Komu nestačí tabulka?

Je zřejmé, že problém není tam, kde se nad přípravou plánu sejde malá skupina. Například tým složený z manažera financí a obchodu připraví s podporou controllingu plán rychle a efektivně. Pokud plán nepůjde do detailů a pro jeho přípravu nejsou potřebné větší datové vstupy, bude prostý tabulkový procesor postačujícím nástrojem.
Co když se ale na přípravě plánu podílí větší počet osob? Například manažeři středisek vyplňují plán nákladů pro svá střediska, obchodní manažeři plánují prodej pro svoje produkty. Počet uživatelů podílejících se na tvorbě plánu se rychle rozroste do desítek, a možná i stovek. Vzniká problém, jak přípravu jejich podkladů řídit a jimi zpracované podklady poté zapracovat do celkového plánu. Příprava plánovacích formulářů pro několik desítek uživatelů je velmi pracná, obzvlášť když je třeba připravit podklady každému individuálně. Rovněž je třeba zajistit, aby každý včas vyplnil tabulkové podklady, nechal je schválit svým nadřízeným a odeslal včas na odpovědná místa. A když už jsou podklady posbírané, schválené a uložené v jednom adresáři, pak začíná namáhavá práce – sečíst správně, rychle a hlavně bezchybně všechny hodnoty. Nejeden pracovník controllingu, který se na této práci podílel, by potvrdil, co je zřejmé: bez ohledu na to, zda budete sčítat číslo po čísle, nebo si vytvoříte pomůcky pro jakoukoliv automatizaci tohoto procesu, není to snadná práce. A co když se to podaří, ale zjistí se, že sečtené hodnoty se nepotkaly s vytyčenými cíli? Náklady jsou příliš vysoké, tržby příliš nízké. Vrátí se plán zpět k přepracování těm, kdo jej vytvářeli? S rostoucí pracností klesá ochota k takovému kroku. Jistě, najdou se jiné, náhradní postupy. Například se zavedou korekce na úrovni celého podniku. Tehdy ztrácí plány věrohodnost v očích těch, kteří se na jejich tvorbě podíleli a často se také ztratí možnost seriózně vyhodnotit jejich plnění právě na té nejnižší úrovni, například na úrovni jednotlivých obchodníků nebo manažerů středisek. Jádro problému je přitom v samotném tabulkovém procesoru. Byl vytvořen, aby dal uživatelům svobodu tvorby, a ne aby se stal nástrojem pořízení dat pro jejich další zpracování.
Ti, kteří se při tvorbě plánu spoléhají na prostý tabulkový procesor, se potýkají s několika dalšími problémy. Jsou to zejména otázky napojení na data primárních systémů. Bez takového napojení je obtížné udržet jednotnost dat plánu a ostatních agend v podniku. Tato jednotnost je však nutným požadavkem, pokud má být realizováno porovnání plánu se skutečností, jež se později v průběhu roku bude vytvářet v účetnictví a dalších agendách. Porovnat plnění plánu s dosaženými výsledky na úrovni celkových čísel problém nebývá. Ale pokud toho má být dosaženo i na úrovni detailních čísel pro jednotlivá střediska nebo třeba produkty, je potřeba těsného propojení plánovacích tabulek s ostatními systémy v podniku. Zejména propojení se všemi číselníky, tzn. číselníky zákazníků, účtů, středisek a podobně. Pokud se to přece jenom podaří, dost možná budeme zase mít problém vyřešit zajištění práv přístupu k datům, která jsou pro každého uživatele jiná. Lze namítat, že všechny tyto vyjmenované problémy i další, které by se mohly vyskytnout, jsou nějak řešitelné, a ony opravdu jsou. Jenom pracnost jejich vyřešení rychle roste s přibývajícím počtem dat a uživatelů a také s každou změnou, kterou je třeba provést v již zaběhnutých postupech.

Všechno se dá vyřešit

Pokud se organizace potýká s některým z výše popsaných problémů, bez implementace výkonnějšího nástroje pro tvorbu plánu se neobejde. Zejména pokud při tvorbě svých plánů zvažuje další růst. Naštěstí je dnes pro tvorbu plánů dostupná řada výkonných, množstvím funkcí oplývajících, nástrojů. Druhou stranou mince je jejich cenová náročnost. Bohužel, systémů pro tvorbu podnikových plánů se nikdy neprodá tolik jako třeba právě tabulkových procesorů a tato skutečnost na ceně licencí bude znát. Žádná cena ovšem není tak vysoká, pokud přínosy, které jejím investováním lze dosáhnout, jsou nesporné. V posledních letech proběhla řada akvizicí mezi významnými hráči na tomto poli a v důsledku těchto změn jsou dnes na trhu produkty pro podporu plánovacího procesu zaštítěné významnými hráči na poli IT. Vlastnosti řešení, alespoň z pohledu koncového uživatele, jsou v základních rysech podobné a podporují všechny důležité procesy probíhající při tvorbě plánu:

• podpora práce týmově vznikajících plánů,
• konsolidace různých typů plánů, transformace hodnot mezi nimi,
• proces vytváření, schvalování a připomínkování je spravován prostřednictvím workflow, které lze monitorovat a řídit po celou dobu vytváření plánu,
• podpora napojení na externí podnikové zdroje dat nebo datový sklad,
• podpora tvorby reportů a prezentace klíčových ukazatelů,
• podpora verzování, what-if analýz,
• řízený přístup k datům podle přístupových práv.

Jsou to vlastnosti, které jsou nezbytné pro profesionální řešení v organizaci, která umí docenit hodnotu kvalitního plánu a na jeho vzniku se podílí větší tým lidí. Hned na první pohled je v uvedeném výčtu funkcionalit většina takových, které bychom v tabulkovém procesoru samotném ani nehledali. Lze se tedy vyhnout větší investici při pořízení specializovaného nástroje? Ano, pokud toto všechno naučíme Excel.

Naučte Excel profesionální plánování

S příchodem nové verze Microsoft Excel 2010 se bude muset změnit pohled na některé stereotypy o použití tabulkového procesoru. Vlastnosti nové verze Excelu umožňuji jeho těsnější propojení s databází. Kontingenční (pivot) tabulka, známá i z předchozích verzí, dostává další nové funkce. Ve spojení s OLAP vrstvou (Microsoft SQL Server Analysis Services) umožní vytvářet nejen aplikace pro multidimenzionální analýzy dat založené na čtení, jako tomu bylo doposud, ale i provádět zápis dat s možností jejich následného zpracování v relační databázi Microsoft SQL Server. To umožňuje vytvářet aplikace pro plánování v kombinovaném prostředí multidimenzionálních i relačních dat se všemi výhodami tohoto řešení:

• agregace dílčích hodnot do sumačních hodnot (plánování s přístupem zdola nahoru),
• rozpouštění detailu při zápisu na agregované úrovni (plánování s přístupem shora dolů),
• detailně definovatelná přístupová práva,
• centrální uložení a zpracování dat v relační databázi.

Všechny tyto funkce vytvářejí dobrý základ pro práci s daty nejenom v týmu, ale i ve struktuře hierarchického uspořádání uživatelů, které je často používáno při tvorbě plánu. Každý může pracovat s balíkem dat na své úrovni hierarchie: manažer střediska pracuje s plánem pro své středisko a jeho nadřízený, manažer divize, pracuje na úrovni součtů za jemu podřízená střediska. Každý z nich bude číst nebo zapisovat data na své úrovni. Samozřejmě, budou-li mít k tomu nastavená práva. Systém se však postará o zachování konzistence všech dat od nejnižšího detailu až po součet na té nejvyšší úrovni agregace. Toto jsou vlastnosti OLAP databáze, a pro znalé tedy nic nového.
Další funkce požadované při tvorbě plánu spadají do oblasti datových integrací. Pro jejich řešení je tu nástroj Integration Services, který je součástí Microsoft SQL Server již od verze 2005. Zde tedy nepotřebujeme hledat novinku. Koneckonců, pokud jsou data uložená v relační databázi, není vytvoření úloh pro import, export či transformaci dat pro vývojáře žádnou velkou výzvou.
Poslední zmíněnou, ale neméně důležitou součástí aplikace pro plánování je workflow. Jestliže zde popisujeme řešení, které kombinuje vlastnosti Excelu a Microsoft SQL databáze, pak nejsnazší cesta k vyřešení vede k použití Microsoft Sharepoint – potřebná funkcionalita je jeho integrovanou součástí. S pomocí workflow lze spravovat proces vytváření, schvalování a připomínkování jednotlivých součástí plánu. Celý postup vytváření plánu lze díky tomu efektivně monitorovat, a tedy i řídit.

Naprostá většina workflow v procesu plánování je postavena na triviálním schématu hierarchie nadřízený–podřízený v jedné nebo několika vrstvách. Sharepointem je však podporováno i vytváření komplikovanějších procesů obsahujících například rozhodovací kritéria. S pomocí složitějších rozhodovacích kritérií lze vytvořit aplikaci, která bude kopírovat business procesy v celé jejich složitosti a struktuře napříč organizací. Možnost vytvářet náročná řešení workflow pak ocení zejména organizace s propracovanou metodikou tvorby plánu.
Spojením nové verze Excelu, databáze OLAP a MS Sharepoint lze tedy vytvořit plánovací nástroj s funkcemi, které jsme dosud hledali jen u sofistikovaných specializovaných nástrojů, a to za pouhý zlomek jejich ceny. Spojení těchto nástrojů a jejich společné využití by mělo být impulzem, který pomůže řadě podniků dostat se při tvorbě plánu na kvalitativně vyšší úroveň, ušetřit náklady a zachovat společnou interakci a spolupráci týmu.


Autor působí jako ředitel pobočky Ostrava ve společnosti Adastra.