Pro každého maloobchodníka s desítkami provozoven je zásadní informace o ocenění zásob teď i kdykoliv v minulosti. Ideálním stavem je možnost tyto zásoby optimalizovat a plánovat. K ocenění zboží nákupní cenou ERP aplikace využívají buď metodu průměrné nákupní ceny, nebo metodu FIFO. Obě varianty mají své výhody i nevýhody. Metoda průměrné nákupní ceny je velmi choulostivá, pokud se zásoby dostávají do záporných hodnot. U řady obchodních organizaci je to přitom běžné. Potřebují prodávat zboží dříve, než dostanou fakturu od dodavatele, prodávají komisní zboží a obecně je tok dokladů tak masivní, že dochází k chybám, respektive záměnám. ERP systém pracující touto metodou proto musí mít mechanismy ke sjednání nápravy.
Metoda FIFO je o hodně přesnější. ERP aplikace ovšem musí být natolik „chytrá“, aby při tomto způsobu oceňování zásob byla schopna správně zpracovat všechna storna, opravy dokladů, případně jiné zpětné chody. Totéž se týká všech stavů, o kterých jsem se zmiňoval u druhé metody. Navíc ještě existují obchodní ERP aplikace včetně integrovaného účetního systému i bez něj. Ty bez integrovaného účetního systému dávají obchodníkovi o hodně větší volnost v automatizaci jednotlivých procesů a účtování pouze některých z nich. Na druhé straně musí být ošetřena synchronizace dat mezi ERP procesním a skladovým systémem a účetní aplikací.

Specializované agendy v retailu

V maloobchodní firmě existuje řada specializovaných agend. Proto i ERP pro maloobchodní firmu je musí obsahovat. Zmiňme ty stěžejní.

Agenda prodavačů a personálu na prodejnách

Jedná se o relativně jednoduchou agendu, která může mít spoustu rozměrů. Docházkový systém, motivační a bonusový systém pro prodavače, kombinace motivačního systému se zákaznickým a promočním systémem, propojení registrace a přihlášení se skenery otisků prstů, plánování služeb personálu atd.

Zákaznický a promoční systém

Zákaznický a promoční systém bývá velmi často tím nejcennějšími, co můžete od retailové ERP aplikace získat. Dovolím si vysvětlit některé pojmy, s kterými ERP aplikace pracuje.
Zákazník je ten, kdo v maloobchodě nakupuje. Jedná se jak o anonymní zákazníky, tak zákazníky, u kterých je evidováno například jméno, telefon a e-mail či jsou členy zákaznického klubu. Zákazníkem je zároveň klasický ERP zákazník, to znamená zákazník s IČO a ostatními fakturačními údaji. Kromě klasických zákaznických klubů by měla ERP aplikace umět sdružovat zákazníky do tzv. virtuálních klubů. Tam je ERP aplikace sama segmentuje podle jejich chování v průběhu nákupního procesu.
Sleva je cenová změna, cenová výjimka, která je udělena v průběhu prodeje zboží buď na základě slevové akce na konkrétní množinu zboží, období či konkrétního zákazníka, nebo jejich skupinu. Sleva může být procentuální i hodnotou. Dalším důležitým pojmem je akční cena, která se velmi často váže na konkrétní marketingové akce. Pro pozdější vyhodnocení je velmi důležitá agenda správy akcí.

Agenda poukázek

Zcela samostatnou agendou, která je specifická pro retailové firmy, je agenda poukázek. Jedná se o všechny typy poukázek, tedy těch, které jsou vydány jako ceniny, i těch, které mohou být tištěny na pokladně jako bonus pro zákazníka. ERP aplikace musí umět poukázky registrovat, sledovat jejich distribuci k zákazníkům i na prodejny a spravovat jejich aktivaci či deaktivaci. Specializované jsou i agendy týkající se různých druhů kuponů a dárkových karet. Jednotlivé kupony mohou být adresně rozesílány zákazníkům, tištěny v časopisech a v poslední době, s využitím QR kódu, umísťovány na plakátech, letácích, billboardech, a dokonce i v televizní reklamě. Dárkové poukázky mohou být vydány a registrovány v papírové podobě, formou karet s čárovým kódem, magnetickým proužkem nebo čipem. Dárkové karty nejsou v Evropě příliš rozšířeny, ale například v USA se jedná o rozsáhlý business.

Promoční systém

Promoce je výhoda pro zákazníka, kterou obdrží na základě okolností, které nastaly v průběhu celého nákupu, a výsledkem je právě nákupní výhoda. Jako příklad lze uvést sleva na nákup při zakoupení tří kusů a platbě dvou, šťastná hodinka, dárek pro zákazníka k narozeninám, automatizované kolo štěstí a mnohé další. Kvalitní promoční systém musí umět respektovat akce, pracovat s virtuálními koši zboží, umět marketérovi definovat podmínku i výsledek promoce.

Klient pro správu agend

Podstatné je pro maloobchodní ERP aplikace uvědomění, že systém pro maloobchod musí obsahovat klienta pro definici a správu výše uvedených agend, ale musí také umožnit tyto agendy uchopit na prodejně či v terénu. Na prodejně je nezbytné mít klienta pro POS (point of sale), zjednodušeně řečeno pokladnu. Ta klade zcela jiné nároky na obsluhu, dostupnost dat a spolehlivost. Obsluha se předpokládá dotyková, tudíž uživatelský interface musí být extrémně jednoduchý a přehledný. Samostatnou kategorií jsou klienti typu web shop. V poslední době začíná být stále důležitější faktor pro hodnocení klient ERP aplikace pro tablet nebo chytrý telefon. Speciálně v maloobchodě můžete exkluzivním servisem zákazníka získat o hodně snadněji. Informace o technických vlastnostech zboží, jeho dostupnost na jiné prodejně či objednávka zboží, které není na skladě, je v tomto případě realitou. Vše na ploše prodejny. Přidáte-li k takovému klientovi i funkcionalitu mobilní platby, není problém vyřídit vše v průběhu prodeje zákazníkovi, aniž by opustil výrobek, který ho zaujal. Stejně tak přivolání obsluhy po naskenování QR kódu na etiketě výrobku vlastním chytrým telefonem dobrá ERP aplikace umožní.

ERP je základ. Co dál?

V předcházejícím textu jsem se dotknul bazální a podle mne nezbytné funkcionality ERP aplikace pro maloobchodní prodej nebo distribuci značky. Pro úspěšné nasazení ERP v maloobchodní firmě a úspěšný návrat investic do IT existuje ještě řada speciálních procesů vhodných k automatizaci.
Maloobchod je velmi živou, moderní a turbulentní disciplínou. Mít přehled nad všemi daty a procesy znamená, mít kvalitní systém business intelligence (BI). Ten musí být s ERP aplikací pevně svázán, nebo být její integrální součástí. Pro manažery je velmi důležitá flexibilita a otevřenost BI systému s možností za běhu systému měnit parametry datových lídrů i kritéria pro vyhodnocení. Kritéria se v maloobchodě mění, přicházejí nové, především marketingové technologie a technologie cash-flow managementu.
Agenda optimalizace a doplňování zásob může být velmi sofistikovaná. Od ERP aplikace se požaduje zefektivnit proces objednávání zboží pro prodejny a jejich zpracování po sezoně. Důležitá je i optimalizace již existujících zásob. Dobrá ERP aplikace umožní manažerovi mít k dispozici na jedné obrazovce statistické hodnoty (např. obrátku zboží, WOS atd.), hodnoty stavu skladů na prodejnách i v distribučních skladech a zároveň mít možnost korigovat návrh ERP aplikace. Ten je většinou postaven na algoritmech vycházejících z minimálních, doporučených a maximálních zásob. Typickou úlohou pro maloobchodní ERP je pořízení objednávky na desítky prodejen z jednoho místa, jednoho procesu, jednoho uživatelského rozhraní a to s maximálním důrazem na jednoduchost a pohodlnost obsluhy, podporovanou sofistikovanými algoritmy.
Ještě složitější je problematika plánování nákupů a PLM. Většina firem zatím řeší tyto procesy pomocí tabulkových procesorů. Není to řešení ideální, ale je možné. Existují aplikace, které dokáží i tyto složité procesy automatizovat v rámci aplikace.
Závěrem si dovolím konstatovat, že opravdu úspěšné ERP se u běžného maloobchodníka v České republice dá ve skutečnosti poskládat z více specializovaných aplikací, dobře mezi sebou komunikujících. Pak odběratel, respektive uživatel dostává z každého oboru (sklad, distribuce, POS, BI, finance, PLM atd.) opravdu to nejlepší a má možnost spolupracovat s těmi nejlepšími odborníky na danou agendu. Maloobchod ve všech svých rozměrech je procesně velmi složitá a živá disciplína, navíc s omezenou zákaznickou základnou. ERP musí respektovat jak jazykové, tak kulturní a jiné zvyklosti každého státu nebo investiční možnosti obchodníka.

Jindřich Hegmon
Autor působí jako CEO ve společnosti Datec Retail Systems.