facebook
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
Navisys
IT SYSTEM 3/2001

Ekonomický software pro malé a střední firmy

Miloš Grásgruber





Ekonomický (účetní) software je základem informačního systému malých a středních podniků. Většina malých a středních podniků si bude kupovat už existují ekonomický software a tento přizpůsobovat podle potřeb dané firmy. S finančních důvodů se u této kategorie podniků příliš neuplatňuje vývoj softwaru na zakázku. Předností koupě hotového softwaru proti vývoji na zakázku je také rychlost implementace programu.

Ekonomické a účetní programy pro malé a střední firmy můžeme rozdělit na kategorii tzv. krabicových softwarů, kdy uživatel si kupuje pouze program a nemůže příliš očekávat další služby dodavatele programu. Druhou kategorií programů jsou programy, u kterých si uživatel kupuje nejenom vlastní software ale i další služby, analýzu podnikových procesů, úpravu programu podle potřeb podniku, implementaci programu, konzultace, školení, dodávku hardwaru atd. Krabicový software si zpravidla kupující sám instaluje a provádí také jeho nastavení dle svých potřeb, dodavatel poskytuje pouze telefonickou podporu (a i ta často není dostupná). Tyto programy mají často nízkou cenu a dodavatel jich musí prodat větší množství a zpravidla tak není schopen poskytovat velkému množství zákazníků kvalitní služby. Dodavatel pouze poskytuje upgrade programů na základě změny legislativy a technických zlepšení programu. Kategorie krabicových programů, jejichž cena pro jeden počítač se pohybuje od 5 do 20 tis. Kč je vhodná především pro malé firmy, ve kterých se zpracovává veškerá agenda na jednom nebo několika počítačích a nemají příliš složitý výrobní či obchodní proces. Pro tyto nejmenší podniky je to nejlevnější řešení a při správném výběru programu může být plně vyhovující potřebám malých firem.

Krabicové řešení není již vhodné pro podniky střední velikosti, kde zpracování dat probíhá v síťovém provozu a firma má složitější výrobní či obchodní proces. Zde je nutné pořídit program, ke kterému dodavatel poskytuje další služby a program musí umožňovat nastavení parametrů, vstupních formulářů a výstupních sestav podle požadavků firmy. Cena těchto programů je zpravidla vyšší a zákazník většinou platí měsíční nebo roční paušální poplatek za základní služby, které jsou mu poskytovány.

Většina současných ekonomických systémů má tzv. modulární uspořádání. Podstata tohoto řešení spočívá v rozdělení agendy podniku na určité samostatné části a vytvoření jednotlivých modulů pro tyto dílčí agendy. Toto řešení má řadu výhod, podnikatel si nemusí kupovat moduly, které nepotřebuje nebo si může případně vybrat z různých variant modulů podle výrobního zaměření organizace. Jednotlivé moduly účetních programů nejsou samozřejmě zcela samostatné. Všechny musí být integrovány v jeden celek a propojeny potřebnými vazbami. Integrace je jednou z nejdůležitějších vlastností každého programu. V dobře provázaném programu musí platit pravidlo, že uživatel vkládá každý údaj pouze jednou a ten se promítne do všech potřebných evidencí a sestav. Všechny moduly by měly mít stejné nebo podobné ovládání, aby uživatel, který se naučí pracovat s jedním modulem, se nemusel pracně učit ovládat další. 

Základními moduly ekonomických systémů jsou obvykle:

· Pokladna.
· Banka.
· Fakturace (Pohledávky a závazky, Dodavatelé a odběratelé).
· Evidence zásob (Skladové hospodářství , Sklad).
· Investiční majetek.
· Mzdy a personalistika.
· Účetnictví.

Výběr ekonomického software
Výběr vhodného ekonomického software je významné investiční rozhodnutí pro každou firmu, a proto je třeba mu věnovat náležitou pozornost. V praxi se často setkáváme s postupem, kdy podnik nejdříve nakoupí počítače a další výpočetní techniku, následně koupí nějaký účetní program, většinou pouze na základě reklamy, v lepším případě na základě doporučení známých a teprve na konec zjišťuje, co vlastně daný software umí a jak může být pro daný podnik užitečný. Správný postup musí být samozřejmě opačný. 

Při výběru účetního softwaru je vhodné dodržet následující kroky:

1. definování podnikových potřeb a požadavků;
2. identifikace vhodných produktů na trhu;
3. stanovení kriterií pro hodnocení programu a pro hodnocení dodavatele;
4. hodnocení vhodných programů;
5. uzavření smlouvy o koupi softwaru a jeho implementaci;
6. implementace účetního programu v podniku.

ad 1) Definování podnikových potřeb a požadavků musí být prvním krokem při výběru účetního programu. Sebelepší software, který má stovky spokojených uživatelů, může být pro daný podnik naprosto chybná investice, jestliže nebude splňovat základní potřeby firmy. Požadavky na software se budou odvíjet především z výrobního zaměření podniku, z velikosti podniku, z členění podniku na jednotlivé vnitropodnikové jednotky. Dále bude důležité, zda všechny vnitropodnikové jednotky se nacházejí na jednom místě nebo má podnik i vzdálené jednotky. Dále je důležité, zda firma pořizuje účetní program pouze proto, aby vyhověla zákonům a účetnictví ji slouží především ke stanovení daňové povinnosti, nebo pro ni bude účetní software významným nástrojem řízení. Je nutné definovat potřeby jednotlivých řídících pracovníků, jaké informace a v jaké podobě potřebují. Na druhé straně je také třeba definovat vstupy dat do systému, kolik pracovníků bude se systémem pracovat, jaké údaje do něho budou vkládat, jaké mají znalosti účetnictví a jaké znalosti výpočetní techniky. Samozřejmě je také nutno hned v úvodu zvážit finanční možnosti podniku.

ad 2) Na základě definovaných požadavků by měl být proveden předvýběr potenciálně vhodných programů. Ekonomických a účetních programů je na našem trhu několik stovek a není možné samozřejmě všechny podrobně hodnotit, proto je třeba vybrat několik, které budeme později podrobněji hodnotit na základě definovaných kriterií. V této fázi můžeme vybrat programy na základě informací z reklamy, informací od známých, výstav účetních programů (INVEX, SFAMEX) či recenzí v odborných časopisech.

ad 3) Základní požadavky na účetní program je třeba rozpracovat do kriterií, na základě nichž proběhne výběr programu. Kriteria výběru můžeme rozdělit do tří skupin:

· Obecná kriteria pro hodnocení softwaru.
· Kriteria pro hodnocení dodavatele softwaru.
· Specifická kriteria pro hodnocení softwaru.

Obecná kriteria pro hodnocení software

Ovládání programu
Zda-li je srozumitelné, zda jsou dodržovány standardy ovládání, zda ovládání vyhovuje znalostem a schopnostem pracovníků dané firmy, jak snadno nebo obtížně lze údaje v programu opravovat, zda jsou přehledné výstupy.

Nápověda programu
Zda je kontextová, jestli je dostatečně podrobná.

Nastavování přístupových práv
Jestli program umožňuje nastavit přístupová práva do jednotlivých modulů a k jednotlivým funkcím programu, čím více pracovníků bude pracovat s programem, tím je důležitější možnost nastavení přístupových práv.

· Jaké jsou požadavky programu na hardware.
· Pod jakým operačním systémem program pracuje.
· Možnosti přizpůsobení programu na potřeby firmy.

Počet současných uživatelů systému
Jaké jsou velikosti, kolik jich využívá program v síti, zda-li mají stejné nebo podobné zaměření jako naše firma). Počet uživatelů programu je kriterium, které může napovědět, jak je daný program úspěšný. Ale nelze toto kriterium přeceňovat a je nutné se především zajímat o to jak jsou současní uživatelé, kteří jsou velikostně i svým zaměřením srovnatelní s naší firmou, s programem spokojeni. Velký počet uživatelů může být také velmi negativní, v případě malého počtu pracovníků dodavatele a velkého počtu instalací je zřejmé, že softwarová firma není schopna poskytovat k programu žádné služby (školení, instalace programu, opravy chyb, přizpůsobení sestav) a to i v případě, že ve svých reklamních materiálech tvrdí něco jiného. 

Reference současných uživatelů programu
Je to jedno z nejvýznamnějších kriterií při výběru programu. Ani nejpodrobnější testování a hodnocení programu většinou neodhalí chyby a problémy, které se projeví až při dlouhodobém používání programu v praxi. Reference uživatelů také mohou poskytnout důležité informace o kvalitě služeb dodavatele programu, kde je to často jediná možnost, jak ověřit, zda to, co dodavatel uvádí ve svých reklamních materiálech o svých službách, také dodržuje ve skutečnosti. Vždy je vhodné se informovat na kvalitu programu i služby dodavatele u uživatele, který má podobné výrobní zaměření a velikost jako podnik, který provádí výběr programu. Řada účetních programů na současném českém trhu pracuje téměř bezchybně při nasazení u malé firmy na jednom počítači, ale vykazuje velké nedostatky při síťovém nasazení, proto je důležité ověřovat kvalitu programu za podmínek, při jakých bude v daném podniku skutečně používán.

Cena programu
Obdobně jako u každé jiné investice je cena důležitým kriteriem výběru. Je nutno zvážit finanční možnosti firmy a zda se vynaložená investice vrátí ve zkvalitnění řídícího procesu, případně v úspoře pracovních sil. Je nutno se především seznámit nejen s cenou vlastního programu, ale také se skutečností, jaké služby jsou v této ceně zahrnuty (školení, instalace atd.) a jaké jsou ceny dalších služeb v ceně programu nezahrnutých. K ceně účetních programů je nutno uvést, že v žádném případě neplatí výrok "čím vyšší cena, tím kvalitnější produkt". Na našem trhu jsou programy v ceně desítek i stovek tisíc, které jsou téměř nepoužitelné a na druhou stranu existují i kvalitní programy v ceně do deseti tisíc korun.

Kritéria hodnocení dodavatele programu

Rok založení
údaj vypovídá o zkušenosti firmy s vývojem a implementací softwaru.

Velikost dodavatele
obrat, počet zaměstnanců, počet poboček. Velikost dodavatele může napovědět o tom, zda firma bude existovat i za několik let a bude schopna nám dlouhodobě poskytovat kvalitní služby nebo naopak jde o firmu závislou na jednom muži. Velikost firmy je také vhodné porovnávat s počtem zákazníků. Už jsem v této práci uváděl riziko koupě programu, která má hodně zákazníků, ale nemá dostatečné kapacity, aby jim mohla poskytovat kvalitní služby.

Zastoupení dodavatele v blízkosti sídla daného podniku (sídlo, pobočka, dealer)
Vždy je nutné si uvědomit, že bude nutné, aby dodavatel programu nám poskytoval další služby, ať se bude jednat o odstraňování chyb způsobených dodavatelem programu, o přizpůsobování programu potřebám firmy, školení. Při velké vzdálenosti dodavatele budou jeho služby dražší a také nebudeme moc počítat s rychlým zásahem v našem podniku.

Garance provozu
délka a rozsah záruky, poskytování nových verzí - za jakou cenu, rychlost servisních zásahů.

Služby, které nejsou zahrnuty v ceně programu a jejich cena
školení, úpravy vstupních formulářů a výstupních sestav, instalace hardwaru, školení, hot-line). Na ceny služeb je nutné se informovat před vlastním výběrem programu, v praxi se zákazník cenu služeb často dozví, až je skutečně začne využívat a zjistí, že relativně výhodná cena programu se podniku ve skutečnosti značně prodraží díky vysoké ceně služeb.

Specifická kriteria pro hodnocení software
Významnou částí kriterií budou specifická kriteria hodnocení programu podle požadavků a potřeb dané firmy. Podnik musí vytvořit seznam požadavků na jednotlivé moduly programu, které budou vycházet z výrobního zaměření, velikosti podniku, systému zpracování účetnictví, informačních požadavků managementu firmy a znalostí a schopností pracovníků podniku. Dále je třeba stanovit prioritu jednotlivých požadavků, to znamená vyjádřit, které požadavky jsou nejdůležitější a podnik od nich nemůže ustoupit a které požadavky jsou méně významné a za určitých okolností nemusí být splněny.

ad 4) Hodnocení vybraných programů
V této fázi budou všechny potenciálně vhodné programy, které byly vybrány ve fázi druhé, hodnoceny podle připravených kriterií. V této fázi již nelze spoléhat pouze na reklamní informace dodavatele ani na hodnocení programů v odborných časopisech. Vždy je třeba si prakticky pomocí demoverze, popř. u stávajících uživatelů ověřit, že program daná kritéria splňuje. Bohužel, kvalita účetních programů na českém trhu je velmi rozdílná, a proto je důležité ověřovat i základní funkce programů, jako např. správné sestavení rozvahy a výkazu zisků a ztrát, výpočet průměrné pořizovací ceny zásob, ověřit, zda se každý doklad vždy promítne do všech potřebných knih a evidencí atd.

ad 5) Uzavření smlouvy o koupi programu a jeho implementaci
Na základě výběru účetního programu, který nejvíce vyhovuje všem stanoveným kriteriím, je třeba uzavřít smlouvu o koupi a implementaci programu. Ve smlouvě musí být dohodnuty základní dodací podmínky jako cena, rozsah softwaru, služby, které jsou zahrnuty v ceně, garance dodavatele za provoz programu.
V případě, že se dohodneme s dodavatelem na úpravách v programu podle požadavků našeho podniku, vždy je důležité toto přesně popsat ve smlouvě a nespoléhat pouze na ústní dohodu. Ve smlouvě musí být přesně popsány dohodnuté úpravy, cena těchto úprav a lhůta, do kdy je dodavatel provede.

ad 6) Implementace programu
Proces implementace účetního softwaru završuje celý proces výběru programu. Jestliže bude proces implementace proveden nekvalitně, mohou být znehodnoceny všechny předchozí etapy výběru a i dobrý program nemusí přinést očekávaný užitek. Především je nutné naplánovat celý proces výběru softwaru tak, aby byl dostatek času i na zavedení programu včetně zkušebního provozu. Proces implementace je jednoduší, jestliže je účetní program implementován v nově vznikajícím podniku, při přechodu z jednoho účetního programu na jiný je nejvhodnějším okamžikem začátek roku a jiné datum by mělo být zvoleno pouze v případě, že jsou k tomu vážné důvody. Délka procesu výběru a zavedení programu bude záviset od velikosti podniku a složitosti jeho výrobního a řídícího systému. Celý proces výběru a zavedení bude trvat od několika měsíců až po více než rok u velkých firem. 

V rámci procesu implementace je nutné zajistit nákup a instalaci potřebného hardwaru podle organizačních požadavků podniku a požadavků účetního programu, popř. zajistit přizpůsobení stávajícího hardwaru požadavkům programu, zaškolit všechny pracovníky, kteří budou pracovat s programem, provést nastavení všech potřebných parametrů programu a ve spolupráci s dodavatelem zajistit přizpůsobení sestav a dalších funkcí podle potřeb podniku.

Je vhodné ve zkušebním provozu ověřit maximálně možné množství funkcí programu a včas požadovat odstranění všech chyb a nedostatků programu. Jestliže firma mění účetní program, je nutné v průběhu implementace také zajistit převod dat ze starého účetního programu. U velkých a středních firem by měl být tento převod prováděn v co největší míře softwarově, aby uživatelé nemuseli znovu do programu zadávat stovky údajů. Malá firma si může některá data převést i ručně a v některých případech to může být rychlejší a levnější než softwarový převod dat provedený dodavatelem nového programu. Softwarově by měly být převedeny do nového programu z minulých období především neuhrazené pohledávky a závazky, inventární karty hmotného a nehmotného majetku, kmenová data pro mzdy, adresář dodavatelů a odběratelů a skladové karty materiálu, výrobků, popř. zboží.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.
Atos


Inzerce

Ransomware, hybridní spisy, docházkové systémy a text mining

IT Systems 3/2020Březnové vydání IT Systems jsme připravovali v situaci, kdy je prakticky celý svět zasažen pandemií nového koronaviru. Ať bude další vývoj pandemie jakýkoli, je zřejmé, že nás koronavir zastihl v mnoha ohledech nepřipravené. Podobně nepřipravení jsme ovšem často i proti virům v kybernetické podobě. I proto jsme jako téma na obálku aktuálního vydání zvolili ransomware, tedy vir, který představuje vážnou hrozbu pro informační systémy, na nichž jsme stále více závislí.