V čem vnímáte, že se komunikace uvnitř firem letos nejvíce změnila?

Největší změna je už to, že část týmů dnes, ať už dobrovolně, či nedobrovolně, pracuje z domova. Některé firmy zrušily práci z kanceláří úplně, jiné rozdělily týmy na poloviny či třetiny a rotují je mezi kancelářemi a home officem, jiné společnosti daly zaměstnancům na výběr, odkud chtějí pracovat, a jen pár výjimek jede jako dřív. Velká část firem také rychle nasadila nástroje jako Microsoft Teams nebo Zoom. Problém však spočívá v tom, že komunikace by měla probíhat vždy ke konkrétnímu problému a nad daným dokumentem, a pokud taková komunikace probíhá někde mimo prostředí, kde se firemní data a dokumenty nacházejí, tedy mimo ERP systém, může být snadno neefektivní. Navíc je klíčová otázka, co se stane, když někdo z komunikujících onemocní. Jak se dostane zbytek sdělení těm, kteří po něm práci převezmou? Přesně proto jsme vrátili celofiremní komunikaci tam, kam patří. Podle nás by se ERP systém měl stát epicentrem týmové spolupráce.

Co tím epicentrem týmové spolupráce máte přesně na mysli?

Běžná komunikace ve firmách dnes probíhá e-mailem nebo přes instant messaging – Teams, Slack, někdy i WhatsApp. Jenže tyto nástroje nemají k dispozici workflow, tedy řízení a předávání úkolů, neumožňují ihned řešit nějaký konkrétní problém, pakliže jsou k němu potřeba data z ERP systému. Co ale právě tyhle dvě entity spojit? Mít naplno konverzaci spojenou s konkrétním problémem, zadáním, fakturou – a umět je rovnou vyřešit v rámci konverzace? To jsme si přesně řekli, když jsme připravovali nový HELIOS Nephrite. Vybudovali jsme v něm tedy komunikační centrum – systém konverzování nad konkrétním dokumentem, směrnicí, fakturou, položkou skladu, obchodním případem, s možností rovnou věc řešit, posunout, předat. Už tak není nutné posílat „konverzační“ e-mail nebo tvořit speciální task v projektovém nástroji. Vše vyřešíte prostě přímo v Nephritu.

Komplikace plynoucí z nestandardního podílu práce na dálku ale nesouvisí s komunikací. Spousta firem musí řešit záskoky za nemocné, lidi v karanténě nebo zaměstnance na OČR. Jak jste řešili tenhle aspekt spolupráce lidí v týmech?

Tyhle otázky umí řešit v zásadě každý pokročilejší ERP systém pomocí pevně nastavených procesů, workflow a uživatelských rolí. Dnešní doba je jiná možná v tom, že – jak se ukázalo už na jaře – některé zaběhnuté procesy je potřeba pružně měnit. Navíc vždy v daný moment potřebujete vědět, co se zrovna stalo a kdo má co a kdy udělat. Proto jsme v HELIOSU Nephrite šli o krok dál a znázornili jsme vše také graficky. Co víc, umožnili jsme uživatelům v tomto intuitivním a graficky znázorněném prostředí také jednotlivá workflow měnit. Díky chytrému workflow tak mají všichni dokonalý přehled o všech ukončených, běžících i naplánovaných kolech schvalování a jejich výsledcích. Schvalovací procesy například dokladů lze měnit průběžně, podle aktuální potřeby.

Jenže co když si někdo neví rady se samotným ERP systémem a narazí na nějaký technický problém? V kancelářích je přece jen vždycky možnost se zeptat kolegy, poprosit někoho z IT oddělení, ale co doma?

Murphyho zákon říká, že cokoliv se může pokazit, to se jednou pokazí. Nemusí jít nutně o systém, ale třeba jen o proces nebo kus databáze. Správné a rychlé předání celého problému na technickou podporu je tím nejdůležitějším faktorem, který určuje termín odstranění potíží. Proto je v HELIOSU Nephrite integrován interní helpdesk. Jedním tlačítkem se odešle příslušný problém k řešení – včetně všech podrobností, hlášení, ale i auditlogu. Přiřazený řešitel má tak vše potřebné, aby mohl zahájit řešení problému. Není třeba žádné další komunikace a předávání podrobností. Navíc HELIOS Nephrite má také integrovanou telemetrii systému, aby IT mohlo některým potížím proaktivně předcházet a řešit je dřív, než je zaznamenají sami uživatelé. A to samozřejmě i z pohodlí domova. Zejména když celý systém vlastně může běžet v našem cloudu v rámci služby ERPORT.

Jinými slovy, jsem si jistý, že HELIOS Nephrite naučí vaše zaměstnance spolupracovat jinak, aby vaše firma mohla lépe obstát v nové době.