Hlavní strana -> Zprávy
ERP systémy, DMS/ECM - Správa dokumentů, Trendy ICT, Aktuality -> Analýzy - Dnes

Automatizace přijatých faktur: od e-mailu přes schvalování do ERP

-PR-

Automatizace faktur propojuje vytěžování údajů, kontrolu proti objednávce, elektronické schvalování a předání do ERP či účetního systému. Přínosem je méně přepisování, přesnější data i přehled o tom, kde doklad čeká a kdo má rozhodnout.


Faktura dorazí do e-mailové schránky. Někdo otevře přílohu, přepíše údaje, dohledá objednávku a požádá kolegu o potvrzení dodávky. Následuje přeposlání vedoucímu, připomínka a někdy pátrání po tom, u koho dokument vlastně skončil.
Jednotlivé úkony vypadají nenápadně. Při stovkách dokladů měsíčně však zaměstnávají lidi, jejichž zkušenosti firma potřebuje také pro řešení nesrovnalostí, komunikaci s dodavateli nebo řízení závazků. Ruční přepisování jim tuto kapacitu odebírá.

Kde má automatizace největší smysl

V L.E.V. hledáme příležitosti pro AI a automatizaci především podle návratnosti investice, spolehlivosti procesu a přesnosti dat. Přijaté faktury a objednávky patří mezi naše první kandidáty. Jde o opakovanou práci s poměrně jasným vstupem a měřitelným výsledkem.
U námi realizovaných projektů tohoto typu je návratnost do jednoho roku pravidlem. Výsledek závisí na objemu dokumentů, kvalitě vstupů, rozsahu integrace i provozních nákladech.
Proč tedy tolik společností stále přepisuje faktury a jejich schvalování dohledává v e-mailech? Překvapuje nás, kolik firem tuto oblast nemá spolehlivě vyřešenou. Důvody však bývají pochopitelné: proces prochází nákupem, skladem, účetnictvím i vedením. Každý zvládá svou část, ale odpovědnost za celek zůstává rozptýlená.

Nejdříve zmapovat proces, potom vybírat technologii

Smysluplné zavádění AI začíná pochopením skutečné práce. Odkud faktura přichází? Kdo ji kontroluje a podle čeho? Které informace chybějí? Kde se čeká a co se opakovaně přepisuje?
Při procesní analýze lze odhalit kroky, které firma může odstranit, sjednotit nebo vyřešit běžnou automatizací. Pokud jsou dostupná strukturovaná data, dává smysl převzít je přímo. Jestliže stávající ERP nabízí vhodné workflow, stojí za prověření jeho možnosti.
AI nachází uplatnění zejména při interpretaci různorodých dokumentů. Výpočty, kontrolní podmínky a předávání úkolů mohou obsloužit pevně nastavená pravidla. Optimální varianta kombinuje tyto přístupy podle potřeb firmy.

Jak funguje automatické zpracování faktur

Základní postup zahrnuje převzetí dokumentu z určené schránky, vytěžení údajů, jejich ověření, schválení a přenos do cílového systému.
Vytěžování faktur pomocí OCR a AI převádí obsah dokumentu do strukturovaných údajů. Může jít o dodavatele, číslo dokladu, data vystavení a splatnosti, částky, měnu nebo jednotlivé položky. Potřebný rozsah vychází z následného zpracování.
Čitelné PDF s číslem objednávky vytváří jiné podmínky než neúplný sken. Kvalitu vstupu určuje také jednoznačnost položek a dostupnost údajů potřebných ke spárování. Čím kvalitnější dokumenty firma přijímá, tím větší část zpracování může proběhnout bez ručních oprav.
Před návrhem proto prověřujeme vzorek skutečných dokladů včetně dobropisů, záloh a nestandardních případů. Samotné procento správně přečtených polí nestačí. Důležité je, kolik celých dokumentů projde bezpečně do dalšího kroku a kolik práce zbývá lidem.

Kontrola faktury proti objednávce

Správně přečtená faktura nemusí být věcně správná. Pokud jsou dostupná související data, lze automaticky porovnávat dodavatele, položky, množství, ceny a měnu s objednávkou, případně také s potvrzeným příjmem.
Firma musí určit, jak naloží s rozdíly. Je drobná cenová odchylka přípustná? Jak se zpracuje částečná dodávka nebo samostatně vyúčtovaná doprava? Kdo potvrdí plnění, které ve skladové evidenci ještě chybí?
Běžné případy mohou pokračovat podle stanovených pravidel. Nesrovnalost má dostat konkrétního vlastníka a srozumitelný důvod zastavení. Člověk potom řeší odchylku, místo aby znovu kontroloval celý doklad od začátku.

Elektronické schvalování faktur: kde vzniká další přínos

V praxi často vidíme výrazný efekt už ve zpřehlednění schvalovacího procesu. Údaje mohou být připravené během krátké chvíle, zatímco samotná faktura několik dní čeká na rozhodnutí.
Naše řešení propojuje vytěžování dokumentů s aplikací Workflow Monitor a navazujícím ERP či účetním systémem. Uživatel vidí, v jakém stavu se doklad nachází, kdo odpovídá za další krok a co brání pokračování.
Schvalovací workflow lze navrhnout podle částky, střediska, zakázky nebo druhu nákladu. Součástí mohou být notifikace, zastupování a předání odpovědnosti při překročení stanovené lhůty. Historie kroků umožňuje dohledat, kdo co schválil a kdy.
Představme si fakturu s cenou odlišnou od objednávky. Systém ji předá nákupčímu s vyznačeným rozdílem. Po vysvětlení a požadovaném schválení může pokračovat k účetnímu zpracování. Účetní nemusí rozesílat dotazy ani sledovat několik souběžných e-mailových vláken.
Vedoucí zároveň získávají podklady pro rozpoznání míst, kde se faktury opakovaně zastavují.
 

Napojení na ERP musí potvrdit výsledek

Náročnost integrace ovlivňuje dostupnost API, podporované importy, číselníky i požadovaná pole. Nestačí data odeslat. Řešení potřebuje ověřit jejich přijetí a při opakovaném přenosu zabránit duplicitám.
Podle možností napojení lze ve workflow zobrazovat také navazující stav v ERP nebo účetnictví. Schválení, přijetí do systému, zaúčtování a úhrada přitom představují různé události. Uživatel musí vědět, co zobrazený stav znamená a jak je aktuální.

Kolik stojí automatizace faktur a jak měřit návratnost

U ohraničeného projektu se lze s implementací vejít do 150 000 Kč. Jde o orientační rozpočet závislý na kvalitě dokumentů, možnostech napojení a rozsahu schvalovacích pravidel. Samostatně je třeba vyčíslit licence, zpracování dokladů, podporu a další provozní náklady.
Přínos měříme podle aktivního času zaměstnanců, celkové doby průchodu faktury, podílu ručních oprav a četnosti výjimek. Uvolněné hodiny představují kapacitu. Finanční efekt vzniká podle jejího využití, například omezením přesčasů nebo zvládnutím vyššího objemu práce.
Kde by zjednodušení procesů přineslo největší užitek vaší firmě?
V L.E.V. propojujeme firemní strategii, rozvoj vedení a lidí, zlepšování procesů, ERP a praktické využití AI. Pomáháme firmám vybrat smysluplné změny, posoudit jejich návratnost a zavést je do každodenního provozu. Ozvěte se nám. Společně se podíváme, kde vaše firma ztrácí čas a kapacitu a co má smysl řešit jako první. Kontakt info@levision.cz a další na www.levision.cz

Změna musí vznikat s lidmi

Lidé znají výjimky, které procesní dokumentace nezachycuje. Zapojujeme je proto do mapování, návrhu i ověřování na skutečných dokladech. Potřebují rozumět novým pravidlům, svým oprávněním i tomu, jak řešit chybu.
Change management patří k implementaci od začátku. Zahrnuje vysvětlení smyslu změny, přípravu uživatelů a podporu při přechodu do provozu. Jejich připomínky musí mít vliv na výslednou podobu řešení.
Chceme lidem usnadnit práci. Pokud po zavedení systému tráví více času hledáním informací nebo obcházením pravidel, je potřeba návrh upravit. Dobře zvládnutá automatizace přináší plynulejší oběh faktur a u výjimek jasnou odpověď: co se stalo, kdo má rozhodnout a jaké podklady k tomu potřebuje.
 
Jan Motyčka
Autor článku je CEO společnosti Leadership.Evolution.Vision - L.E.V.