google plus
Exkluzivní partner sekce
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

Podnikové portály

Portály patří k oblíbeným technologiím, na kterých staví společnosti svá řešení. Ta jsou vstupní branou...

1. až 5. díl >>

 

Pokročilá analýza provozu datových sítí

V tomto čtyřdílném seriálu vás seznámíme s různými metodami a přístupy...

1. až 4. díl >>

 

Cesta k efektivnímu identity managementu

Správa identit a přístupů (IAM) je klíčová oblast pro zaručení bezpečnosti...

1. až 9. díl >>

Small Business Solutions I , Účetní a ekonomické systémy

Novinky v cloudovém systému Helios One



Helios OneSystém Helios One je jedním z mála ryze cloudových ekonomických systémů pro malé firmy na českém a slovenském trhu. Poprvé jsme vám jej představili přibližně před rokem. Líbila se nám jeho koncepce, dostupnost, velmi příjemné a intuitivní ovládání. Měli jsme ale i řadu výhrad. Proto se k Helios One po roce znovu vracíme, abychom se společně s vámi podívali, jak cloudový systém od společnosti Asseco Solutions za uplynulý rok vyspěl. Zaměříme se především na nové funkce, které byly do systému doplněny.


Základními výhodami použití ekonomického systému v cloudu je, že uživatel nemusí instalovat účetní software a jeho aktualizace a nemusí se také starat o uložení účetních dat a jejich zálohy. Uživatel se pouze na adrese http://www.heliosone.cz/ zaregistruje a okamžitě se může přihlásit a se systémem Helios One začít pracovat.

Systém lze provozovat v internetovém prohlížeči na libovolné platformě. Další z výhod, které aplikace Helios One přináší, je možnost práce více uživatelů nad stejnými daty bez nutnosti budovat podnikovou síť. Podnikatel může na svém počítači vystavovat faktury a účetní je okamžitě vidí a může je zaúčtovat. Aplikace přitom rozlišuje specifické potřeby obou uživatelských rolí, a proto nabízí profily Podnikatel a Účetní. Oba současně pracují se stejnou datovou základnou, ale liší se v některých možnostech a v zobrazovaných informacích. Účetní je na změny provedené podnikatelem/klientem upozorňován a nevznikají duplicity.

Změny a nové funkce v systému

Helios One v současné době obsahuje agendy fakturace, sklady, objednávky, platby, majetek a účetnictví. Právě v agendě účetnictví najdeme změny vynucené legislativou, přičemž nejvýznamnější změnou je implementace kontrolního hlášení DPH od 1. 1. 2016. V souvislosti s touto změnou přibyly v Helios One dvě volby – Kontrolní hlášení DPH a Nastavení kontrolního hlášení DPH. Před tvorbou kontrolního hlášení je nutné zkontrolovat nastavení směřování dokladů do jednotlivých sekcí hlášení. Po vytvoření Kontrolního hlášení lze snadno kontrolovat doklady obsažené v jednotlivých částech a v případě potřeby lze provést editaci a doplnění údajů v kontrolním hlášení, a snadno lze také přesunout doklad do jiné části kontrolního hlášení.

Na úvodní obrazovce aplikace jsou zobrazeny údaje o počtu dokladů ke zpracování, daňová povinnost DPH, hodnota očekávaných plateb a aktuální stav finančních prostředků.
Na úvodní obrazovce aplikace jsou zobrazeny údaje o počtu dokladů ke zpracování, daňová povinnost DPH, hodnota očekávaných plateb a aktuální stav finančních prostředků.

Do systému byla doplněna možnost evidovat stavy bankovních účtů v cizích měnách. Ve volbě Saldokonto byla doplněna možnost prohlížet si stav vystavených a přijatých faktur z pohledu cizí měny.

Již v roce 2015, krátce po našem prvním testu, byla do systému doplněna důležitá funkce import elektronických bankovních výpisů, která je dnes již běžnou funkcí většiny ekonomických systémů. Funkce především odstraňuje časově náročné přepisování výpisů z účtu a tím také významně eliminuje možnost vzniku chyb. Po stažení výpisu systém automaticky provede párovaní úhrad s fakturami, a tím účetní ušetří další čas. Helios One podporuje SEPA formát bankovních výpisů (soubory s příponou .xml) pro bankovní účty vedené v tuzemské i cizí měně. Jsou podporovány i starší a méně používané formáty výpisů, kterými jsou ABO formát (soubory s příponou .gpc), GEMINI formát (soubory s příponami .sdf a .txt) a Multicash (soubory s příponami .sta a .txt).

V sekci Majetek byly doplněny nové funkce pozastavení (přerušení) daňových odpisů a přerušení účetních odpisů. Přerušení daňových odpisů je zcela v souladu se zákonem o daních z příjmů, kdy může poplatník na jeden nebo více roků odpisy přerušit a neuplatnit tak daňový výdaj. Účetní odpis majetku by měl být uplatněn vždy, i když není majetek z nějakých důvodů využíván, protože i tak dochází k jeho amortizaci a snížení jeho hodnoty. V modulu Majetek byla také přidána možnost vyřazení pouze části majetku. Byl také doplněn výpočet polovičního daňového odpisu při prodeji majetku.

Zahraniční podnikatelé mohou snadno přepnout aplikaci do angličtiny nebo němčiny, i jednotlivým analytickým účtům lze přiřadit jejich cizojazyčné názvy.
Zahraniční podnikatelé mohou snadno přepnout aplikaci do angličtiny nebo němčiny, i jednotlivým analytickým účtům lze přiřadit jejich cizojazyčné názvy.

Dalším doplněním systému Helios One je možnost účtovat na střediska a zakázky. Uživatel si může v nastavení tuto funkci zapnout nebo ji nechat vypnutou v případě, že na střediska a zakázky nepotřebuje účtovat. Aplikace umožňuje sledovat víceúrovňovou organizační strukturu, pro každé středisko/zakázku lze tedy nadefinovat jeho nadřazenou úroveň, přičemž počet úrovní není omezen. Pro jednotlivá střediska a zakázky lze zobrazit výsledek hospodaření, výnosy a náklady. Dle středisek a zakázek lze také filtrovat a třídit pohyby na jednotlivých analytických účtech.

Za užitečné považuji také přidání nového sloupce do Účetního deníku, ve kterém jsou uvedeny některé detaily z faktury, jako název firmy, IČ, variabilní symbol, datum splatnosti, atd. Dle údajů v tom sloupci lze také doklady v deníku filtrovat a uživatel si tak může např. odfiltrovat doklady pouze pro konkrétní firmu. Protože jsou tyto detaily z faktury uvedeny společně v jednou sloupci, nejde bohužel dle těchto údajů doklady v deníku seřadit. U výkazů Rozvaha a Výkaz zisku a ztráty byl doplněn export výkazů do formátu xml, takto vyexportované výkazy lze následně načíst v aplikaci EPO jako povinnou součást daňového přiznání.

Velmi užitečnou funkcí aplikace je možnost sdílení dokumentů. Podnikatel může například naskenovat přijaté faktury, paragony nebo smlouvy, načíst je jako dokumenty ke zpracování do aplikace a účetní je má ihned k dispozici a může je zpracovat. Nově byla doplněna funkce hromadného vkládání dokladů, která umožňuje současné nahrání více souborů. Helios One přitom podporuje různé typy souborů, jako například jpg, pdf, doc. docx, xls, xlsx nebo zip. Další možností, jak vložit do systému dokument ke zpracování, je využití mobilní aplikace Helios One, pomocí které stačí příslušný dokument vyfotit a odeslat. Na základě dokumentu vloženého do aplikace může účetní vytvořit nový záznam nebo vložit dokument jako přílohu již zaúčtovaného dokladu. Následně je dokument v seznamu označen jako zpracovaný a uživatel má tak přehled, které vložené dokumenty je nutné ještě zpracovat.

Uživatel může snadno kontrolovat a editovat doklady zahrnuté do jednotlivých částí kontrolního hlášení a v případě potřeby je také snadno přesunout do jiné sekce.
Uživatel může snadno kontrolovat a editovat doklady zahrnuté do jednotlivých částí kontrolního hlášení a v případě potřeby je také snadno přesunout do jiné sekce.

Pro zahraniční podnikatele a vlastníky firem je velmi příjemnou vlastností programu možnost vybrat si v nastavení aplikace jazykovou mutaci programu. K dispozici je kromě češtiny slovenština, angličtina a němčina. V účtové osnově byla přidána možnost ke každému analytickému účtu zadat i alternativní název v jiném jazyce. Pokud si uživatel následně zvolí, že chce komunikovat s programem v angličtině, budou se mu zobrazovat názvy analytických účtů také anglicky. Bohužel nápověda k jednotlivým funkcím aplikace zůstává i po přepnutí do jiných jazyků v češtině. Naopak pokud uživatel používá program v češtině, občas narazí v ovládání aplikace a nápovědě na slovenštinu a na některých místech také na překlepy v textu nápovědy.

Některé chyby zůstávají

Přestože byla v aplikaci doplněna celá řada nových funkcí, stále zůstávají některé chyby a nedostatky. Např. při zadávání faktur přijatých lze zadat pouze cenu bez DPH, nelze zadat cenu včetně daně a nelze také zadat přesnou hodnotu daně. Pokud se vypočtená hodnota DPH odlišuje od hodnoty na faktuře, je nutné až po uložení faktury upravit hodnotu DPH, popř. celkovou hodnotu faktury. U pokladních dokladů aplikace umožňuje zadat i cenu včetně daně. Výpočet DPH ale není v tomto případě proveden správně koeficientem dle § 37 odst. 2 zákona o DPH.

Podnikatel může naskenovat např. přijaté faktury, pokladní doklady, smlouvy a účetní je má v aplikaci Helios ONE ihned k dispozici a může je zpracovat.
Podnikatel může naskenovat např. přijaté faktury, pokladní doklady, smlouvy a účetní je má v aplikaci Helios ONE ihned k dispozici a může je zpracovat.


Nová aplikace VR-Billing pro německý trh

V dubnu letošního roku byla uvedena na trh nová aplikace s názvem VR-Billing, jejíž základy jsou postaveny na cloudovém softwaru Helios One. VR-Billling poskytuje přímé spojení bankovnictví a fakturace. Tato online aplikace je určena pro podnikatele a malé společnosti a umožňuje vystavovat nabídky, faktury včetně dobropisů a upomínky dle německé legislativy okamžitě, pouze na pár kliknutí. Aplikace byla testována auditorskými společnostmi a řadou odborníků, aby získala certifikaci IDW PS 880 pro softwarové produkty na německém trhu.

Ceny a verze aplikace Helios ONE

Základní verze aplikace Helios ONE označená jako Free je zcela zdarma a umožňuje zpracovávat doklady až pro 5 firem a měsíčně zpracovat až 50 dokladů. U Free verze může s daty pracovat pouze jeden uživatel v profilu podnikatele a jeden v profilu účetní. Verze Profi umožňuje neomezený počet uživatelů a dokladů, provozovat ji však lze jen v rámci jedné organizace. Její měsíční cena činí 299 Kč za jednoho uživatele. Bez jakýchkoli omezení funguje verze Enterprise. Cena za její využití je 469 Kč za měsíc a uživatele.

Ing. Miloš Grásgruber, Ph.D.

Autor článku působí na Ústavu účetnictví a daní Provozně ekonomické fakulty Mendelovy univerzity v Brně.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.