A právě zde nastupuje na scénu corporate reporting. Corporate reporting pokrývá všechny oblasti interpretace informací potřebných pro podporu rozhodování v rámci firemní komunikace a komunikační infrastruktury. Může se jednat například o:

• vizualizaci měření dosahování operativních a strategických cílů firmy,
• prezentaci klíčových ukazatelů a trendů,
• přehled úspěšnosti produktů a služeb,
• korporátní a vnitropodnikové finanční výkaznictví.

Typickým příkladem může být report obchodní společnosti zaměřený na vyhodnocení úspěšnosti prodeje produktů. Vidět v jediném reportu údaje týkající se počtu prodaných kusů, výše obratu, výše zásob, dodaného zboží, reklamací a obrátkovosti jak za kategorie produktů přes jejich subkategorie až na úroveň konkrétních produktů, tohle vše za určené období a rozděleno podle regionů prodeje, navíc s informací o růstu/ poklesu oproti předcházejícímu období – to je základní reportingová potřeba. Manuálně takřka neuskutečnitelné, pro reportingový systém se však jedná o jeden ze standardních úkolů.

Co je vlastně reporting

Pojem reporting znamená vizualizaci informací. Můžeme také říci, že se jedná o proces proměny dat ve znalosti. Tento proces může představovat podle konkrétní situace jednoduchý úkol, může se ale také jednat
o komplexní řešení. V případě implementace obsáhlého corporate reportingu se tak může jednat o využití reportů od jednoduchých přehledů o prodeji produktů až po komplexní výkazy mezinárodních standardů typu IFRS nebo GAAP. Jednotlivé typy reportingu jsou charakteristické způsobem vytvoření, využitím a přínosem. Uvádíme zde hlavní z nich.

Statický reporting
Tento typ reportingu je vhodný zejména pro vizualizaci informací standardní struktury a vzhledu s takřka neměnnými vstupními parametry. Hodí se dobře pro finanční výkaznictví (např. konsolidované výkazy za poslední kvartál), přehledy o prodejích produktů nebo automaticky pravidelně zasílané reporty e-mailem (např. operativní top 100 nejúspěšnějších produktů za minulý týden zasílaný jako excelový dokument) apod. Podmínkou je, aby definovaná struktura reportu byla akceptovaná všemi, kteří tyto reporty budou využívat. Výhodou tohoto typu je, že spotřebitel informací získá informace „jedním klikem“.

Dynamický reporting
Charakter dynamického reportingu je hodně podobný statickému, s tím rozdílem, že uživatel může ovlivňovat obsah a formu reportu zadáváním vstupních parametrů. Tento typ je vhodný pro přehledy vztahující se k předem neznámým časovým obdobím, kategoriím produktů a zákazníků, v případě potřeby lze částečně ovlivnit i design samotného reportu. Výhodou dynamického reportu je přizpůsobení reportu potřebám konkrétního uživatele.

Ad hoc reporting
Uživatelé, již si nevystačí ani s jedním z už zmíněných typů reportu, mají možnost vytvořit si report, který bude odpovídat jejich konkrétním potřebám v dané chvíli – ad hoc report. Ad hoc reporty se hodí v situacích, kdy je těžko dopředu určit, jaký obsah a formu má daný report splňovat, případně tyto informace ještě vůbec nejsou známy. Uživatel se po vytvoření ad hoc reportu může rozhodnout, zda svůj účel splnil, a smazat ho, případně může definici reportu uložit pro pozdější opětovné využití a tím z ad hoc reportu vytvořit report statický anebo dynamický.
Výhodou ad hoc reportů je jejich nezávislost na vývojářích reportových systémů (uživatel si může report vytvořit sám) a možnost vytvořit si report až ve chvíli, kdy jeho potřeba nastane a budou známy všechny informace potřebné k definici reportu.

Centralizovaný versus decentralizovaný reporting

Decentralizovaný reporting je charakteristický tím, že je založen nad datovými strukturami, které nutně nemusí splňovat normy integrovanosti dat. Výhodou takového reportingu je jeho relativní rychlost implementace. Je zde ale také spousta nevýhod, které postupem času a s růstem firmy nad výhodami můžou převažovat. Jako hlavní nevýhody můžeme uvést: problémy s nejednotnou verzí pravdy (různé reporty ukazují odlišné informace, i když by čísla měla být stejná, toto může mít za následek ztrátu důvěry uživatelů v systém a tím jeho neúspěch), rostoucí náročnost údržby takovýchto reportingových řešení, problémy při rozšiřování řešení o nové funkcionality a moduly, nepřehlednost množství reportů pro uživatele atd. Decentralizovaný reporting je většinou charakteristický pro nově vznikající a malé společnosti, které potřebují rychle implementovat jednodušší reportingové řešení nad produkčními systémy.
Centralizovaný reporting je oproti decentralizovanému charakterizován rozdílnostmi v několika oblastech: přístup k řešení jako takovému je chápán strategicky s jasně definovanými cíly a postupy, struktury vstupních dat jsou integrovány v korporátních datových skladech, reporty jsou konsolidovány na celopodnikové (nebo aspoň divizní) úrovni, k reportingovému řešení se přistupuje plánovitě a etapovitě. Výhodami centralizovaného reportingu jsou: jedna verze pravdy informací prostřednictvím centrálního řešení, komplexní funkcionality, systémový vývoj a údržba, stabilita a důvěryhodnost takového řešení.

Návrh a tvorba reportingových systémů

Firma, která pocítí potřebu implementovat reportingový systém, by měla nejdříve definovat základní body:

• jaké jsou cíle a očekávané přínosy reportingového systému,
• které oblasti mají být systémem pokryty,
• kdo bude interním vlastníkem řešení a kdo jeho manažerem,
• jaký charakter (centralizovaný/decentralizovaný) má řešení mít,
• jaký je potřebný/přípustný časový horizont implementace řešení,
• jaký je přípustný rozpočet na implementaci a údržbu systému,
• zda bude implementace probíhat pouze interními zdroji, nebo se bude jednat o některou formu outsourcingu (přes vývoj na zakázku až po kompletní outsourcing řešení).

Samotná metodika návrhu a tvorby reportingových řešení je závislá od definice uvedených klíčových parametrů, jejichž hodnotu firma z důvodu sledování vlastní výkonnosti potřebuje znát. Všeobecně však můžeme definovat stěžejní fáze tvorby takovýchto systémů. Jedná se v podstatě
o cyklus, který se jak při tvorbě, tak zčásti i při každém rozšiřování systému opakuje.
V první fázi je to samozřejmě analýza a specifikace požadavků na výsledné informace. Dále následuje již přímo konkrétní návrh technické architektury, který již bývá mnohdy opřen o výběr specifické softwarové platformy a produktů pro realizaci řešení.

Po schválení zákazníkem začíná technologická práce spočívající ve fyzickém designu datových modelů, datových toků a jejich návaznosti na procesy. Výsledné implementaci a pilotnímu provozu systému pak již brání pouze vývoj standardních (statických) reportů a šablon pro dynamické reporty.
Nedílnou součástí návrhu reportingového systému je samozřejmě také jakási bezpečnostní politika, tedy přesná definice toho, kdo má přístup k jakým reportingovým sestavám, kdo může a nemůže vytvářet vlastní reporty, v jakém čase, jak často a jakou formou se mají reporty/informace k relevantnímu spotřebiteli dostat.

Co by měl moderní reporting umožňovat

Reportingové systémy nejsou na poli IT novinkou. Přínosy reportingu využívají komerční i nekomerční společnosti od počátečných fází existence informačních technologií. Postupným vývojem v této oblasti ale reporting procházel modernizací, byly na něj kladeny nové požadavky a poskytoval uživatelům stále více a více přínosů. Některé požadavky na reporting zůstávají, jiné vznikají současně s inovacemi v obchodě, průmyslu a také v informačních technologiích.
Současné fundamentální potřeby reportingu můžeme charakterizovat jako:

• centralizovaná reportingová řešení (korporátní intra/internetové portály),
• efektivní reportingová řešení (rychlý vývoj při nízkých nákladech a vysoké přidané hodnotě),
• integrace sofistikovaných řešení do reportingu (reporting nad daty v OLAP databázích, interakce s dataminingovými aplikacemi),
• integrace reportingu s běžnými kancelářskými aplikacemi (reporting v rámci firemních portálů, tabulkových procesorů a textových editorů),
• přístup na reporty pomocí jednoduchého uživatelského rozhraní internetového prohlížeče z libovolného místa na světě,
• možnost exportu reportu do standardních aplikací pro další zpracování a sdílení.

Reporting v kostce

Jak je ve výčtu současných potřeb reportingových řešení vidět, jedná se o komplexní portfolio funkcionalit, jehož podrobnější popis by vystačil na publikaci o několika desítkách stran. Vybrali jsme proto aspoň jeden z aspektů moderního reportingu, na němž můžeme definovat aktuální potřeby. Tímto aspektem je integrace reportingu a dat v OLAP databázích. OLAP (online analytical processing) databáze, také nazývané multidimenzionální databáze nebo kostky, oproti standardním relačním databázím nabízejí speciální funkcionalitu, jejíž nevyužití v reportingu by bylo bezmála hříchem. Touto funkcionalitou máme na mysli následující prvky:

• přehledný jednotný datový model, který pracuje s pojmy jako například počet prodaných kusů, suma obratu netto, produkt, kategorie produktu, měsíc, minulý rok, region zákazníka, jméno dodavatele, název kampaně apod.,
• předdefinovaná jednotná obchodní logika, jako například způsob výpočtu ceny produktu bez DPH, průměrných obrátky zásob apod.,
• předagregované ukazatele, například suma obratů za region Praha v únoru 2007 podle jednotlivých zákazníků,
• další předdefinovaná logika a funkcionalita, jako je například definice klíčových ukazatelů výkonu (KPI), multilingualita, definice navazujících akcí atd.

Přínosů reportingu nad OLAP databází je hned několik:

• datovému modelu rozumí i business uživatelé a můžou tedy vytvářet reporty i sami,
• díky předdefinované logice nedochází k problému, že by dva různé reporty dávali dvě různá čísla na základě stejné vypočítávané veličiny,
• i komplikované reporty, které pro svůj výpočet potřebují sečíst desítky milionů záznamů, jsou záležitostí vteřin,
• vizualizace KPI a trendů v reportech, funkce drilldown (skok na nižší úroveň v kategorii), navázání dalších aplikací na report (např. kliknutím na jméno dodavatele se otevře mapa s jeho sídlem) a další.

Finální forma reportingu

Položme si na závěr jednoduchou otázku: co si přeje klient reportingového systému? Klientem zde není chápán nikdo jiný než konečný spotřebitel informací, ať už se jedná o člena top managementu, nebo třeba o asistentku produktového manažera. Odpoveď na otázku je snadná: klient si přeje disponovat takovým reportingovým systémem, který je přístupný z libovolného místa, poskytuje potřebné informace rychle, spolehlivě a v přehledné formě a umožňuje tyto informace efektivně využívat a sdílet s dalšími členy týmu.
Nutno zmínit, že reporting jako takový je pouze jakousi vstupní branou do světa business intelligence, a především do aktuální problematiky business performance management. Pokud konečnému spotřebiteli nevyhovuje úroveň detailu podané informace, chce tuto informaci dále analyzovat, případně modelovat případy, jakým způsobem ovlivnit konkrétní hodnotu, je nutné reportingový systém propojit a provázat s pokročilým analytickým nástrojem. Stejně tak v případě, že manažer potřebuje ke svým každodenním rozhodnutím jedním kliknutím získat jasný a vizuálně přívětivý pohled na klíčové ukazatele byznysu v jeho kompetenci, od korporátního reportingu je pak velice blízko ke scorecardingu.