Digitální revoluce, které jsme svědkem, zcela mění dosavadní charakter IT oddělení ve firmách. Už to není samostatná jednotka, která si žila tak trochu svým životem a ostatní oddělení se jejich životu musela přizpůsobit. Nicméně nástup nových technologií, který dále zostřil konkurenční boj na většině trhu, znamenal především obrovský tlak na zvýšení efektivity v každém kroku života firmy. Pokud má společnost na trhu přežít, musí se IT změnit z nákladové služby v partnera podporujícího růst byznysu a fungování procesů.

Aby to bylo možné, musí se změnit nejen přístup samotných pracovníků, ale i manažerů IT oddělení. Nezbytnou podmínkou je i optimalizace „pracovních nástrojů“, tedy zejména promyšlenější nasazování aplikací do firemního prostředí a jejich mnohem větší optimalizace pro konkrétní uživatele a oddělení. Zjednodušeně řečeno, IT musí pochopit, že místo naplánování rozsáhlého a drahého školení je potřeba vést implementaci tak, aby uživatelé byli schopni s novými (updatovanými) systémy pracovat v co nejkratší době.

Jedna obrazovka místo devatenácti

Asi bychom nenašli z uživatelského pohledu větší noční můru, než jsou podnikové ERP systémy. Naučit se pracovat s většinou z nich bylo pro řadu lidí poměrně obtížné. Většina z nich si s sebou totiž nesla zátěž své historie. Byly navrženy, aby fungovaly co nejlépe z hlediska tehdejších potřeb firmy. Jinak řečeno, dokázaly zpracovat všechna potřebná data. A jak se postupně z MRP systémů stávaly ERP systémy, komplexnost a složitost zpracovávaných dat rostla. A s nimi rostla i složitost uživatelského prostředí.

Právě vzrůstající komplexnost ERP systémů s sebou nesla stále vyšší nároky na uživatele. Ti se zkrátka museli naučit pohybovat v jakémsi univerzálním prostředí, které zastřešovalo celý systém. Ostatně standardizace je dodnes stále ještě velkou modlou mnoha IT oddělení. Myslí si, že pracovní prostředí po stránce hardware a software pro všechny uživatele má být ve firmě stejné. A tak uživatelé tráví spoustu času na školeních a další zbytečné hodiny klikáním na sady položek, než se dostanou k tomu, co mají opravdu dělat. Tento trend je již passé.

Chcete člověka navíc? A co zmenšit počet kliků?

A teď si zkuste odpovědět na otázku, kolik tohle všechno stojí? Každý uživatel je jiný, a proto se potřeby každého z nich (či alespoň každého oddělení) liší. Přitom ale platí, že objem dat, se kterými je třeba pracovat, neustále roste, a zároveň roste i potřeba sdílení těchto dat a mnohem užší spolupráce jednotlivých složek ve firmě. Oddělit jednotlivé aplikace a nasadit je každému oddělení na míru – něco podobného by nebylo možné nikdy zvládnout z pohledu administrace, nemluvě o možných problémech při vzájemném propojování takovýchto aplikací.

Z hlediska potřeb podniků je tedy odpověď poměrně jednoznačná – budoucnost rozhodně patří komplexním ERP systémům, které budou navíc disponovat funkcemi pro analýzu velkých dat. A je zcela zřetelné, že většina těchto systémů v budoucnu poběží v cloudu. To ale nestačí. Dnes již platí, že ony složité obrazovky, na kterých uživatelé často museli udělat několik, z jejich pohledu zbytečných, kliků než se dostali ke své práci, patří minulosti. ERP systémy se totiž nedávno posunuly směrem k mnohem větší personifikaci uživatelského prostředí.

Odpovědí je role-based ERP

Dnešní technologie už totiž mají mnohem méně omezení, než tomu bylo ještě před krátkou dobou. I to samozřejmě usnadňuje nasazení personifikovaných řešení. Naše zkušenosti ukazují, že právě přizpůsobení uživatelského rozhraní potřebám konkrétních uživatelů či skupin uživatelů přináší dramatický nárůst produktivity práce až o 200 procent. Jinak řečeno, jeden pracovník se může místo neefektivního klikání věnovat jiným projektům. Platí zde totiž jednoduchá úměra – čím méně kliků, tím větší produktivita.

Dnes platí, že ERP systém, který neumí automaticky personifikovat, již nemůže obstát. Jeho rozhraní je koncipováno tak, aby odpovídalo roli a náplni práce zaměstnance: účetní ve firmě automaticky při prvním přihlášení uvidí na obrazovce jiné prostředí než například finanční či marketingový ředitel. Pro zaměstnance odpadá jakákoliv nutnost tzv. customizace, systém to automaticky udělá za ně.

Jak to může vypadat, ukazuje kupříkladu zkušenost společnosti Freescale a jejich oddělení lidských zdrojů. Původně zabralo zobrazení všech informací o zaměstnanci až 6 minut a pro personalisty to znamenalo 19 kliků. V unifikovaném prostředí ERP systému se nejedná o nic neobvyklého. Přitom efektivní analýzou a nasazením personalizovaného prostředí pro pracovníky HR se podařilo zredukovat vše na jedinou obrazovku a minuty změnit na sekundy. To vše samozřejmě při zachování všech funkcí a přínosů, které od ERP systémů očekáváme.

Nasazení všech velkých ERP systémů bez výjimky znamenalo často – kromě dlouhé implementace – i nemalé náklady na školení v podobě času zaměstnanců i výdajů na školitele a podobně. Změna přístupu k uživatelskému prostředí, kdy se uživatel přestal přizpůsobovat potřebám technologií, ale technologie se přizpůsobí uživateli, navíc znamená i pokles nákladů na školení až o 60 procent.

V neposlední řadě pak platí, že jednodušší a uživatelsky příjemnější prostředí aplikace se odrazí i ve větší spokojenosti a pohodě zaměstnanců. To může být z pohledu firmy trochu špatně uchopitelný údaj, ovšem, pokud k tomu přidáme informaci o tom, že kvalita dat v podnikových systémech se může dlouhodobě zvýšit téměř o třetinu, je to už možná mnohem zajímavější.

Nevzdávejte se možností. Začněte je využívat

Optimalizace procesů je dnes pro řadu firem otázkou bytí a nebytí. Bez jejich zefektivnění, a tím i snížení nákladů a zvýšení produktivity, nelze přežít. Skutečně zažíváme éru digitální revoluce a bez podpory IT systémů nebude možné na trhu uspět. Ač se to možná některým škarohlídům bude zdát nepravděpodobné, ERP systémy získávají na důležitosti. A zároveň vypadají jinak, aby naplňovaly to, co firmy od IT obecně očekávají – podporu rozvoje byznysu a obchodních příležitostí.

Data se stávají jednou z nejcennějších deviz každé firmy, protože právě v nich se mohou skrývat odpovědi na otázky o zákaznických preferencích. I proto musí být schopna firma data, která má k dispozici, efektivně využívat a dokázat v nich najít souvislosti. Bez toho, aby měla všechna oddělení ve firmě přístup ke shodným datům, to prostě nepůjde. Z tohoto pohledu bude komplexnost ERP systémů i nadále růst tak, aby pokryly měnící se potřeby podniků.

Výrobci software nesmí stát stranou tohoto trendu. Zjednodušeně řečeno, i jejich produkce se musí přizpůsobit požadavkům na zakázkovou výrobu. Jinými slovy, ERP systémy, které nejsou schopné nabídnout uživatelům role-based personifikaci, dlouhodobě na trhu nepřežijí. To je ta cesta, jak zvýšit efektivitu práce jednotlivých uživatelů, spolehlivost dat v podnikových informačních systémech a také jejich využitelnost pro další rozhodovací procesy či potřeby byznysu. Právě takové detaily v éře digitální ekonomiky rozhodují.

Zdeněk Panec Autor článku působí v oddělení strategických zákazníků společnosti SAP ČR.