Česká a slovenská pobočka Synergie jsou dceřinými společnostmi Synergie France, která patří mezi nejvýznamnější francouzské firmy poskytující globální řešení v oblasti lidských zdrojů. Pražská pobočka Synergie se řadí mezi největší personální agentury v České republice. V době rozhodování o modernizaci systému pro řízení náboru uchazečů byla společnost Synergie vybavena vlastní databází (postavenou na MS Access), a to jak v pražské, tak bratislavské pobočce. Morální zaostávání tohoto softwarového vybavení se Synergie rozhodla řešit cestou nákupu standardního systému, který pokryje většinu jejích potřeb. Její výhodou bylo velmi dobré vybavení kvalitním internetovým připojením a zabezpečenou infrastrukturou v kancelářích.

Cíle

Pro implementaci byly stanoveny následující cíle:

• vytvoření databáze uchazečů i klientů s mnoha atributy, včetně hodnocení uchazečů a uchování historie uchazeče, digitálních kopií smluv, uložení fotografií, životopisů apod.,
• vytvoření databáze otevřených pracovních pozic se zobrazením jejich vývoje a hlídáním termínů, vyhledávání vhodných kandidátů k požadavkům otevřených pracovních pozic,
• zajištění výkaznictví a sestavy vhodné k operativnímu řízení společnosti,
• zajištění efektivní komunikace prostřednictvím různých komunikačních kanálů a plánování času a úkolů,
• důsledné zabezpeční osobních dat kandidátů před rizikem ztráty či zneužití,
• vícejazyčné prostředí,
• vzdálený přístup k systému.

Řešení

Synergie se rozhodla pro informační systém Iterity CRM, jehož implementace byla rozdělena do tří fází:

1. Migrace dat a přechod z původního databázového systému Přechod na nový databázový systém umožnil konzultantům detailně pracovat s daty o uchazečích, nabízených pracovních místech a historií uchazeče, se zahrnutím pružného výkaznictví a hodnocení uchazeče. Součástí bylo i zavedení správy dokumentů, zejména v podobě uchovávání životopisů kandidátů v elektronické podobě.
2. Nasazení aktivních prvků CRM do každodenní rutiny konzultantů Do provozu byly zavedeny integrované komunikační kanály, díky nimž mohou konzultanti efektivně komunikovat s jednotlivými kandidáty. Komunikace se automaticky ukládá na kartu kandidáta, což umožňuje zpětně sledovat historii vztahu s klienty či uchazeči a aktivně reagovat na vzniklé požadavky.
3. Integrace webu jako jednoho z komunikačních kanálů s kandidáty Součástí systému Iterity CRM je webový portál pro nabídku otevřených pracovních míst s možností jejich vyhledávání a registrace zájmu potenciálního kandidáta o vybraná pracovní místa. Uchazeč se tak může přihlásit do zabezpečené sekce webových stránek a získat tak kdykoli přehled o poptávaných pracovních nabídkách.

Přínosy

Společnost Synergie získala implementací produktu Iterity CRM systém postavený na nejmodernějších technologiích, který je otevřený budoucím požadavkům a dostatečně pružný, aby i bez zásahu programátorů byla společnost sama schopna implementovat změny v průběhu používání systému. Možnost vlastní implementace změn v systému společnosti přináší značné úspory nákladů na další rozšiřování systému a zároveň umožňuje uchovat si specifické know-how společnosti.