Představte si možnost získat maximální užitek ze všech vašich dat, možnost vytěžit klíčové informace a poskytnout je včas těm správným lidem, možnost na základě přesných údajů přijímat informovaná rozhodnutí a díky tomu pozitivně ovlivnit chod vaší společnosti. To vše nabízí některý z moderních analytických nástrojů, pro něž se používá anglické slovní spojení business intelligence (BI). O BI se často hovoří jako o svatém grálu pro firmy, které chtějí lépe pochopit, jak zdokonalit stávající procesy a zvýšit celkovou výkonnost. Ale co je přesně BI a proč by do této technologie měly firmy investovat?

Data na dlani

BI je především jednotný, uživatelsky přívětivý nástroj pro úlohy reportování, vykazování a analýz, který umožňuje samoobslužný přístup k informacím prostřednictvím intuitivního a interaktivního webového rozhraní s funkcemi drilování, tedy možností dostat se od souhrnných informací až k detailu (tímto způsobem se lze v analýzách „propadnout“ například až na jednotlivé obchodní případy). Před pár lety stačilo vedení firmy znát konsolidovaný stav společnosti na konci kvartálu nebo měsíce. Dnes se pracuje v řádech hodin. Stále více podnikatelských subjektů čerpá svou konkurenční výhodu právě ze schopnosti bleskově reagovat na okamžitý vývoj, a proto je nutné mít k dispozici vždy aktuální a přesné informace, stejně jako mít informačně pokrytou celou časovou osu. Moderní BI nástroje umožňují získat odpovědi v reálném čase, navíc bez ohledu na to, kde jsou příslušná data uložena, mohou uživatelé pokládat ad-hoc dotazy pouhým „klikáním“ myší. Jednoduchost uživatelského rozhraní umožňuje rychlé rozšíření BI nástrojů mezi pracovníky společnosti na všech úrovních bez nutnosti rozsáhlého školení.
Přímý přístup do heterogenních datových zdrojů, a to nejen rozličných informačních systémů, ale i například textových a excelových souborů, je další základní vlastnost řešení typu BI. Toto umožňuje jednotlivá data integrovat a konsolidovat.
Moderní BI nástroje umožňují uživatelům různé formy přístupu k informacím. Patří mezi ně interaktivní panely, nástroje pro ad-hoc dotazování, reportování a on-line analýzy, řešení zajišťující proaktivní monitorování, detekci a upozorňování na vzniklé anomálie. Vedle on-line přístupu je k dispozici také řešení pro plánované generování a distribuci statických reportů a sestav, řešení pro „off-line“ analýzy a reporting či možnost využít běžné kancelářské aplikace, jako je MS Excel, MS Word nebo Adobe Acrobat.

Typické úlohy

V každém oboru podnikání se sledují jiné reporty a ukazatele výkonnosti. Nástroje BI lze využít například k tomu, aby vedoucí pracovníci odpovědní za výrobu a nákup mohli efektivněji řídit svůj dodavatelsko-odběratelský řetězec – potřebují tedy nástroje ke sledování a analýze zákaznických objednávek, materiálu, nákladů apod.
V jiném případě BI nástroje umožňují nastavovat měřítka pro vyhodnocování klíčových výkonnostních ukazatelů (KPI), jako jsou přetížení pracovišť, míra ohrožení zakázek nebo status zpoždění. Obchodní manažeři mohou díky nim jednodušeji porovnávat a vyhodnocovat obchodní plán se skutečností a získat tak celkovou představu o výkonnosti společnosti. Vedoucím výroby zase umožňují rychle identifikovat a proaktivně řešit přetížená pracoviště na týdenní a denní bázi.
Implementace u mobilního operátora pomohou zpřesnit revenue assurance kontroly tak, aby byly schopny včas zachytit i menší problémy ve zpracování záznamů o hovorech (CDR) a upozornit na ně.
Nástroje BI se ale neuplatňují jen v soukromém sektoru, svůj nesporný přínos mají i pro veřejné instituce, kde například řeší otázku snadného přístupu k údajům z celé republiky pro jednotlivé úřady ministerstev a usnadňuje operativní rozhodnutí vedoucích pracovníků pomocí okamžitého přístupu k předpřipraveným a pravidelně aktualizovaným sestavám a statistikám.


Obr. 1: Ukázka uživatelského rozhraní nástroje Oracle Business Intelligence

Přínosy využívání business intelligence

Business intelligence přináší uživatelům celou řadu výhod a zdokonalení interních procesů. Mezi nejčastějšími klienti uvádějí:

• zajištění aktuální, přehledné a přitom komplexní informace v uživatelsky přívětivém formátu,
• zvýšení dostupnosti informací s cílem usnadnit proces rozhodování na všech úrovních,
• automatizace procesu varování a upozorňování na vzniklé anomálie včetně možnosti okamžité hloubkové analýzy,
• jednoduchost přizpůsobení reportů a nástrojů konkrétnímu uživateli,
• snížení množství manuální práce při přípravě reportů a tím získání více času na samotnou analytickou činnost,
• minimalizace zapojení IT zaměstnanců do procesu vytváření, úprav a publikování reportů,
• zkrácení procesu tvorby reportů a sestav z řádu týdnů až měsíců na dny až týdny,
• nahrazení aplikace Microsoft Excel tam, kde již nepostačuje.

Z výše uvedeného výčtu je zřejmé, že přínosy jsou skutečně radikální a díky schopnosti rychle, přesně a s minimálními náklady zpracovávat informace umožňují společnostem zvýšit jejich konkurenceschopnost. Zavedení business intelligence do celé společnosti (všech oddělení a zpracovávající všechna data) pak samozřejmě přináší efekt maximální.

Vývoj BI – od informace k poznatku

Donedávna byly nástroje BI určené výhradně pro řídící pracovníky, jakoby jen oni měli potřebu dělat rozhodnutí na základě faktů. Pokud chce společnost dosáhnout stanovených cílů, je nutné, aby fungovala jako jeden celek. A k tomu je potřeba, aby všichni zaměstnanci pracovali s jednotným informačním modelem společnosti a každý měl přístup k aktuálním informacím relevantním pro jeho pracovní zařazení. Jednotný informační model zaručuje například to, že když člen představenstva analyzuje určitý klíčový výkonnostní ukazatel a učiní si jeho rozpad na dílčí ukazatele, tak právě ty budou směrodatné pro nižší úrovně řízení. Takovéto požadavky mají samozřejmě dopad na technologii, která namísto zvládání dotazů hrstky analytiků a generování desítek či stovek reportů musí být schopna obsloužit mnohdy i tisíce informačních pracovníků.
S tím souvisí i správné nastavení systému. BI už nemůže být jen kolekcí statistických výkazů, které chrlí zodpovědní analytici, ale systémem dynamických vazeb mezi klíčovými výkonnostními ukazateli. Ten nabízí uživatelům možnosti analýzy předmětu jejich zájmu a doporučuje jim další kroky. Správně interpretovat obchodní data totiž může jen obchodník, nikoliv analytik, a proto musí být vždy schopen snadno si pro odpovědi na své dotazy „sáhnout“. Takovýto systém sice klade vyšší nároky na implementaci (nestačí definovat, co se má sledovat, ale také jaké jsou kauzální vztahy mezi sledovanými veličinami), ale o to širší může být spektrum potenciálních koncových uživatelů.


Obr. 2: Příklad architektury a technologických možností nástroje business intelligence

BI & SOA

Trendem dnešní doby se stává i integrace BI a business procesů, která přináší synergický efekt v obou oblastech. Vyšší pružnost obchodních procesů vyžaduje znalosti z BI, a naopak akce řízené znalostmi jsou účinnější, když jsou automatizované nasazením SOA. Při takové implementaci je potřeba se zaměřit na následující úrovně integrace:

• Sledování výkonu obchodních procesů – monitoringem procesních dat je možné odhalit slabé místo procesu a včas zabezpečit nápravu.
• Vyvolání akce (automatizovaného business procesu) přímo z panelu nebo z jiného BI nástroje. V případě identifikace problému je pravděpodobné, že bude potřeba přijmout nápravné opatření. Nastartování business procesu na řešení problému pak může urychlit urovnání nevyhovujícího stavu.
• Nastavení business procesů řízených poznatky z BI. V takovém případě informace vstupují přímo do procesu, čímž se v některých případech eliminuje lidský faktor a urychluje postup samotného procesu.

Implementace systému je v případě integrace s jinými systémy náročnější, praxe však ukazuje, že čím větší možnosti systém skýtá, tím více uživatelů jej využívá a tím rychlejší je návratnost investice.

Autor je ředitelem divize podnikových informačních systémů ve společnosti Arbes Technologies.