Není to tak dlouho, co byly nedílnou součástí každého náborového procesu tlusté šanony nadité vytištěnými životopisy desítek nebo stovek kandidátů. Každý z nich byl ručně popsán poznámkami personalisty či manažera, kteří takto hodnotili kvality jednotlivých zájemců o práci. Někde to tak funguje dodnes. Většina menších a středních firem však přešla na Excel. V rozsáhlých tabulkách mají zaznamenány seznamy uchazečů a údaje o nich včetně splnění jednotlivých kvalifikačních požadavků, výsledků testů či pohovorů a podobně.

Velké firmy (a takzvaní „early adopters“ z řad těch menších) však rychle zjistily, že ani Excel nebude pro tento účel to pravé ořechové. Sice šlo oproti šanonům o kvalitativní posun, ale stále byla v celém procesu potřeba řada repetitivních manuálních kroků, které personalisty i manažery zdržovaly od kreativnější HR práce. V posledních letech se tak u nich prosadily takzvané ATS, tedy Applicant Tracking Systems.

Jak fungují ATS

Jde o online nástroje, kde má personalista k dispozici vše v jednom a přehledně. Nemusí tak neustále překlikávat mezi různými tabulkami, dokumenty, weby, databázemi a podobně. V ATS si vytváří jednotlivé pracovní inzeráty, ty pak dále jednoduše publikuje na firemním webu či různých pracovních portálech. Do ATS následně přicházejí veškeré odpovědi uchazečů včetně jejich životopisů a motivačních dopisů. Probíhá zde i veškerá další komunikace s nimi, přičemž řada kroků se dá zautomatizovat.

Personalisté prostřednictvím ATS uchazeče hodnotí a komunikují o nich se svými kolegy. Zájemcům o práci zde můžou zadávat různé testy, například jazykové či psychodiagnostické, poslat jim videodotazník a podobně. Poté zde recruiteři uchazeče posouvají do dalších kol výběrového řízení až do vybrání vítěze. Talentované uchazeče, kteří neuspěli, si recruiteři mohou v ATS se souhlasem kandidáta uložit do takzvaného talent poolu a u při otevření vhodných pozic v budoucnu z něj pak čerpat místo toho, aby jednotlivá volná místa znovu a znovu inzerovali.

Obr. 1: Uživatelské prostředí v ATS (příklad z aplikace Lusk)

Třídění životopisů a candidate experience

Pokročilé ATS aplikace také pomáhají rychle zanalyzovat a protřídit došlé životopisy. Personalista si zvolí prioritní požadavky, dejme tomu že vhodný uchazeč musí mít 10 let praxe v marketingu a umět plynule anglicky. Systém mu pak například ze 100 životopisů obratem vybere ty, které požadavky splňují.

Tyto aplikace také pomáhají personalistům a manažerům dostát nelehkým nárokům doby na skvělou „candidate experience“, tedy zkušenost každého jednoho kandidáta z celého procesu výběru. Donedávna nebyl výjimkou e-mail firmy v reakci na zaslaný životopis a motivační dopis, že vyjádření dostanete do 3 týdnů a pokud ne, neuspěli jste. To je nyní jen obtížně myslitelné, heslem doby je empatická a rychlá komunikace s uchazečem i pečlivá zpětná vazba. ATS tyto věci pohlídá včetně časové prodlevy mezi jednotlivými koly a detailního mapování jednotlivých kroků učiněných vůči každému uchazeči.

Hlavním cílem ATS jako takových tedy je zjednodušit a zefektivnit personalistovi práci, ušetřit mu čas a pomoci mu zpřehlednit veškeré procesy. Firmy je také využívají jako prostředek úspory.

Stále masivnější využívání chatbotů

Ani v oblasti ATS se však vývoj nezastavil, běží rychle dál, a to v několika směrech. Například se v náboru prudce rozvíjí používání chatbotů, kteří se stávají čím dál důležitější součástí zmíněných ATS systémů. Jde de facto o automatizovanou komunikaci s lidmi prostřednictvím umělé inteligence. V jednoduché a výhradně textové (chatovací) podobě se chatboti používali již dříve. Teď už komunikují i hlasem a dokážou toho daleko víc než předtím. Najít údaje, dokumenty, informace, zodpovědět časté dotazy.

Donedávna by se to mohlo zdát jako science-fiction, ale dnes už chatboti někdy domlouvají i přijímací pohovor včetně rezervace času schůzky v kalendáři personalisty. Začínají také pomáhat s prescreeningem kandidátů.

Vytěžování dat

Dalším významným projevem automatizace je postupné využívání umělé inteligence při vytěžování dat o uchazečích z dostupných online zdrojů, jako jsou sociální sítě. Jde například o automatické načítání dat ohledně uchazečovy pracovní historie z LinkedInu a porovnání se zaslaným životopisem, ověření, jestli a v jaké podobě existuje jeho profi na Facebooku nebo Instagramu a podobně.

Do budoucna se dá očekávat další prohlubování tohoto fenoménu a ověřování kredibility uchazeče na základě digitální stopy, kterou za sebou na internetu zanechává. Na určité citlivější pozice si firmy či organizace budou chtít zájemce o práci prověřit podobně, jako to dnes některé online aplikace umožňují u obchodních společností – z otevřených online zdrojů se dá o většině firem i lidí zjistit velmi mnoho.

Analýza dat z náboru

Pro řadu firem a jejich personálních oddělení je stále důležitější mít k dispozici kvalitní data týkající se celého procesu náboru. I s tím výrazně pomáhají moderní automatizované systémy. Firmy jejich prostřednictvím zjišťují, jak dlouho jim trvá obsadit tu kterou pozici. Také chtějí získat od uchazečů zpětnou vazbu.

Rovněž tato data firmám usnadňují plánovat zdroje v rámci HR. A hodnotit své recruitery: jak jsou vytížení, jakou mají úspěšnost, jestli jsou efektivní. Na základě dat z ATS pak společnosti mění náborovou strategii a přizpůsobují třeba i HR marketing. Díky rychle dostupným číslům z ATS vědí, jaký typ uchazečů se jim na dané pozice nejčastěji hlásí, z jakých inzertních portálů se hlásí nejvíce uchazečů, a má tam tak smysl nadále inzerovat, nebo třeba jaké jsou průměrné platové požadavky uchazečů u jednotlivých pozic.

Videodotazníky

Obzvláště v posledním roce během koronavirových opatření se hodně rozmohla různá alternativní řešení nahrazující pohovory „naživo“. Běžně se využívají standardní videokonference. Například náborová platforma Lusk a některé další oproti tomu obsahují takzvané videodotazníky, kde uchazeč odpovědi na připravené otázky nahraje v libovolném čase a stejně tak i různí hodnotitelé z řad personalistů či manažerů si mohou odpovědi pustit dle své časové preference.

I v této oblasti se dá do budoucna čekat další bouřlivý vývoj. Stále více se zdokonalují různé „face recognition“ systémy, které umožňují hodnotit, kdy respondent lže a kdy mluví pravdu, u které odpovědi zaváhal, byl nervózní a podobně. Je velmi pravděpodobné, že tyto systémy budou masově využívány i v recruitmentu. Existuje stále více zaručených návodů, jak si „vylepšit“ či na míru udělat dokonalý profil na LinkedInu či perfektní CV. Personalisté ale potřebují v omezeném čase autentickou informaci o tom, co před nimi sedí za člověka, zda by se hodil do dané firemní kultury, byl schopen dodržovat firemní hodnoty a podobně. Rádi tak využijí nástroj, který jim v tom pomůže.

Nábor jako ze science fiction?

Jak tedy dnes v Česku může při využití všech nejmodernějších technologií vypadat náborový proces dejme tomu u Jana Nováka do firmy X?

Jana Nováka zaujme inzerát dané firmy a zašle jí elektronickou cestou své materiály. Ty se firmě X automaticky natáhnou do jejího ATS, všechny údaje se zároveň porovnají s LinkedInem, případně i dalšími sociálními sítěmi. Jana Nováka kontaktuje chatbot, který mu příjemným hlasem poděkuje za zaslané materiály, ověří si, že jeho zájem o danou pozici trvá a požádá ho o doplnění případně chybějících údajů.

ATS systém pak na základě údajů zadaných personalistou provede prescreening 250 zájemců, přičemž vezme v úvahu jimi zaslané materiály i podklady získané z dalších otevřených zdrojů. S vybranými 15 uchazeči včetně Jana Nováka pak chatbot domluví vyplnění videodotazníku a zašle jim na něj link. Zároveň jim zašle link i na psychodiagnostický test, test z angličtiny a test manažerských dovedností. ATS systém pak vše vyhodnotí, v případě videodotazníku i za účasti personalisty, manažera, případně i psychologa. A navrhne pořadí jednotlivých kandidátů.

Nejlepší tři uchazeči včetně Jana Nováka jsou pak chatbotem pozváni na osobní pohovor nebo na pohovor přes Google Meet. Zde se poprvé „naživo“ setkávají s lidmi z firmy.

Zní to jako ze science fiction? Ne, dnešní technologie toto všechno umožňují. A jejich rozvoj pokračuje dál, takže na podobná a ještě lepší „science fiction“ řešení se můžeme těšit i do budoucna.

Iveta Hutníková Autorka článku působí jako produktová manažerka náborové platformy Lusk, která je součástí české IT společnosti Meta IT.