Automobilový průmysl je jedním z mnoha odvětví, kde důraz na kvalitu procesů, a především na evidenci a zdokumentování provedených činností je velmi vysoký. I to je jeden z důvodů, proč je využití řešení pro správu dokumentů v segmentu automotive poměrně častým případem. Tento článek stručně popisuje příklad využití elektronické správy dokumentů v přední automobilové společnosti Volkswagen Slovakia.



Řešení realizované v rámci úvodního projektu primárně pokrylo tři základní oblasti - první z nich je specifická ryze pro oblast automobilového průmyslu a pokrývá problematiku evidence tzv. vozidlových karet. Druhá oblast je specifická pro uživatele informačního systému SAP - kterým často zájemce o řešení DMS bývá - a pokrývá archivaci aplikačních dat podnikového informačního systému. Třetí oblastí je propojení finančních dokumentů s podnikovým informačním systémem. Tento článek blíže popisuje projekt evidence vozidlových karet.

Vozidlová karta
Produkce každého vozidla je řízená speciálním výrobním systémem MIS. Vedle toho společně s vozidlem prochází výrobou i jeho "osobní" "průkaz" - vozidlová karta. V praxi jde o jednu nebo více stránek tuhého kartonu o rozměrech A3. Stránky jsou dohromady spojeny kancelářskou sešívačkou. Vozidlová karta je zakládaná v okamžiku zahájení výroby a zachycuje se do ní každý důležitý okamžik vzniku vozidla. A záznamy jsou to rozmanité. Výsledky z různých měření, zápisy rukou, razítka, … Vozidlová karta provází vozidlo po celou dobu jeho vzniku. Jedním z posledních záznamů je uvedení data a času, kdy vozidlo opouští výrobu a vstupuje do světa obchodu. Vozidlová karta zůstává u výrobce a ukládá se do archivu. Kdykoliv v budoucnosti musí být možné vrátit se k výsledkům jednotlivých výrobních operací. V tom okamžiku je nutné mít možnost najít rychle a efektivně jednu konkrétní, nebo celou skupinu vozidlových karet. Vezmeme-li v úvahu, že roční výroba se pohybuje ve stovkách tisíc vozidel a doba archivace karet se řídí archivním zákonem, je jasné, že hledání konkrétní vozidlové karty se může podobat příslovečnému hledání jehly v kupce sena.


Elektronická vozidlová karta

Jeden z předních výrobců automobilů - Volkswagen Slovakia se rozhodl vyřešit výše uvedený problém využitím aplikace pro správu vozidlových karet na platformě DMS systému Documentum.

Způsob řešení
Výrobní systém MIS generuje v pravidelných intervalech (většinou denně) pro každou výrobní linku textový soubor, který obsahuje základní údaje o vyrobených vozidlech, a tedy i jejich kartách. Textové soubory jsou uloženy na definovaném místě v souborovém systému. Vlastní karty jsou ve výrobě shromažďované do standardizovaných boxů (typická kapacita jednoho boxu je 60 vozidlových karet). Aplikace textové soubory automaticky zpracovává, tzn. vytváří elektronickou kopii reality. Každému boxu odpovídá jeden adresář. Každému vozidlu odpovídá jeden objekt vozidlové karty s vlastnostmi konkrétního vozidla tak, jak byly předané z výrobního systému MIS. Nadřazená adresářová struktura reflektuje jednotlivé výrobní linky.


Správa archivu

V okamžiku, kdy jsou naplněné boxy fyzicky předány do archivu, pracovnice archivu vygeneruje v aplikaci identifikační štítky (výrobní linka, rok výroby, časové rozpětí, číslo první a poslední karty v boxu atd.), označí jimi boxy a zařadí je na patřičné místo do archivu. Místa pro uložení boxu v archivu navrhuje systém podle toho, jak je archiv rozdělený a jak je v daném okamžiku obsazený. Pracovnice archivu si mohou vybrat z nabídky podle svých potřeb. V systému to pak znamená jen potvrdit vybrané místo. Pokud je třeba najít konkrétní vozidlovou kartu, zadá pracovnice archivu jeden či více vyhledávacích údajů. Aplikace vybere a zobrazí všechny karty, které vyhovují zadané podmínce. Upřesňováním vyhledávacích kritérií pak se pak rychle dostane ke konkrétní kartě.


Vyhledávání

Nalezení fyzické karty je pak otázkou pouze několika kroků na určené místo v archivu, protože systém spravuje údaje o uložení karty až na úroveň pořadového čísla karty v boxu.

Ve výjimečných případech je nutné přesunout box v archivu na jiné místo. Aplikace umožní přesun boxu na jiné místo. Při určování nového místa navrhne pracovníkovi volné místo (volná místa). Vždy se však musí jednat o oblast, která je rezervovaná pro daný terminál. Vyrobené vozidlo může být opraveno. V takovém případě vznikne nová verze dokumentu dotyčného vozidla, která má všechna metadata shodná s předchozí verzí, pouze položka "datum předání" obsahuje nový údaj. Původní verze dokumentu je vždy uložena ve stejném adresáři jako nová, při případném přesunu se přesouvají obě verze. Informace o opravě vozidla přichází z informačního systému a je také aplikací automaticky přebíraná a udržována na vozidlové kartě. Vozidlové karty je možné i zapůjčit mimo archiv. V tom případě pracovnice archivu zapíše údaje o zápůjčce (kdy, komu a do kdy) a kartu vydá. Pomocí aplikace lze pak snadno získat přehledy o zapůjčených kartách (v termínu, po termínu).

Vyrobené vozidlo může být také sešrotováno. V takovém případě bude vozidlová karta fyzicky odstraněna z archivu. Dokument této vozidlové karty bude mít ve svých atributech nastavený příznak "sešrotováno" a tato vozidlová karta bude přesunuta do speciálního adresáře Sešrotované VK.

Výsledky
Po krátké počáteční etapě, kdy byl systém plněný údaji z výroby za poslední čtyři roky, je aplikace v provozu nonstop a bez problémů. I když počet uložených karet v systému již dávno překročil hranici půl milionu, počítá se doba pro vyhledání v jednotkách až desítkách sekund. To vše při zaručeném pořádku v dokumentech a souladu mezi elektronickou evidencí a fyzickým archivem.

Autor článku,Ing. Ján Jakabovič, pracuje ve společnosti Volkswagen Slovakia. a Ing. Aleš Flídr pracuje ve společnosti Efcon, která popisované řešení implementovala