějších ukazatelů je zjištění, že dodavatel ERP neinovuje. Inovacemi se v tomto případě nemyslí funkčnosti vynucené legislativou, ale zejména takové, které pomáhají růstu firmy. Pokud takové inovace do systému nepřibývají, ukazuje to na neschopnost dodavatele sledovat trendy a pracovat s nejnovějšími technologiemi. Příkladem může být modernizace výroby. Potřebujete mít schopnost preciznějšího plánování a kompletní informaci o stavu strojů? Proč tedy nevyužít moderní technologii IoT (Internet of Things)? Data získaná z IoT čidel můžete využít např. ke stanovení adaptivních intervalů údržby či včasného odhalení závady vedoucího k minimalizaci výrobních prostojů.

Malá otevřenost

Hodně ERP systémů je uzavřených vůči komunikaci s okolním světem. Jejich zastaralá architektura mnohdy ani neumožňuje nové komunikační technologie implementovat, anebo pouze za předpokladu neúměrně velkých investic. Moderní ERP pracují s technologií API (Application Programming Interface). API umožní propojit ERP např. s e-shopem, docházkovým či jakýmkoliv jiným systémem a aplikací. API moderního informačního systému umožňuje obousměrnou zabezpečenou komunikaci. Tedy nejen data z ERP číst, ale zároveň je do něj i ukládat. Je váš informační systém otevřený?

Minimální rozvoj

Reaguje dodavatel ERP na rozvoj vašeho byznysu? Pokud spouštíte např. nový e-shop, logistický sklad anebo jste začali vyrábět, očekáváte od ERP systému a jeho dodavatele plnou podporu. V případě mrtvého koně však dodavatel není schopen zajistit požadovanou funkčnost.

Špatná dostupnost služeb

Jediný anebo vůbec žádný konzultant v regionu je znakem naprosto nedostatečné servisní sítě či kvality služeb. Servisní síť dodavatele ERP je možné velmi snadno ověřit dotazy na celkový počet konzultantů, kolik z nich operuje ve vašem regionu, jaká je jejich vytíženost nebo reakční doba.

Neaktuální legislativa

Jednou z nejdůležitějších vlastností ERP systému je fungování podle aktuálně platné legislativy. Dodavatel mrtvého koně nedokáže legislativní aktualizace zajišťovat včas nebo dokonce vůbec. V případě pozdního dodání legislativních změn je situace kritická. Můžete skončit s pokutou u úřadu, který příslušnou změnu vyžaduje.

Neaktuální webové stránky

Sledujte alespoň občas webové stránky dodavatele ERP. Pravidelné aktualizace i vzhled by měly držet krok s dobou. Zastaralé a neudržované webové stránky jsou typickým příkladem mrtvého koně. Vypovídají o tom, že dodavatel ERP nemá dostatek energie ani na to, aby své stávající i potenciální zákazníky informoval o novinkách a dalším plánu rozvoje.

Ukončení podpory

Dodavatel oznámí ukončení podpory vašeho ERP. To se může velmi snadno stát i v případě jeho fúze s nějakou finanční skupinou, která má vyšší zájmy a starší produkty ukončí. Velkou pozornost věnujte také informaci o tom, že se dodavatel ERP stal partnerem jiného systému. To může znamenat, že již nechce svůj systém rozvíjet, a tak zcela anebo částečně přechází na systém jiného dodavatele. Pokuste se takové případy včas identifikovat a pokud možno co nejdříve přesednout na živého koně.

Shrnutí

Staré přísloví indiánů z kmene Dakota zní: „Když zjistíš, že jedeš na mrtvém koni, sesedni.“ Snažte se příznaky mrtvého koně identifikovat včas a nebojte se přiznat, že se u vás vyskytují. Zbavte se starých zlozvyků a maximálně automatizujte všechny firemní procesy. Změnu ERP systému berte jako velkou příležitost a výzvu pro další rozvoj. Jízda na mrtvém koni je příliš velký luxus pro každého.

V dnešní době se kvalitní informační systém vyznačuje obrovskou podporou automatizace. Automatizace firemních procesů vede kromě omezení chybovosti k úspoře zdrojů. Ať už jimi jsou zaměstnanci, nebo stroje, kýžený výsledek se promítne v časové a potažmo finanční úspoře. Uspořené zdroje si pak můžete dovolit investovat např. do kvalitního online reportingu, který včas oznámí promeškané obchodní příležitosti či nedostatečné skladové zásoby. S výpočtem návratnosti investice vám rád pomůže zkušený a ochotný dodavatel ERP.