Systémy BI tvoří jistou nadstavbu nad transakčními aplikacemi organizace a mají poskytovat analytické funkce, které nebývají primárně zahrnuty v transakčních systémech. Nejsou důležité pro každodenní běh organizace, ale na základě dat z primárních aplikací poskytují informace důležité pro rozhodování.

Výhody a nevýhody BI

Výhody BI jsou jednoznačné. Aplikace BI poskytují konsolidovaná data ve struktuře potřebné pro přijímání kvalifikovaných rozhodnutí. BI systémy seskupují firemní data takzvaně „na jednu hromadu“ a umožňují tak pohled na firmu jako na celek. Každá firma dokáže ze svých transakčních systémů zjistit, jaký má obrat, popřípadě zisk a jak vysoké jsou náklady. Méně z nich již dokáže jednoduše odpovědět na otázku, jaké faktory nejvíce ovlivnily výši zmíněných hodnot, nebo jaká je struktura našich zákazníků a jak a který z nich ovlivňuje firemní zisk. Možná jsou schopni tyto informace ze svých systémů získat, otázkou však zůstává jak rychle a za jakou cenu. Výhoda BI nástrojů spočívá v tom, že poskytují takovéto informace včas, přehledně, jednoduše a bez nutnosti dožadování se výstupů od IT oddělení firmy.
Naopak hlavní nevýhodou BI systémů je nutnost provozovat a udržovat další informační systém, což je spojeno s navýšením nákladů na údržbu firemního informačního systému. BI aplikace jsou závislé na transakčních systémech organizace, a pokud dojde ke změně těchto aplikací, je nutné upravit i BI, což s sebou přináší další investice do údržby a rozvoje. Současně je nutné si uvědomit, že v aplikacích business intelligence dochází k časovým prodlevám, tudíž informace poskytované BI nástroji jsou založeny na datech starých několik hodin, nebo dokonce i dní v závislosti na velikosti organizace a architektuře informačních systémů firmy. Díky rozvoji technologií se tato časová prodleva neustále zkracuje a manažeři pracují se stále aktuálnějšími daty.

Kam směřuje BI

Na počátku byly BI systémy zamířeny na nejvyšší vedení velkých organizací. Měly poskytovat konsolidované údaje nejvyššímu managementu firmy. Avšak poskytnuté informace bylo možné analyzovat jen na určitou úroveň rozpadu (například bylo možné sledovat celkový objem objednávek, ale nebyl umožněn rozpad na konkrétní objednávky), což znamenalo značné omezení pro přijetí kvalifikovaných rozhodnutí.
Současným trendem je poskytovat nejen seskupené informace, ale umožnit jejich analýzu až na úroveň jednotlivých záznamů evidovaných v transakčních systémech. Současně se BI aplikace nesoustředí jen na nejvyšší management, ale mají poskytovat informace pracovníkům na všech úrovních řízení.
BI technologie jsou také stále více dostupné širšímu okruhu společností. Na trhu dnes najdeme cenově přijatelné produkty i pro menší a středně velké organizace. Nicméně je nutné mít na paměti, že nejdražší na implementaci BI nástroje není cena softwaru, ale analýza firemních dat a procesů a vlastní usazení systému do informačního systému organizace.
Směr vývoje BI systémů lze jednoznačně vidět u produktů společnosti Microsoft. Ten nabízí BI nástroje integrované přímo do portálového řešení SharePoint 2010. Základním uživatelským BI nástrojem se stal běžný kancelářský balík aplikací Microsoft Office. Výhoda tohoto řešení je zřejmá. Snad každý se setkal s produktem MS Excel a umí ovládat alespoň jeho základní funkce. Současně se na většině škol učí základům práce s těmito kancelářskými aplikacemi. Při implementaci BI řešení tedy odpadá potřeba nákladného a zdlouhavého školení práce s novým nástrojem a uživatelé budou takovému řešení daleko více nakloněni, neboť nebudou nuceni zvykat si na úplně nový nástroj.

Potřebujete BI?

Pokud váháte, zda vaše organizace potřebuje BI, zkuste si odpovědět na tyto otázky:

• Používáte jeden nebo více samostatných transakčních systémů důležitých pro běh firmy?
• Poskytují vám transakční systémy informace důležité pro rozhodování včas, v dostatečném množství, kvalitě a struktuře?
• Jsou vaše transakční systémy zastaralé a omezují vás v běžném provozu firmy?

Na základě zmíněných otázek jsou níže uvedeny modelové situace a jejich doporučené řešení. Nejsou zde uvedeny veškeré možné kombinace, ale pro pochopení problému a vytvoření představy, zda vaše firma potřebuje BI systém, nebo nikoliv, by měly být dostačující.
Jste-li firma, která používá jeden základní informační systém, který je zastaralý a neposkytuje informace důležité pro rozhodování dostatečně rychle a kvalitně, pak prozkoumejte raději nabídky firem vyrábějících moderní ERP systémy. Tyto v sobě většinou mají zahrnutu analytickou funkcionalitu, která vám poskytne dostatečné množství informací důležitých pro rozhodování. Tvorba robustního BI řešení by pro vás byla zbytečně nákladnou investicí.
Jste-li firma, která pro svou práci používá více samostatných moderních systémů, které v sobě mají zahrnutu analytickou funkcionalitu, ale vzájemně tyto systémy nespolupracují, pak je investice do BI technologie na zvážení. Jednotlivé transakční systémy vám sice poskytují informace důležité pro rozhodování, nicméně implementací BI byste získali jednotné uživatelské prostředí, došlo by ke konsolidaci dat, a mohli byste tedy pohlížet na data jako na celek. Současně by implementace BI řešení umožnila rozšířit okruh uživatelů, kteří budou mít přístup k analytickým informacím důležitým pro jejich práci.
Jste-li firma, která používá několik samostatných transakčních systémů důležitých pro běh firmy, které jsou již zastaralé, a získávání analytických informací je velmi složité, nebo dokonce nemožné, pak byste rozhodně měli uvažovat o implementaci BI systému. Jestliže vaše transakční systémy pokrývají veškeré potřeby důležité pro každodenní běh firmy, pak je implementace BI systému správnou cestou. Pokud jsou vaše transakční systémy natolik zastaralé, že pociťujete omezení již při práci s nimi, měli byste prvotně investovat do nových transakčních systémů a až poté do tvorby BI. Rozhodně však není dobré zavádět nové transakční systémy s BI v jedné fázi. Implementace transakčních systémů vyžaduje nové přístupy k práci s nimi, lidé si musí zvyknout na změnu uživatelského prostředí a velmi často také dochází ke změně zavedených firemních procesů, což s sebou přináší spoustu problémů. Současná implementace transakčních i BI systémů by tak zbytečně zvyšovala pravděpodobnost neúspěchu takového projektu.

Autor působí jako konzultant BI ve společnosti Aquasoft.