Několik odpovědí na otázku: "O co jde v outsourcingu?"


Dnešní doba je plná dynamických změn. Ekonomické a konkurenční tlaky vedou ke stále častějšímu slučování, pohlcování, e-byznysu, ale také k outsourcingu. Posledně jmenovaný výraz není ani neznámý ani úplně nový, leč pro mnoho lidí má lehce mlhavý, až nezajímavý nádech.

A co outsourcing a vy? Využíváte jej? Že ne? Ale neříkejte, přeci si doma nevyrábíte elektřinu sami. A tu šatní skříň jste snad zbudovali vlastnoručně? I domácí kutilové mezi vámi pravděpodobně upřednostňují prkna a latě z prodejny před vzrostlým dubem z nedalekého háje. Je to tak, u řady věcí či služeb nás ani nenapadne, abychom je realizovali vlastními silami. A mnohdy ne, protože by to nešlo, protože bychom se to nebyli schopni naučit, ale jelikož je to neefektivní - a to jak z hlediska vynaloženého času a nákladů, tak i výsledné kvality. A přesně o to u outsourcingu jde.

V době, kdy šel vývoj vpřed malými, pozvolnými krůčky, nebyl požadavek rychlého přizpůsobení a maximální efektivity tak kritický. Dnes však platí více než kdy dříve, že kdo se pružně a včas nepřizpůsobí měnícím se ekonomickým a konkurenčním podmínkám, nebude schopen zůstat na trhu a dále se rozvíjet. Tyto změny mohou znamenat urychlení obrátky zboží nebo reakcí služeb, ale také jejich rychlou obměnu nebo zařazení zcela nových. Téměř vždy potom znamenají zvýšení efektivity - zvýšení výkonu při stejných nákladech.

Jiný posun nastal v oblasti výpočetní techniky. Její vlastnictví a základní využití se stalo konkurenční nutností a v podstatě běžnou věcí - informační technologie samy o sobě již konkurenční výhodou a zárukou úspěchu nejsou. Výhodou se však mohou stát ve chvíli, kdy jsou efektivně a v co největší míře využívány. Jde především o efektivitu a výsledný dopad jejich nasazení. A přesně o to u outsourcingu v oblasti IT jde.

Dříve byly termíny outsourcing či leasing spojeny spíše s ekonomicky slabými nebo problémovými firmami, které neměly finanční zdroje na pořízení techniky a udržení příslušných oddělení. Doba se změnila a stále více vedoucích pracovníků dnes vidí v outsourcingu cestu jak transformovat, inovovat a zefektivnit využívání informačních technologií. Pokud situace na trhu vyžaduje soustředění veškerých sil do nosných obchodních činností, potom potřebujeme bezvadně fungující nástroje, o které se nemusíme příliš starat. Informační technologie mocným nástrojem jsou. Ale pouze v případě, že jsou využívány správným způsobem a efektivně. A přesně o to u outsourcingu jde.

Řeknete si, dost už bylo outsourcingu, to přeci není žádný všelék - a máte pravdu. Outsourcing má význam převážně pro podniky střední a velké nebo úzce specializované. Tam pravděpodobně shánějí nebo se snaží udržet odborníky, kteří by dobře rozuměli jak IT, tak firemním procesům. Kromě těchto odborníků musí zajistit dostatečnou výpočetní kapacitu, vyhovující software, jejich aktualizaci, pak zálohování a zabezpečení důležitých dat, včetně jejich optimální výměny či sdílení s klienty, podporu nových projektů... A to ještě není jistota, že je vše skutečně efektivní a bezpečné. Z uvedeného jasně vyplývá, že pokud nosnou činností firmy bude obchod nebo služby, nebude v jejím vedení mnoho, jestli vůbec nějaký, odborník na informační technologie. Ale outsourcingová firma je jich plná. Zde se takoví odborníci z titulu jejího zaměření přímo kumulují a s každým dalším řešením získávají desítky nových zkušeností. Oni vědí, jak lze informační technologie využít skutečně efektivně.

Takovou společností je například EDS. Jednou z jejích hlavních činností je právě outsourcing. Firma EDS zajišťuje outsourcing v oblasti IT pro desítky společností z oblasti zdravotnictví, státní správy, armády, bankovnictví, energetiky a výrobní sféry. Příkladem outsourcingu firmy EDS je zakázka pro podnik Východočeská energetika. EDS se v tomto případě stala generálním dodavatelem zodpovědným za řízení projektu, analýzu, realizaci a implementaci zákaznického informačního systému na rozhraní zákaznické obsluhy.

Dalším příkladem oursourcingu je smlouva mezi společností Matsushita Panasonic a firmou Xerox na kompletní zpracování dokumentů. Konkrétně šlo o produkci uživatelských manuálů pro každý specifický model televizního přijímače v českém jazyce. Manuály byly původně transportovány z výrobního závodu Matsushita Panasonic ze zahraničí. Tato složitá procedura samozřejmě přinášela značné náklady na dopravu a často i zpoždění.

Společnost Xerox poskytla firmě Panasonic své digitální řešení v podobě produkce dokumentů přímo u zákazníka. Díky tomuto řešení je možno dosáhnout minimálních prodlev - dodací lhůty se tak snížily z původních 12 týdnů na několik dnů. Tímto způsobem si Panasonic zajistil vysokou profesionální kvalitu dokumentů, minimální dodací lhůty a v neposlední řadě minimalizaci odpadu.

Pro zadání efektivního outsourcingu, je třeba analyzovat současný stav a stanovit měřítko - to jsou první kroky při rozhodování o outsourcingu. Je realizace IT projektů dokončována včas? Je vždy dodržen rozpočet? Máte dojem, že všechny výdaje spojené s použitím IT jsou pod kontrolou? Je vaše vnitřní organizace sladěná se současnými technologiemi? Je podpora IT integrována do firemních procesů jednotně, od vstupu až po výstup? Jste v dostatečném předstihu před konkurencí? Pokud je odpověď na některou z těchto otázek "ne", bude užitečné o outsourcingu uvažovat.

Klíčové pojmy jsou tedy úspora, zpřehlednění a plynulejší tok financí, nasazení nejnovějších technologií, nulová starost o lidské zdroje a zvýšení produktivity či kvality služeb. Kapitál, který je nutný pro udržování vlastního výpočetního centra, je možné použít lépe při rozvoji organizace nebo její restrukturalizaci. V čistě finančním vyjádření je, podle společnosti G2 Research, outsourcování služeb výpočetní centra z dlouhodobějšího pohledu 30% úsporou. Finance však nemusí být hlavním důvodem.

Je zde také otázka produktivity a kvality služeb, případně jejich rychlého přizpůsobení měnícím se tržním podmínkám. Outsourcingová společnost zpravidla dokáže vyvážením klíčových zdrojů zkrátit čas odezvy, urychlit přizpůsobení a celkovou dostupnost systému. Tím pádem jsou zdroje uvnitř firmy z tohoto úhlu volné a mohou se plně zaměřovat na strategické, klíčové obchodní činnosti. Za zmínku určitě stojí i to, že řada firem, včetně uvedené EDS, poskytujících služby outsourcingovým způsobem, je odměňována na základě ekonomického efektu, který zadavateli přinese.

Možnosti outsourcingu jsou velice pružné - pouze na vás záleží jestli budete chtít outsourcovat služby výpočetního centra, zajištění síťového provozu, správu aplikací, elektronický obchod nebo řízení určitých částí firmy. Důležitá je přesná definice potřeb a měřítko efektivity.

Při výběru outsourcingové společnosti si nevybíráte dodavatele, ale partnera. Pokud si tedy přejete fungovat efektivně a nechcete se příliš zabývat "vylaďováním nástrojů", nevymazávejte slovo outsourcing ze svého slovníku - určitě se vám bude hodit.