Tak jak roste hodnota a důležitost přesných informací ve všech oblastech podnikání, roste i potřeba firem zajistit přísun potřebných informací klíčovým zaměstnancům kdykoli a kdekoli. Tomu to trendu dnes jasně nahrává rozvoj mobilních zařízení, a to především kapesních počítačů (osobních organizerů) označovaných zkratkou PDA, jejichž vlastnosti jsou pro řadu aplikací velice efektivním kompromisem mezi mobilním telefonem a notebookem. Jak ale zařídit, aby se z mobilního telefonu, PDA nebo notebooku stalo skutečně okno do informačního systému, tedy jakéhosi nervového centra firmy, kde se v moderním podniku soustřeďuje většina významných informací? Jsou už dnes dostupné technologie, které dokáží obchodníkům a manažerům zpřístupnit data z různých informačních zdrojů podniku kdekoli je chtějí a potřebují? Odpovědi na právě vyslovené otázky se pokusíme najít v novém seriálu Mobilní přístup k informacím, ve kterém Vám postupně představíme různá řešení přístupu k informačnímu systému z mobilních zařízení.

První díl našeho seriálu je věnován řešení, které vyvíjí a dodává společnost Počítačová řešení SW PRO. Jedná se o řešení ESO 9 PDA, které umožňuje uživatelům informačního systému ESO 9 Profi nebo ESO 9

Start aktivně pracovat se svým systémem prostřednictvím PDA. Ti získají přístup k aktuálním firemním informacím včetně manažerských výstupů, mohou je kontrolovat, editovat, ale také zadávat a tisknout jednotlivé formuláře. Tuto možnost ocení nejen obchodní zástupci, ale také manažeři, kteří potřebují být se svojí firmou v kontaktu, i když jsou právě mimo kancelář.

Možnosti a způsob práce s ESO 9 PDA si ukážeme na dvou modelových situacích - obchodníka a manažera. Věříme, že vás budou inspirovat více než detailní popis použité technologie. Ta je ostatně relativně velmi jednoduchá. U systému ESO 9 je totiž standardním rozhraním uživatele www prohlížeč.

Snad všechny PDA počítače mají www prohlížeč vestavěn, a proto stačí přizpůsobit uživatelské rozhraní omezené velikosti obrazovky PDA a zjednodušit jednotlivé dialogy podle různých uživatelských rolí. Jak se firmě SW PRO podařilo tyto problémy vyřešit? Posuďte sami…

Obchodník
Modelová situace: obchodník je u zákazníka. Probíhá jednání, na základě kterého se vybere zboží o které má zákazník zájem. Obchodník má díky organizeru k dispozici aktuální informace o parametrech zboží i o skladových zásobách. Následuje objednávka zákazníka, kterou obchodník přímo zavede do systému.

Obchodník prostřednictvím svého organizeru vstoupí do informačního systému.
Vstupní obrazovka, která umožní vstup účastníka do Informačního systému ESO 9 Intranet Technologie.

Obchodník si ze základní nabídky (menu), vybere činnost, kterou chce v tuto chvíli řešit, což je vyhledávání zboží na skladě.

Jednotlivé činnosti jsou předefinovány a přizpůsobeny potřebám a činnostem v konkrétní společnosti.

Vyhledání zboží na skladě je okno, ve kterém stanoví kritéria výběru. Obchodník zadá název zboží - "šroub".

Využívá tak okna, které určeno pro vyhledávání údajů v informačním systému. V tomto případě zadáním konkrétní podmínky může najít stav zásob, které má v této chvíli společnost k dispozici.

Ze seznamu zboží, které má společnost na skladě, obchodník nabízí zákazníkovi konkrétní druhy, včetně jejich aktuálního množství na skladě.

Obchodník tak má k dispozici přehled zboží na skladě, které odpovídá podmínkám výběru.

Obchodník si přímo vyvolá kartu zvoleného druhu výrobku a využije potřebné informace z karty zboží.

Obchodník tak má všechny potřebné informace o zboží, které potřebuje sdělit zákazníkovi a které jsou potřeba pro vystavení objednávky zákazníka.

Zákazník vystaví objednávku, kterou obchodník přijme a okamžitě ji zavede do informačního systému.

Obchodník tak má okamžitě v pořádku veškerou evidenci k dohodnuté zakázce a zároveň může být zablokováno zboží na skladě pro tuto zakázku (tyto i další navazující úkony závisí na konkrétním definování jednotlivých činností v informačním systému).

Manager
Modelová situace: manager je na služební cestě mimo společnost. Telefonicky se s ním spojí jeden z obchodních partnerů, pan Novák ze společnosti Nábytek Cenza. Rád by vyřešil jeden ze závazků své společnosti a zároveň oznámil změnu čísla svého mobilního telefonu. Po tomto jednání si manager aktivuje přehled příjmů a výdajů společnosti od začátku roku, který potřebuje pro další jednání.

Manager prostřednictvím svého organizeru vstoupí do informačního systému.

Vstupní obrazovka, která umožní vstup účastníka do Informačního systému ESO 9 Intranet Technologie.

Manager si ze základní nabídky (menu), vybere činnost, kterou chce v tuto chvíli řešit. V tomto případě je to "Přehled subjektů".

Jednotlivé činnosti jsou předefinovány a přizpůsobeny potřebám a činnostem v konkrétní společnosti.

Manager potřebuje zjistit přesné údaje o společnosti Nábytek Censa. Do vyhledávacího okna zadá začátek příjmení kontaktní osoby.

Využije tak okna, které je v systému připraveno pro vyhledávání subjektů. Při výběru kontaktů si v tomto případě může vybrat hledání podle názvu subjektu nebo názvu kontaktní osoby. Systém pak nabídne všechny údaje, které podmínce hledání odpovídají.

Systém managerovi vybere všechny subjekty, které odpovídají podmínce výběru. Manager poté zvolí společnost Nábytek Censa, jejíž údaje potřebuje zjistit.

Operace tohoto typu odpovídají běžné práci s informačním systémem.

Manager má k dispozici všechny údaje o společnosti, které jsou v systému zadány. Nyní může doplnit do této "karty" zákazníka nové číslo mobilního telefonu, které mu pan Novák dodal. Poté změněné údaje uloží.

Pomocí organizeru může každý uživatel editovat či doplňovat jakýkoli údaj v systému. Omezen je pouze přístupovými právy, které jsou předem definovány přímo pro práci s informačním systémem.

Management společnosti tak má možnost zajistit zaměstnanci snadný přístup k informacím, které pro svoji práci potřebuje, ale zároveň zabránit editaci nebo prohlížení údajů, které pro jeho práci nejsou důležité, nebo mu jejich obsah nemá být znám (tzv. personalizace).

Manager dostane od systému informaci, že změny byly provedeny.

Manager se vrátí zpět k údajům o subjektu a využije horního aktivního odkazu, který otevře přehled závazků a pohledávek tohoto zákazníka. Zjistí aktuální stav, který je schopen využít pro své jednání a další rozhodování.

Manager pro svá další rozhodování potřebuje mít přehled o příjmech a výdajích jak v měsíci říjnu, tak v průběhu celého roku, proto si aktivuje ze systému jejich aktuální stav, v tomto případě v podobě grafu.
Manager má v informačním systému v rámci manažerských výstupů připraveny sestavy, přehledy či grafy, které se on-line aktualizují a dodávají tak potřebné informace pro řízení společnosti. Tyto výstupy mohou být opět připraveny tzv. "na míru" jednotlivé pozici či osobě.

Obě modelové situace ukazují, jak může přístup do informačního systému společnosti prostřednictvím PDA či jiného osobního organizeru zrychlit a zefektivnit práci Vaší společnosti. Činnosti, které je možné tímto způsobem řešit je mnoho, záleží na specifikách a zaměření firmy.