Vzhledem k masivnímu rozvoji informačních technologií získávají administrativní činnosti zcela nový charakter. Rozvoj informačních a komunikačních technologií vede společnosti ve stále větší míře ke zpracování elektronických dokumentů. Digitalizace dokumentů umožňuje daleko rychleji, přesněji a efektivněji zpracovávat, sdílet a využívat informace, které jsou v dokumentech obsaženy. Umožňuje také automatizovat řadu administrativních činností a obchodních procesů zavedením workflow.


To už ale na cestě od papírových dokumentů k automatizovanému workflow předbíháme. Vraťme se proto na začátek.

Od papírových dokumentů k elektronickým
V současnosti se už na mnoha pracovištích pracuje nejen s listinnými ale i s elektronickými dokumenty, přičemž obojí jsou jak strukturované tak nestrukturované. Na těchto pracovištích jde o minimalizaci nákladů na jejich pořizování, zpracování a archivaci, o zajištění jejich efektivního oběhu a jejich zpřístupnění všem zainteresovaným pracovníkům.

Listinné dokumenty v informačním systému lze ponechat v dosavadní formě, ručně vést jejich evidenci i informace o jejich uložení (např. došlá korespondence, docházkové listy, žádanky o dovolenou, cestovní příkazy). Pak však zůstávají náklady na manipulaci s těmito dokumenty (kopírování, ukládání, vyhledávání, zabezpečení proti ztrátě atp.)

Druhou možností je přenést data z listinných dokumentů do informačního systému. Znamená to vedení elektronické evidence listinných dokumentů, tj. zápis základních údajů o listinném dokumentu a přenos dat z listinného dokumentu do informačního systému. Jelikož se většinou jedná o strukturované dokumenty, vkládají se data do připravených vstupních formulářů a pak se pracuje s elektronickou podobou dokumentu, listina je uložena do archivu. Snižuje se riziko ztráty dokumentu a zefektivní se proces vyhledávání dokumentů. Vznikají však náklady na hardwarové a softwarové vybavení pracovišť, kde jsou dokumenty evidovány.

Třetí možností je pak naskenování listinných dokumentů a jejich zpřístupnění v elektronické podobě. Tento způsob snižuje časovou náročnost pořízení elektronické formy dokumentu, minimalizuje se počet chyb vzniklých vkládáním dat, dokument je všem bezprostředně přístupný (přístup ošetřen přístupovými právy), minimalizuje se riziko ztráty dokumentu. Výrazně se snižují náklady na archivaci a skartaci, klesají rovněž provozní náklady, protože se nepořizují kopie. Dosud tento způsob představoval vysoké prvotní náklady, avšak pozitivní vývoj cen hardware i software jej dělá stále atraktivnějším.

Přechod na elekronické dokumenty často vede až ke změnám firemních procesů - např. možnost vzájemné konzultace spolupracovníků nad původním dokumentem, dokument, se kterým se mají všichni seznámit už nemusí obíhat sekvenčně, ale mohou jej všichni vidět paralelně.

Digitalizace dokumentů - Document Imaging
Firmám a institucím jsou nabízeny produkty zajišťující přenos listinných dokumentů do informačního systému - Document Imaging System. Tyto produkty zahrnují převod dokumentů do elektronické podoby - skenování, rozpoznávání, opravy a verifikaci, indexaci a uložení.

Skenování je převodem do elektronické podoby. Používají se přídavná vstupní zařízení - skenery, jejichž výběr závisí především na objemu zpracovávaných dat.

Rozpoznávání znamená schopnost rozpoznání tištěných i ručně psaných znaků, kódů a značek. Text nasnímaný skenerem má podobu grafického souboru a v podstatě jej nelze editovat, formátovat apod.,
k převodu z grafického do textového formátu však již dnes existuje řada rozpoznávacích programů.

Nejznámějšími technologiemi jsou:

. ICR (Intelligent Character Recognition) - určeno pro ručně psané písmo,

. OCR (Optical Character Recognition) - rozpozná tištěné a strojem psané písmo,

. BCR (Bar Code Reading) - převádí čárové kódy do podoby řetězců číslic a písmen,

. OMR (Optical Mark Reading) - převádí značky v podobě zaškrtaných a zakřížkovaných okének na formuláři do digitální formy pro další zpracování.
Indexování - integrace naskenovaných dokumentů do informačního systému musí být ukončena jejich zaevidováním (typ dokumentu, datum vzniku, označení…) neboli indexací. Výběr způsobu indexace je třeba zvážit a popřípadě i smysluplně kombinovat:

. Ruční - dokumenty jsou pouze naskenovány a je jim přiřazeno identifikační číslo, ostatní informace doplňuje uživatel (klíčová slova, místo uložení apod.) - levné, avšak závislé na svědomitosti práce uživatele,

. Poloautomatizované indexování - některé části dokumentů (indexy) jsou zpracovány rozpoznávacími programy a automaticky uloženy do databáze, uživatel je podle potřeby doplňuje (vhodné pro zpracování velkého množství strukturovaných dokumentů, ve kterých jsou přesně určena místa, ze kterých se získávají indexy),

. Automatizované indexování - systém generuje všechny indexy sám, uživatel pouze kontroluje a opravuje případné nejasnosti (časově i finančně náročné - vhodné u homogenních, standardně připravovaných dokumentů, např. bankovních dokladů).

Skupinová spolupráce - Groupware
Prostředí lokálních počítačových sítí, vedlo k tomu, že uživatelé zpracovávali řadu úloh individuálně a mimo sdílené datové základny každý disponoval vlastní datovou základnou. Spolupráce je však nutná, proto situace vedla ke vzniku dalších softwarových produktů, které jsou známy pod pojmem groupware.
Groupware je programové vybavení, které umožňuje dvěma a více lidem navzájem komunikovat, kooperovat na společném díle a koordinovat své aktivity.

. Komunikace - výměna zpráv, požadavků, instrukcí (elektronická pošta, videokonference, chat)
. Kooperace - práce nad společnými dokumenty (úložiště dokumentů a sledování přístupu
k dokumentům)
. Koordinace - vzájemné sladění činností (plánování času, schůzek, přehled o úkolech).

Tyto aplikace jednak usnadňují týmovou spolupráci díky snadnému přístupu ke společným informacím a výkonným komunikačním prostředkům, ale vedou také často k organizačním změnám. Podporují spolupráci lidí, kteří jsou geograficky rozptýleni, vedou ke zploštění hierarchické organizační struktury, k delegování pravomocí na pracovní týmy a zvyšují produktivitu práce těchto týmů.

Z pohledu IS/IT mohou být tyto formy spolupráce podporovány samostatnými programovými produkty nebo komplexním groupwarovým systémem (který podporuje všechny tři formy spolupráce), např. Lotus Notes nebo Microsoft Exchange.

Systémy pro správu dokumentů - DMS
Systémy pro efektivní správu dokumentů jsou známé pod názvem - Document Management Systém (DMS), jsou vhodné zejména pro větší organizace a firmy. Jejich cílem je poskytnout okamžitý přístup ke správným dokumentům bez ohledu na jejich umístění a formát. S DMS lze snadno odpovědět:

. kde na síti a pod jakým jménem jsou soubory uloženy,
. kdo je jejich autorem,
. kolik různých verzí souboru existuje,
. kdo k nim má přístupová práva a jaká.

Z uvedeného vyplývá, že DMS umožňují nejen aktuální dokumenty rychle získat, ale také zajistit jejich bezpečnost. Umožňují tedy organizovanou, přehlednou a efektivní správu všech dokumentů ve firmě či instituci.

Pojem DMS lze charakterizovat jako počítačové prostředí, které umožňuje vytvoření, příjem, manipulaci, uložení, vybírání a kontrolovaný oběh dokumentů v elektronickém formátu. Typický DMS systém by měl obsahovat minimálně následující funkce:

. automatizovaný vstup papírových dokumentů (scanning/imaging),

. organizování dokumentů do elektronických pořadačů a spisů,

. volitelné atributy dokumentů- údaje blíže popisující daný dokument (metadata- např. autor, datum vzniku, název apod.),

. správa verzí dokumentu a audit - kdo, kdy a proč změnil dokument, s možností zachování jeho původní verze,

. vyhledávání na základě klíčových slov i obsahu (fulltext),

. automatická archivace, která zajišťuje,že po specifikované časové lhůtě jsou dokumenty smazány, přeneseny na archivační paměťové medium apod.,

. směrování a oběh dokumentů - nástroje pro realizaci přirozeného životního cyklu dokumentů, a to jak neřízeného, tak i řízeného,

. publikace dokumentů - metody pro jednoduché zpřístupnění dokumentů jejich oprávněným odběratelům,

. vysoká bezpečnost - přesné vymezení přístupových práv jednotlivých uživatelů dokumentů.

Důvody pro nasazení DMS:
. kvalitní archivace všech typů dokumentů,
. mnohonásobné urychlení vyhledávání konkrétního dokumentu
. ochrana dat před možným zneužitím či neautorizovaným přístupem,
. okamžitá dostupnost aktuálních dat,
. finanční a časové úspory proti klasické údržbě archivu,
. zvýšení produktivity zaměstnanců.

Pokud DMS nabízí otevřenou architekturu, která dovoluje sdílení SQL dat, mohou individuální aplikace sdílet informace mezi sebou. Řízení a kontrola, kterou DMS přinášejí, transformuje soubor neorganizovaných dokumentů v dostupný informační majetek. Všechny tyto aplikace zpracovávají dokumenty, podporují vzájemnou komunikaci a týmovou spolupráci a integrují manuální a automatizované aktivity.

Automatizace firemních procesů - Workflow
Workflow je automatizace celého nebo části podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly předávány od jednoho účastníka procesu ke druhému podle sady procedurálních pravidel. (Přičemž proces je definován jako množina jedné nebo více propojených činností společně přispívajících k dosažení podnikového cíle.)

Řízení workflow zajišťuje Workflow management system, který definuje, vytváří a řídí průběh procesu je schopen komunikovat s účastníky workflow a v případě potřeby spustit další aplikace. Je to relativně nová technologie.

Workflow systém přispívá ke:
. Změně podnikových procesů, zlepšuje organizaci a kvalitu práce.
. Zavedení standardních postupů zvyšuje efektivitu práce.
. Pracovní postupy jsou uchovány v systému, ne v hlavách odcházejících pracovníků.
. Vyřizování případů se značně urychlí.
. V každém okamžiku je zjistitelný stav konkrétního případu.
. Veškeré verze jsou autorizovány a jednotlivé verze uchovávány.
. Atp.

Prvními workflow systémy byly Image-based Workflow Systems, které jsou úzce svázány s digitálním zpracováním tištěných dokumentů. Po naskenování dokumentů řídí workflow systém jejich oběh, sleduje frontu nevyřízených dokumentů a automaticky vyrovnává vytížení jednotlivých pracovníků. Dalšími jsou Form-based Workflow Systems, které slouží k inteligentnímu směrování formulářů organizací. Formuláře obsahují editovatelná pole a jsou směrovány na základě informací uložených s formulářem. Mimo jiné, umí tyto systémy ohlásit a připomenout nutnost splnění akce a umožňují podmíněné rozhodování.

Významnou skupinu tvoří Coordination-based Workflow, které jsou zaměřeny na komplexní automatizaci procesů. Kromě směrování dokumentů realizují i vazby na ostatní aplikace.

Z jiného pohledu lze trh workflow produktů lze rozdělit na čtyři segmenty [Carda, Kunstová 2001]:
. Administrativní
. Ad hoc Workflow
. Produkční
. Kolaborativní

Administrativní Workflow je určeno k vyřizování běžné každodenní agendy (např. vystavení objednávky, sledování výdajů, vyřízení reklamace, povolení pracovní cesty apod.). Tyto procesy jsou dobře strukturovatelné, často se opakují, bývají jednoduché - s malým počtem alternativních možností, obvykle jsou vázány na standardizované formuláře a dokumenty. Dobré řešení musí respektovat, že téměř každý v organizaci je jejich potencionálním účastníkem, proto je důležitá dostupnost systému pro každého a že účastnící administrativního workflow jsou příležitostní, workflow není jejich hlavní pracovní náplní.

Ad hoc workflow je založeno na náhodnosti vzniku workflow procesu. Procesy jsou většinou jedinečné, je možné je definovat až v okamžiku jejich vzniku (např. odpověď na dotaz zákazníka, vypracování výroční zprávy). Vyžadují od uživatelů vysokou míru samostatnosti. Důležitá je zde široká přístupnost Workflow produktu a snadná definice workflow procesu.

Produkční workflow podporuje hlavní podnikové procesy. Ty procesy, které vytvářejí přidanou hodnotu k finálnímu produktu a na kterých závisí spokojenost zákazníka (např. vyřízení žádosti o poskytnutí půjčky, likvidace pojistné události apod.). Procesy jsou dobře strukturovatelné, výskyt případů procesů je častý, práce s aktivitami procesu zabírá uživateli většinu pracovní doby. Důležitá je integrace s dalšími firemními aplikacemi, čím je kratší doba mezi jednotlivými kroky procesu, tím je systém efektivnější, pružnost změn definice procesu není důležitá, protože změny procesu nejsou denní záležitostí, souvisí většinou s rozsáhlejšími změnami v celé organizaci.

Kolaborativní workflow je zaměřeno na podporu skupinové spolupráce. Typická je existence dokumentu, jehož prostřednictvím si účastníci vyměňují své poznatky, a který se stane výsledkem jejich společné práce (např.zpracování kupní smlouvy, tvorba propagačního materiálu, návrh nové služby apod). Očekáván je dokument, na kterém spolupracuje několik uživatelů, a který prochází několika schvalovacími cykly. U těchto workflow je klíčový proces a dokument, spolupracují s ním většinou tvůrčí pracovníci, musí tedy umožňovat kreativitu pracovníků, musí být pružné, neboť tvůrčí pracovníci často využívají nepředdefinované cesty.

Automatizace workflow může být aplikována na širokém spektru procesů. Nejběžnějšími jsou: Finance, účetnictví, marketing, skladové hospodářství, podpora zákazníků a prodej.

Automatizace administrativy
Všechny tři úrovně řízení ve firmě či instituci - operativní, taktická i strategická, bývají dnes podporovány administrativními systémy OIS (Office Information System) a u některých firem též systémy pro datovou komunikaci firmy či instituce s okolím EDI (Electronic Data Interchange). EDI zpracovávají data strukturovaná, zatímco OIS zpracovávají jak data strukturovaná, tak (většinou) data nestrukturovaná.

V současné době lze v praxi vysledovat tři úrovně automatizace administrativních činností:

. Oddělené firemní úlohy - pro racionalizaci administrativní činnosti jsou užívány základní kancelářské aplikace (spreadsheety, textové editory, prezentační programy, databázové programy, e-mail). Úlohy jsou oddělené, data si uživatelé předávají prostřednictvím vnějších paměťových médií, případně sdílených adresářů v počítačové síti. Typické pro tuto úroveň je vícenásobné uložení dat a problémy se zajištěním aktuálnosti a dostupnosti dat v okamžiku jejich potřeby.

. Propojení firemních úloh - dokonalejší formou využití IT v administrativě je spolupráce uživatelů v týmech, kdy jsou výsledky práce jednotlivců prezentovány v elektronické podobě v rámci podnikových informačních systémů. Cílem je datové propojení firemních aplikací. Vzájemná počítačová komunikace je podpořena aplikacemi nazývanými groupware. Dokumenty jsou ukládány a spravovány jednotným systémem pro správu dokumentů, pracuje se s elektronickými dokumenty získanými skenováním nebo přímo z elektronických formulářů.

. Celková integrace firemních úloh = propojení administrativního systému s podnikovými aplikacemi. Integrace na úrovni firemních činností (procesů), automatizují se procesy, které jsou s informacemi a dokumenty spojeny. Pro automatizaci firemních procesů a řízení oběhu dokumentů jsou zaváděny aplikace nazývané workflow systémy.

Elektronické formuláře
Oblast zpracování formulářů může být realizována zcela nezávisle nebo v rámci dříve jmenovaných systémů - Imaging, Groupware, Document Management, Workflow. Proces automatizovaného zpracování formulářů je velmi blízký zpracování listinných dokumentů, liší se tím, že "přečtená" data jsou strukturovaná a jsou vstupem do dalších firemních aplikací. Elektronické formuláře jsou předchůdci elektronických dokumentů, do popředí se dostaly ve spojení s elektronickou poštou a Internetem.

Software pro elektronické formuláře nabízí návrh sofistikovaných formulářů a jednoduché rozhraní pro uživatele. Formuláře mohou být propojeny do databází podnikových aplikací. Některé systémy umožňují směrování formulářů dle předem stanovených pravidel a poskytují zpětnou informaci o stavu zpracování formuláře. Ve vhodných případech může probíhat zpracování elektronických formulářů i paralelně, čímž se krátí čas zpracování.

Závěr
Používání elektronických dokumentů by mělo přinést značné úspory nákladů na provoz a zvýšení kvality informačního systému firmy či instituce. Jestliže se podíváme na oběh dokumentů v našich firmách a institucích jde dnes většinou o kombinaci elektronických záznamů a papírových dokumentů. Systém, kdy jsou papírové dokumenty přepisovány do počítače a následně opět vytištěny další dokumenty není příliš efektivní, navíc je zde veliké riziko vzniku chyb a nepřesností.

Výhody elektronických dokumentů jsou zřejmé, je to nejen úspora nákladů na tisk a doručení, ale také úspora času a výhody plynoucí z jednodušší a levnější archivace firemních dokumentů v elektronické podobě. Další výhody používání elektronických dokladů vyplývají v současnosti z výhod elektronického podpisu, jedná se o obtížné falšování, ověřování integrity a nepopiratelnost.

Pozn. red.: Autorka článku, Doc. Ing. Milena Tvrdíková, CSc., působí na Katedře informatiky v ekonomice Ekonomické fakulty VŠB - Technické univerzity Ostrava. V článku byly použity materiály firem Logica a EASY SOFTWARE.

Literatura
[Carda, Kunstova, 2001] Carda, A., Kunstová, R.: Workflow, Řízení firemních procesů, Grada Publishing, 2001