IT SYSTEMS 3/2018 , AI a Business Intelligence

Plánování a rozpočtování za hranicí Excelu

Jak poznáte, že už vám Excel pro plánování opravdu nestačí?

Michal Hanko


LLP PragueMicrosoft Excel je levný, všude dostupný, a proto velmi populární nástroj nejen pro plánování. Přesto v dnešní době existuje už jen velmi málo firem, které by v Excelu evidovaly své zákazníky, objednávky či faktury. Pro plánování a tvorbu rozpočtů přesto většina z nás stále Excel využívá, přestože s sebou přináší celou řadu zásadních omezení. Starý známý Excel a uživateli tolik oceňovaná svoboda, kterou jim při práci a plánování nabízí, se kvůli těmto omezením dříve nebo později mění na velmi neefektivní, nepřesné a uživatelsky náročné prostředí.


Jak bezpečně poznáte, že už vám Excel opravdu nestačí? Možná vám napoví následujících sedm typických situací, kdy byste při plánování měli jít za hranici Excelu:

1. Jste dynamická firma, pro kterou je rozpočtový proces postavený na Excelu a e-mailu příliš pomalý

Jako firma se aktivně přizpůsobujete situaci na trhu, zavádíte automatizace procesů ve financích nebo jste skupina firem, jejichž strukturu a počet pružně měníte. Pravidelné zapracování těchto změn do plánování je pro vás velmi zdlouhavé, pracné a nákladné.

2. Případné chyby v plánování mají zásadní dopad na fungování vaší firmy

Moc dobře si uvědomujete, jak závažné dopady na vaši firmu mají chyby v plánování, pokud je včas neodhalíte. Chybám se v Excelu díky ručnímu zadávání dat a jeho otevřenosti směrem k uživatelům však vyhnout nelze.

3. Jednotlivé spreadsheedy jsou příliš velké, je jich více a jsou mezi sebou provázané

Práce s tak velkými soubory je pomalá a jakákoliv změna struktury těchto sofistikovaných a vzájemně propojených spreadsheedů je pro vás noční můrou.

4. Vytváříte finanční modely a what-if scénáře

V dvourozměrném prostředí, který vám Excel nabízí, nemáte potřebný přehled. Modelování, plánování a tvorba what-if scénářů je v tomto prostředí velmi pracná a časově náročná. Potřebný vícedimenzionální model je v prostředí Excelu těžce představitelný a je příčinou zásadních chyb v plánování.

5. Snažíte se z jednouživatelského rozhraní udělat prostředí pro spolupráci

Pracně vytváříte šablony pro Excel, do kterých jednotlivá oddělení vyplňují své plány, trápíte se s jejich rozdělováním, zabezpečením, distribucí a následnou konsolidací nejednotně vyplněných dat. Toto se opakuje při každém plánovacím a rozpočtovacím cyklu.

6. Na úkor konzistentnosti spreadsheedů musíte upouštět od potřebných omezení a bezpečnosti

Pro uživatele, kteří někdy potřebují do plánu přidat nové struktury a informace, se kterými jste nepočítali, je nutné vypnout některé zámky a nastavená omezení. To zvyšuje riziko chyb, poškození a ztráty dat či riziko nekonzistentnosti vyplněných dat. Excely distribuované prostřednictvím e-mailu či na USB discích jsou pro vás nepřijatelným bezpečnostním rizikem.

7. Proces budgetování je velmi pomalý a je pro vás těžké ho kontrolovat a řídit

Už dlouho se marně snažíte zrychlit a zkvalitnit plánovací proces, což by vaší společnosti umožnilo zkrátit a tím zpřesnit plánovací cyklus a přineslo potřebnou dynamiku do řízení. Kritická místa a účastníky plánovacího procesu nedokážete identifikovat ani kontrolovat jejich činnost pomocí definovaného workflow, a tudíž je téměř nemožné určit ,kdy, kdo a co změnil.

Pokud se vás některé z těchto bodů týkají, velmi pravděpodobně potřebujete lepší nástroj. Takový, který vám pomůže zefektivnit spolupráci při tvorbě a aktualizaci plánu, eliminovat chyby v plánování, zkrátit plánovací cyklus a tak z plánování udělat skutečný nástroj pro strategické i operativní řízení vaší společnosti.

Snad každá firma již má v dnešní době vydefinované své vize, mise, cíle či hodnoty, které se snaží co nejlépe komunikovat směrem ke svému okolí. V mnoha případech to ale sepsáním těchto hodnot na webových stránkách či zdi zasedací místnosti končí. Skutečné strategické řízení společnosti je však nikdy nekončící proces plánování a následného vyhodnocování vyžadující aktuální data, která jsou srozumitelná, jsou v kontextu s reálnými firemními aktivitami a krátkodobými cíli. Pouze za předpokladu skutečného provázání strategie s konkrétními cíli a rutinní prací se firemní strategie pro zaměstnance stává srozumitelnou.

Michal Hanko Michal Hanko
Autor článku působí na pozici Business Development Manager ve společnosti LLP Prague.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

AI jako motor výroby a datové inteligence

ITS_6Jak jste si jistě všimli, aktuální vydání IT Systems je první, které má nové logo. Po dlouhé době jsme se rozhodli oživit nejen logo časopisu, ale také navazujících online médií. Právě výraznější provázání loga časopisu IT Systems, webu SystemOnLine a newsletteru SystemNEWS bylo hlavním cílem modernizace, ke které jsme přistoupili teprve podruhé v téměř třicetileté historii našeho časopisu.