Dnešní doba velmi akceleruje ve využívání informačních systémů pro různé oblasti v daném podniku či organizaci. Nelze již najít společnost, kde by byl pouze jeden systém, vždy se jedná o několik systémů, které podporují činnosti uživatelů v různých procesních oblastech. Ať už jde o vedení účetnictví, řízení výroby, projektové řízení nebo technickou a konstrukční přípravu. Praxe v každé oblasti ukazuje velký rozdíl mezi potřebami uživatelů, možnostmi informačního prostředí a IT pracovníky a také ve vnímání potřeb uživatelů dodavateli informačních systému. Referenční model může představovat nástroj, který vytváří spojovací můstek právě mezi potřebami všech zainteresovaných stran pro využití daných aplikací.

Referenční modely představují nástroje pro oblast IT řízení, které při správném nastavení umožňují opakované využití znalostí, které již jsou definovány do referenčních modelů. Jsou známy a popsány čtyři základní typy referenčních modelů:

• modely softwaru, obvykle ERP, které jsou často propojené přímo do informačního systému a v určité míře umožňují jeho customizaci, nastavení workflow, nebo dokonce přímé funkcionality daného modulu ERP systému,
• odvětvové modely, které zachycují best practices daného odvětví (automotive, eTOM, zdravotnictví a farmacie, armáda a další) – i pro tento typ referenčního modelu se jedná hlavně o využití pro napojení na informační systém,
• průřezové modely univerzálních procesů (např. velmi rozšířený model dodavatelského řetězce SCOR či model informatiky ITIL),
• modely vzorových projektů nebo nasazení specifických řešení (např. ISO 9001, SOX, řízení rizik a další).

Výše uvedené referenční modely jsou svoji podstatou zaměřené přímo na podporu vybraných procesů informačními systémy. Základní výhodou takto předdefinovaných modelů je následné podstatné zkrácení času na kontrolu procesů a na implementaci informačních systémů, protože ji lze provádět na základě rozdílové analýzy.

Praxe ovšem ukazuje, že je potřeba tvořit referenční modely (prototypové) i jako podporu popisu činností, které mají být v určitých částech návodem pro tvorbu požadavků na informační systém, nebo jako optimalizační kroky, které dané procesy podporují. Na základě správně namodelovaného procesu a rozpadu na jeho jednotlivé aktivity je možné určit metriky pro měření a klíčové ukazatele výkonnosti pro návrh optimalizačních parametrů. Dále je usnadněna koordinace aktivit v rámci procesů a subprocesů a přesné stanovení vazeb a vlastníků odpovídajících za kvalitu výstupu z procesu a také neustálé vylepšování procesů na základě zkušeností z praxe a výstupů z průběžného monitoringu procesů.

Referenční model v tomto pojetí tedy představuje ucelenou část popisu podnikových procesů, které je možné následně využít pro opakované nasazení. Základní částí pro tvorbu referenčního modelu je vytvoření podnikové koncepce metodiky tvorby referenčního modelu, které je možné uplatnit i pro jiné podnikové procesní oblasti.

Koncepce tvorby referenčního modelu

Koncepce tvorby referenčního modelu vybraných podnikových procesů se opírá o metodický postup, jehož základní fází je přesná specifikace jednotlivých činností, které se v daných procesech vyskytují a které musí být vzaty v úvahu při návrhu požadavků na změnu, v návaznosti na inovaci informačních systémů. Z pohledu praxe vnímám stále velký rozdíl v definici požadavků na systém. Grafické vyjádření a velmi striktní rozpad procesů na jednotlivé aktivity a jejich sofistikovaný popis je způsob, jak přesně a efektivně odsouhlasit aktuální způsob práce a přinést možnosti jeho efektivity. Ke každé aktivitě je možné připojit roli nebo funkční místo, které danou aktivitu vykonává nebo na ní spolupracuje (ať už způsobem schvalování, připomínkování nebo jiným způsobem se podílí na dané činnosti). Jsou aktivity, které jsou podpořeny informačním systémem, což znamená, že jejich činnost je automatická. Ke každé činnosti je možné připojit vstupní či výstupní dokumenty a informační aplikace, které činnost podporují.

Seznam funkčních požadavků na systém se totiž musí opírat nejen o IT požadavky ale prvořadě o požadavky klíčových business uživatelů. Vlastní realizace provedení procesní analýzy podnikových, například logistických procesů je realizována v následujících základních fázích, kterými jsou:

• přesná definice problému, neboli určení procesní oblasti, kterou je potřeba pomocí referenčního modelu řešit,
• podrobná analýza procesní oblasti, která je detailizována do následujících kroků: tvorba přehledové mapy podniku včetně základního organizačního členění, detailní analýza procesů logistiky za účelem vytvoření referenčního modelu, specifikace metrik optimalizace pro logistické procesy, identifikace možností sběru a zpracování dat pro určení optimalizace,
• tvorba výstupů – zpracování doporučení na optimalizaci procesů,
• hodnocení provedené optimalizace v dané procesní oblasti pomocí referenčního modelu.

Možnosti využití referenčních modelů

Toto pojetí tvorby referenčního modelu, je koncipováno jako standardní soupis aktivit určité části podnikových procesů. Tento standardní soupis vyjádřený graficky usnadní klíčovým uživatelům přesně určit odpovědnosti za vybrané procesy či aktivity a identifikovat případné odchylky. Výhody referenčního modelu navrženého v procesním pojetí je možné nalézt v tom, že:

• je zaměřen procesně, využívá strategickou taktickou i operativní úroveň plánování.
• je graficky zaměřen do detailu popisu aktivit.
• přes grafické rozhraní lze kontrolovat propojenost a návaznost jednotlivých procesů
• do grafického znázornění je možné následně připojit další elementy, jako role vykonávající aktivity či měření, vstupní a výstupní data, integrace na stávající podporu informačními systémy,
• připojuje jednotlivé navržené KPI a metriky měření a sleduje jejich vývoj.

Referenční model, který využívá grafické prostředí pro modelování procesů, je možné navrhnout a využívat i pro další podnikové procesy. Další uplatnění referenčních modelů je při tvorbě firemních směrnic týkajících se pracovních postupů. Možnosti uplatnění jsou také při porovnání procesů v jednotlivých pobočkách dané společnosti a opětovně při nasazení informačního systému. Referenční model také zabezpečuje udržování aktuálního stavu podnikových procesů s vyšší dávkou automatických kontrolních mechanismů.

Tamara Mazlová