Pokud chtějí firmy v dnešním vysoce konkurenčním prostředí obstát, musí využívat všechny nástroje, kterými posilují svou pozici na trhu. Jedním z kritických faktorů úspěchu je optimalizace a efektivní řízení obchodních procesů. Podniky zavádějící automatizované systémy řízení obchodních procesů dosahují výrazného růstu výkonnosti a získávají konkurenční výhodu, kterou mohou dále rozvíjet. Řízení obchodních procesů (business process management - BPM) organizacím umožňuje své obchodní procesy usměrnit, automatizovat a optimalizovat, a trvale tak zlepšovat svou tržní pozici.


Lepší obchodní výsledky
Obchodní procesy se skládají z řady dílčích rozhodnutí. Zahrnují lidi, obchodní systémy a obsah a provázejí běžné každodenní fungování firem. Skutečný přínos lze získat automatizací, integrací a optimalizací těchto procesů. Podívejme se podrobněji na hlavní obchodní přínosy BPM systémů:

· Automatické vs. ruční zpracování - když se firemní procesy zautomatizují, omezí se potřeba lidského zásahu v běžných a méně důležitých rozhodnutích. Tím se vyloučí jak příslušné náklady, tak i případné chyby lidského faktoru. Firmy pak mohou přeskupit odborné lidské zdroje tak, aby se věnovaly činnostem přinášejícím vyšší zisk.

· Lepší, rychlejší, levnější - automatizace procesů umožňuje zkrácení produkčního cyklu. Čím rychleji lze v obchodním případu postupovat, tím více se jich stihne realizovat. Čím více obchodů se uzavře, tím větší budou výnosy. Rychlejší rozhodování nejen zkrátí dobu produkčního cyklu, sníží manipulační náklady, zvýší ziskovost, ale přispěje rovněž ke spokojenosti briskně obsloužených zákazníků.

· Transparentní procesy - BPM zajišťuje možnost sledovat průběh činností, což je klíč ke zvyšování výkonnosti organizace a stálému zdokonalování jejích procesů. Firmy mohou sledovat, kontrolovat, měřit a upravovat procesy v reálném čase, svižně odhalit překážky a vyladit procesy k dosažení nejlepších možných výsledků. Podle potřeb lze rychle nasadit či upravit procesy řídící miliony obchodních případů a tisíce uživatelů. Rozšířená viditelnost procesů společnostem navíc umožňuje pružné přizpůsobení měnícím se tržním podmínkám a naplnění nových zákonných požadavků.

· Posilování úlohy uživatelů - přestože jsou současné BPM technologie velmi výkonné, snadno se používají, spravují i zavádí. V těchto systémech mohou procesy upravovat firemní analytici a obchodníci, kteří systém používají, bez asistence IT profesionálů. Odpovědnost a autoritu tak mají uživatelé, kteří znají procesy nejlépe, přičemž snížení zátěže IT profesionálů účinně snižuje celkové náklady spojené s vlastnictvím systému. Význačným rysem BPM je možnost průběžného rozšiřování procesů a snadná integrace starších aplikací pro obsluhu zákazníků, dodavatelů a dalších stran. Systém podporuje spolupráci a vytváří prostor pro rozvoj nových obchodních příležitostí.




Sjednocení procesů a obsahu
Celkovou návratnost investice je možné ještě dále zvýšit propojením procesů s tvorbou, řízením a zprostředkováním obsahu. Spojení obsahu, procesů a konektivity podpoří proces rozhodování, umožní rychlejší reakce na změny tržních podmínek, rozšíří příležitosti a zlepší návratnost investic. I když technologie a nástroje správy podnikového obsahu (enterprise content management - ECM) existují v nějaké podobě již dvacet let, současné propojení řízení obsahu, obchodních procesů a možnosti integrace slibují mnohem efektivnější a rychlejší výsledky. Aby se usnadnila a urychlila výměna informací a reakce na obecné či dílčí události, musí být obsah propojen s procesy. Událost pak spustí použití, tvorbu a řízení obsahu a souvisejících procesů. Když firma reaguje přímo na události (včetně vyhodnocení, zda se jedná o obchodně významnou skutečnost), je mnohem citlivější na požadavky zákazníků i celého trhu. Vzhledem k tomu, že mnoho organizací má aplikace pro přímé poskytování informací, existuje zde flexibilní konektivita. Spojením síly obsahu, procesů a konektivity podnik obsah "oživí", vytvoří vztahy mezi dokumenty, internetovými stránkami, složkami, důležitými procesy a obchodními systémy. "Živý" obsah přímo reaguje na změny nebo události a je zapojen do řešení obchodních problémů v reálném čase.

Lepší rozhodování a omezení rizik
Jakmile je správný obsah pohromadě, BPM systém jej dodá v pravou chvíli správným lidem, přesně v době přípravy příslušného rozhodnutí. Přístup ke všem důležitým informacím urychlí rozhodování a sníží riziko vzniku chyb. Tato možnost sofistikovaného řízení rizik vytváří zcela novou perspektivu při zvažování návratnosti investic do BPM řešení. Zatímco dynamické vystupování na trhu, kratší odezvy, rychlejší produkční cykly a nižší náklady na obchodní případ je možné snadno změřit, náklady vyplývající ze špatných rozhodnutí se určí hůře.

Situace na trhu BPM
Podle společnosti Gartner roste trh se systémy řízení podnikových procesů rychleji, než se původně předpokládalo, přičemž nejvýraznější pokrok zaznamenala oblast plně integrovaných řešení. Pro nejbližší dobu se předpokládá dynamický vývoj v oblasti řízení spolupráce mezi jednotlivci (human-to-human - H2H). V tomto segmentu se pohybuje zhruba 90 dodavatelů, nicméně s rozvojem trhu bude docházet k akvizicím a tento počet se sníží na několik hlavních hráčů. Podle společnosti Gartner zahájí velcí dodavatelé počátkem roku 2005 tvrdý konkurenční boj, který přispěje ke zhruba 20% meziročnímu růstu trhu. Pro velké hráče je důležitá jasná vize uceleného řešení s dostatečným technologickým zázemím, schopnost odlišit své řešení od konkurence a udržení uživatelské srozumitelnosti produktů. Celkové výnosy dodavatelů BPM nástrojů, včetně nových licencí, údržby a dalších služeb se v roce 2002 odhadovaly na 1,2 miliardy USD a v letošním roce by mohly dosáhnout téměř dvou miliard. Mezi důležité trendy v oblasti BPM lze zařadit stále rozsáhlejší řízení spolupráce jednotlivých zaměstnanců, které snižuje zátěž rutinními úkony a vytváří prostor pro kreativní a důležitější činnosti, dále externalizaci a tím i snazší řízení podnikových pravidel, rozsáhlé možnosti monitorování a analýzy procesů a také široké zavádění aplikačních šablon umožňujících úpravu systému podle aktuálně poskytovaných služeb. Analytické nástroje chodu firmy (business activity management - BAM) zajišťují monitorování, analýzu a prezentaci historických a aktuálních dat a tím i přesný přehled o aktuálním chodu podniku, současných trendech a jeho budoucích možnostech. BPM systémy jsou v současnosti pro podniky strategickou nutností. Firmy se více než dříve zaměřují na vyladění svých činností, které má zajistit trvalý růst, celkové zdraví firmy a zajištění tržního podílu. BPM umožňuje zlepšit obchodní výsledky, přispět k přesnějšímu a rychlejšímu rozhodování a zajistit firmě prosperitu.

Vladimír Váňa, regionální obchodní ředitel pro ČR a SR společnosti FileNet Europe Central.