Různé systémy pro správu dokumentů představují velmi dynamicky se rozvíjející segment trhu, který je předmětem intenzivního zájmu jejich tvůrců a uživatelů. Podle účelu použití je můžeme rozdělit na systémy pro ukládání elektronických dokumentů (např. elektronický archiv), procesně orientovaná řešení (např. zpracování došlých faktur), systémy pro řízení projektů / pracovních týmů a speciální/smíšené systémy (e-learning, spisová služba apod).


Pohled na světový trh
Světový trh řešení pro enterprise content management (ECM) podle agentury Gartner vzrostl v roce 2003 o 9,2 %. Největší podíl měla firma IBM (17,9 %), následuje FileNet (11,6 %) a Documentum/EMC (10,8 %). Roční nárůst IBM představoval 8,3 %. Zřejmým trendem na trhu ECM je konvergence a integrace předtím samostatných segmentů trhu: archivace, EDM (electronic document management), správa webového obsahu (web content management - WCM), správa reportů (report management), správa produkčních dat a životního cyklu produktů (product data management/product life-cycle management - PDM/PLM), správa životního cyklu informací (information life-cycle management), správa záznamů (record management), workflow atd. Konvergence jednotlivých součástí ECM byla způsobena jednak poznáním, že v principu jde o velmi podobné úlohy: je nějaký obsah, se kterým se něco udělá, a pak se zobrazí výsledek. Velmi často dokonce dochází k tomu, že jeden a ten samý obsah se využívá jednou pro potřeby DMS, jednou pro WCM a nakonec skončí v aplikaci pro records management. Je tedy zbytečné mít několik separátních aplikací a složitě si vyměňovat data. Druhým důvodem byla snaha dodavatelů jednotlivých technologií nabídnout propracovanější a komplexnější nástroje. To potom vedlo k "rozkročení" do dalších oblastí a odráží se i ve značném pohybu, slučování a přeskupování dodavatelů. Například v roce 2003/04 se sloučila společnost OpentText (Livelink) s firmou Ixos Software (IXOS Suite), EMC získává Documentum, IBM pohltilo Aptrix, Stellent koupil Ancept atd.




Požadavky a funkce ECM
Mezi základní funkce běžných ECM systémů patří zejména:
· integrace autorských nástrojů - např. kancelářské balíky (MS Office) či webové nástroje,
· možnost zamčení/odemčení dokumentu pro editaci z důvodu zamezení vzniku konfliktů při současném zpracování dokumentu více autory,
· správa verzí s možností komentování starších verzí,
· extrakce metadat ze stávajících dokumentů standardních formátů (např. MS Office, obrázky apod),
· virtuální, kontextově závislá struktura ukládání dokumentů,
· fulltextové filtrování a vyhledávání - možnost najít dokumenty i podle obsahu,
· možnost vykonávat funkce jako úpravy, uvolnění, uložení a publikování v programovatelném průběhu a dokumentace změn stavu,
· funkce pro reprodukci obsahu s konverzí (nebo bez ní) do potřebného formátu,
· bezpečná archivace a obnovení dat v případě potřeby,
· podpora týmové práce - přístup do společných pracovních oblastí, virtuální schůzky, správa projektů.


Vybrané systémy pro správu dokumentů AIP SAFE
Plně lokalizované, modulární řešení pokrývající celý životní cyklus dokumentů a informací v organizaci. Řešení je certifikováno dle zákona 365/2000 Sb., o ISVS. V systému AIP SAFE lze spravovat veškeré typy informací v organizaci (dokumenty, e-maily, zvukové záznamy a videozáznamy,…) a následně automatizovaně řídit jejich zpracování. Modularita systému umožňuje zákazníkovi implementovat řešení po dílčích částech dle vlastních priorit. Systém AIP SAFE je vybudován na bázi moderních webových technologií, což se promítá jak do funkčních vlastností systému, tak do možností přizpůsobení uživatelského rozhraní. Systém využívá vícevrstvou architekturu model-view-controller, nabízí však také kompletní funkčnost i přes tradiční přístup klient/server. Řešení je nezávislé na platformě operačního systému a nabízí velkou otevřenost a tím možnost integrace se systémy třetích stran, např. ERP systémy, e-mailové servery, kamerové systémy apod.

AXA DMS
Informační systém umožňující konverzi všech druhů dokumentů (papírových, mikrofilmových aj.) do elektronického tvaru a spolu s těmi, které už přímo v elektronickém tvaru vznikly, jejich uložení, archivování, oběh (workflow) a zpětné vyhledávání. Existuje několik verzí systému orientovaných na různé aplikační oblasti. Tyto systémy zabezpečují správu strukturovaných i nestrukturovaných dokumentů, práci ve skupinách nad společnými dokumenty, automatizaci řízení oběhu dokumentů, efektivnost archivačních procesů a celkovou racionalizaci práce s dokumenty.




Agile PLM
Komplexní PLM systém pro řízení životního cyklu produktu s moduly pro plánování a řízení projektů včetně zdrojů, správu dokumentace (skenovaná řada CAD aplikací a MS Office integrace, řízení tiskových sad) s propojením na správu položek a kusovníků, technologických postupů a operací či klasifikaci a s integrací na řadu plánovacích systémů. Jeho rozsah působnosti zahrnuje například i řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů nebo podporu elektronického obchodování. Správa dokumentace umožňuje oprávněným uživatelům současnou práci s dokumentací v průběhu její tvorby nebo změn, disponuje schvalovacím a změnovým řízením s návazností na správu verzí dokumentace s nesmazatelným zápisem příslušných akcí do její historie. Workflow umožňuje definici (grafické modelování) a sledování jednotlivých procesů v časovém a organizačním rámci s možností odvození od procesních šablon. Dokumentace je dosažitelná přes klasického Windows klienta nebo přes webové rozhraní se zajištěním bezpečného přístupu.

DB4 solution
Řešení D4B solution poskytuje řízenou správu dokumentů pocházejících z různých zdrojů. Těmito zdroji může být papírová nebo elektronická pošta, "office" aplikace, ERP, ZIS, CRM systémy nebo podniková dokumentace. Celé řešení je složeno z řady modulů rozdělených do čtyř základních skupin: 1. Base - poskytuje nástroje pro evidenci dokumentů, jejich uložení a následné vyhledávání a prohlížení, 2. Input Management -nástroj pro skenování papírových dokumentů, 3. Output Management - řeší problematiku archivace tiskových výstupů z podnikových systémů a správu tiskových šablon, 4. Specific Documents Management - moduly pro správu kontraktů, faktur, e-mailů, zápisů z porad, předpisů a vyhlášek, korespondence a různých druhů dokumentace; z hlediska know-how jsou tyto moduly nejzajímavější, neboť obsahují zkušenosti a metodiku pro řízení příslušného typu dokumentů.

Documentum 5
Documentum 5 je platforma nástrojů pro správu, řízení, audit, zápis a bezpečný přístup k obsahu. Základem je Content Server, univerzální úložiště obsahu, který slouží pro ukládání, řízení a správu všech typů obsahu (HTML, XML, grafika, multimédia a tradiční dokumenty vytvořené desktopovými aplikacemi). Podporuje bezpečnost, správu verzí, vyhledávání a pokročilé služby jako workflow, virtuální dokumenty, synchronizaci při připojení, vícejazyčnost, metadata a jiné. Je to robustní, škálovatelné úložiště založené na otevřených standardech, umožňující snadnou integraci s dalšími informačními systémy. Pro práci s obsahem uloženým v tomto úložišti je k dispozici sada klientů Desktop (tlustý klient), Webtop (tenký klient), WebPublisher (web content management), DAM (digital asset management), portlety (pro integraci do portálů) a další. V případě velmi specifických požadavků jsou k dispozici nástroje pro vytvoření zákaznického klienta. Vedle těchto standardních klientů jsou k dispozici specifická řešení pro oblast records managementu (records manager), správy předpisů (DCM), podporu pracovních týmů/řízení projektů (eRoom) a další. Portfolio doplňuje řada specifických nástrojů nasazovaných v případě zvláštních požadavků. Sem patří např. konektory do dalších systémů (ERP, CRM, poštovní systémy), Content Rendition Services, které zabezpečuje konverzi standartních formátů dokumentů na formáty používané v prostředí internetu (PDF, HTM) a ukládá je do Documentum repozitáře spolu s originálem dokumentu.Trusted Content Services, které rozšiřují už tak mohutné nástroje pro zabezpečení obsahu, autentizaci uživatelů a monitorování práce obsahem apod.

DocuWare
Vlastnosti a funkce tohoto řešení od společnosti Nemetschek jsou podrobně popsány v samostatném článku.

EasyArchiv
Systém klient/server vyvinutý původně pro bezpečnou správu veškeré podnikové dokumentace včetně skenované s integracemi na CAD a kancelářské aplikace (CATIA, ProE, AutoCad, Inventor, MS Office a další se sdílením informací mezi EasyArchivem a aplikací) a s modulem pro správu hromadných tisků dnes zahrnuje další komponenty pokrývající oblasti správy výrobkových dat (položky a kusovníky, technologické postupy s operacemi) včetně integrace na ERP systémy. Oblast správy dokumentace se skládá ze základu pro její správu a distribuci v rámci procesních řízení v organizaci (workflow), možnost replikace dat mezi lokalitami a vzdáleného přístupu k datům přes webovský prohlížeč. Samozřejmostí je správa verzí, koordinace současné práce více uživatelů nad jedním dokumentem s nesmazatelnou historií dokumentu (podpora ISO), integrace na externí 2D a 3D prohlížeče s redliningem a přístupový filtr oprávnění uživatelů dle stavu dokumentace.

FileNet P8
Celopodnikové řešení s modulárním charakterem zahrnuje následující aplikace: · Business Process Manager - automatizuje a optimalizuje obchodní procesy řízením (workflow) práce lidí a systémů, · Content Manager - umožňuje řízení, přístup a sdílení obsahu v zabezpečeném a vysoko škálovatelném prostředí po dobu celého životního cyklu obsahu, · Forms Manager - má na starosti návrh, umístění a zpracování elektronických formulářů a rychlý převod papírových formulářů na interaktivně elektronické, · Image Manager - řídí práci s obrázky dokumentů a jiným podobným obsahem, · Team Collaboration Manager - poskytuje nástroje na spolupráci, přístup k obsahu a podporu strukturovaných i nestrukturovaných obchodních procesů s cílem zkrácení skupinového rozhodování, · Records Manager - umožňuje administraci životního cyklu kritických záznamů, · Compliance Framework - integruje uvedené moduly s cílem dodržení různých bezpečnostních norem (Sarbanes-Oxley Act, Securities and Exchange Commission Rule 17-a, Basel II) a umožňuje identifikaci, správu a řízení obsahu, integraci obchodních procesů a slučování lidí s potřebnými informacemi a zdroji ve chvíli, kdy je to potřeba.

HDM (HSI Document Management)
Systém HDM je modulárním řešením pro správu dokumentů existujících v jakékoliv fyzické podobě (elektronické, papírové atd.). Modularita umožňuje škálovatelné nasazení u zákazníků různé velikosti, přičemž již základní verze poskytuje tuto funkcionalitu: webové rozhraní pro práci se systémem, vyhledávání dokumentů podle jejich atributů a řízený přístup ke složkám i k dokumentům (definování uživatelů, skupin, rolí a práv). Jednoznačnou identifikaci a správu dokumentů umožňuje zamykání dat zamezující paralelní vícenásobnou editaci dokumentu, verzování, evidence historie dokumentů a možnost návratu ke kterékoliv předchozí verzi. Práci usnadňují možnosti personalizace (oblíbené složky, poslední navštívené složky, individuální uživatelské nastavení) a notifikace změn (upozornění na změnu obsahu nebo atributů souboru e-mailovou zprávou). K dispozici je administrační rozhraní pro správu systému. Nadstavbové moduly HDM umožňují integraci a nasazení pokročilejších postupů správy dokumentů, jako propojení s dalšími informačními systémy organizace, např. typu ERP, GIS, systémem správy majetku nebo údržby (vazba dokument-objekt), fulltextové vyhledávání v dokumentech uložených ve formátu MS Office, řízení životního cyklu dokumentu, workflow (definice pracovních postupů) s návazností na podnikové procesy. Systém využívá databáze Oracle nebo MS SQL server a je postaven na technologii .NET. Dokumenty mohou být uloženy v databázi (výhodné zvláště pro zálohování - data a dokumenty jsou zálohovány v konzistentním stavu ) nebo v souborovém systému. Veškeré možnosti programu lze využít při využití prohlížeče Internet Explorer.

Hummingbird Enterprise
Hummingbird Enterprise je integrované modulární řešení typu enterprise content management založené na moderní vícevrstvé architektuře. Produkt zpřístupňuje veškeré informační zdroje organizace a nabízí následující funkcionalitu:
· document and content management - klasický systém pro správu dokumentů s centrálním úložištěm, modul je určen i pro správu dokumentových web serverů,
· records management - řízení životního cyklu dokumentů podle zásad spisové služby,
· workflow - definování a řízení pracovních procesů založených na oběhu dokumentů,
· e-mail management - řešení pro řízené ukládání zpráv a příloh,
· collaboration - řešení pro spolupráci projektových týmu v globálním prostoru,
· knowledge management - jednoduché i pokročilé vyhledávání strukturovaných a nestrukturovaných dat organizace,
· enterprise webtop - infrastruktura pro vytváření firemních portálů,
· mobility, instant messaging - podpora nových komunikačních technologií,
· data integration - zajištění propojení a výměny dat mezi různými systémy,
· BI query - vytváření přehledů podnikového obsahu pro podporu manažerského rozhodování.

BM DB2 Content Manager
Integrovaná sada modulárních řešení umožňujících přístup ke všem podnikovým informacím odkudkoliv, včetně webu. Spolu s transakcemi, bezpečností, integrací procesů a servisem životních cyklů poskytuje Content Manager otevřený a konzistentní rámec pro správu, sdílení, opakované využití a archivaci všech typů digitálního obsahu, tj. HTML a XML dokumenty, obrázky, dokumenty elektronické kanceláře, tištěný výstup i audio a video. Obsahuje následující základní části:
· Content Manager - základna pro správu, ukládání a distribuci všech forem digitálního obsahu v jednom virtuálním skladu,
· CommonStore for Exchange - pro archivaci e-mailů,
· CommonStore for Lotus Notes - pro archivaci e-mailů,
· CommonStore for SAP - pro archivaci dokumentů a dat za systému SAP,
· Content Manager OnDemand - pro archivaci tiskových sestav a počítačem generovaných sestav,
· Content Manager VideoCharger - pro práci s multimediálními daty (audio a video).

IBM Lotus Domino Document Manager
Nejnovější verze celopodnikového řešení od Lotusu pro správu dokumentů. Jednoduše se používá s desktopovými aplikacemi i webovými prohlížeči, umí propojovat různé platformy. Poskytuje centralizovaný konzistentní management spolupracujících dokumentů a informací, zvyšuje rychlost rozhodování, podporuje spolupráci formou diskusních skupin a přímé komunikace (instant messaging), nabízí nástroj na přihlašování a odhlašování, řízení a správu různých verzí dokumentu (každý člen skupiny má k dispozici poslední) a nástroje zabezpečení. Mezi další funkce patří podpora prohlížení dokumentů, schvalování, sestavování, publikování i archivace. Koncoví uživatelé mohou vyhledávat a ukládat soubory z jakékoli aplikace splňující standard ODMA, včetně produktů MS Office. Domino.Doc, Domino Workflow a Domino Extended Search představují komplexní řešení pro správu vědomostí.

iPROJECT
Intranetový server pro sdílení dokumentů, uchovávaných v adresářových strukturách. Umožňuje fulltextové vyhledávání stejně jako přímý přístup k dokumentům přes URL adresu. Je založený na technologii MS SQL server, HTTP, ActiveX, XML. Umožňuje jednoduchý přenos souborů metodou drag-and-drop, podporu revizí, ochranu proti souběžné editaci, otevření dokumentů přímo z iProjektu, upozornění účastníků při přidání či aktualizaci dokumentu, diskusi k dokumentům, bezpečnostní systém oprávnění a schvalování, protokolování všech operací s dokumentem, možnost vytvoření veřejných adresátů pro volně přístupné dokumenty a další funkce. iProject se orientuje zejména na projektanty, investory a konstruktéry, kteří pracují v rámci daného projektu. Kromě běžných textových příspěvků jsou v případě CAD výkresů podporované grafické komentáře (funkce RedLine). Na zobrazení a komentování CAD výkresů není nutné mít nainstalovaný AutoCAD.

IXOS/OpenText - Livelink Enterprise Suite
Po spojení firem Open Text a Ixos Software došlo ke konsolidaci produktových portfolií obou dodavatelů, které je nyní na trhu k dispozici pod názvem Livelink Enterprise Suite. Jeho základem je archivní úložiště Livelink Enterprise Server nad nímž se modulárně staví jednotlivá řešení dle potřeb zákazníka. Archivní úložiště umožňuje centrálně spravovat dokumenty, které jsou strojově generovány pomocí skenování, výkazů a výstupních dokumentů s dokumenty, jež uživatel vytváří na svém počítači. Zároveň kontroluje průběh přístupu a modifikace každého obsahu. Livelink umožňuje průběžné získávání, sdílení a opakované využívání firemních znalostí. Kombinuje spolupráci a řízení obsahu s využitím centrálního a bezpečného skladu. Umožňuje zabezpečený přístup k dokumentům prostřednictvím webového prohlížeče. Součástí Livelink Enterprise Suite jsou například řešení:
· document management,
· production document management,
· business process management,
· records management ,
· web content management,
· knowledge management,
· e-mail management.

Microsoft SharePoint Portal Server
Portálové řešení pro intranet umožňující jednoduché vyhledávání, sdílení a publikování informací. Zabezpečuje ukládání a kontrolu dokumentů, zachytávání metadat (např. klíčová slova) do formulářů Document Profile. Formuláře lze přizpůsobovat potřebám organizace. Pomocí integrovaného směrování procesu schvalování (approval routing) je možné sledovat změny v procesu úprav, revize a schvalování dokumentů, následně lze tyto dokumenty publikovat na internetu. Prostřednictvím prohlížeče je možné využívat funkce jako document collaboration, profiling, lifecycle management či správa webových dokumentů.

Novell Group Wise
Řešení založené na adresáři. Kromě správy dokumentů poskytuje také služby e-mailu, kalendáře či plánování. Mimo standardní klientské platformy podporuje i všechny druhy bezdrátových komunikačních zařízení. Pracuje v prostředí Windows, Netware, Linux, podporuje LDAP, poskytuje vyspělou antivirovou a protispamovou ochranu, nástroje na zjednodušení administrace. Podporuje sdílení dokumentů, vytváření různých verzí i možnost zobrazení historie změn, fulltextové vyhledávání založené na automatickém indexování obsahu většiny z asi 250 podporovaných formátů (kromě grafických, databázových a bohužel i PDF souborů). Samozřejmostí je publikace dokumentů na webu (automatický převod do HTML).

SmarTeam
Systém SmarTeam je platformou pro implementaci komplexního řešení správy dat (výrobky, položky, kusovníky, dokumentace, technologie, procesy, projekty a další), tj. zdaleka nejen dokumentace a procesů s ní spojených. Díky modulární skladbě systému lze řešit správu jakéhokoliv typu dokumentace v rámci celého PLM řetězce, od obchodní oblasti přes technickou přípravu výroby s integracemi na CAD, kancelářské a ERP systémy až po fázi životního cyklu obsahující finální dokumentaci reálně dodaného produktu včetně následujících servisních zásahů. Ve všech těchto oblastech je k dispozici projektové řízení dokumentace (práva, souvislosti) s rozhraním jak pro lokální integrace (CAx, Office, ...), tak i možnost využití tenkého web klienta s integrací na projekční nástroje (MS Project) nebo pomocí portálové služby. Veškerá spravovaná dokumentace je podřízena workflow, které zajišťuje její řízené sdílení a tok práce jak mezi jednotlivými uživateli, tak i vně organizace s dodavateli a odběrateli. Zobrazování dokumentace je zajištěno integrovanými 2D a 3D prohlížeči s možností grafického poznámkování. SmarTeam má k dispozici i předpřipravená aplikační řešení pro některé oblasti správy dokumentace s výsledným významným zkrácením času implementace.

Závěr
Přehled nabízených řešení jednotlivých dodavatelů znesnadňuje velká roztříštěnost trhu v tomto segmentu. Mnoho dodavatelů (Asone, Ceyonig, D.velop, Docuware, ELO, FileNet, Ixos Software, Optimal, SER, Saperion, Windream, ale i IBM či Unisys) začínalo v oblasti správy a archivace rozsáhlého množství dokumentů. Klíčovou se stává oblast spolupráce, která byla v minulosti implementovaná formou groupwarových platforem (Lotus Domino, Novell Groupwise), dnes však získávají převahu jejich webové implementace (Open Text - Livelink, Hyperware, Microsoft - SharePoint Portal a Xerox - DocuShare). Správa webového obsahu (WCM) a správa záznamů umožňují publikování dokumentů na internetu. Doplňování a propojování funkcí vede k různým fúzím jejich dodavatelů (Documentum - eRoom, IBM - Interwoven, FileNet - eGrail, IXOS Obtree, Gauss - Magellan, iManage - Interwoven atd.). Vedoucí dodavatelé podnikového obsahu (Ixos Software / Open Text, Documentum, FileNet, Hummingbird, IBM, Ixos, Stellnet, Meridio) integrují všechny funkce do jednoho řešení, čímž klesá jeho složitost, a především náklady. V podstatě se nedá říci, že by existoval jeden všeobsahující ECM produkt, protože každý dodavatel definuje funkce podle vlastního produktového portfolia. Pro uživatele je proto nejdůležitější správně umět definovat své požadavky a potřeby a jejich porovnáním s nabízenými funkcemi vybrat vhodné řešení.