Jistě není nutné zdůrazňovat, že udržení aktuální evidence výpočetní techniky dělá vrásky nejednomu manažerovi, který má tuto oblast na starosti. Zvláště ve větších firmách, které mají nasazeny desítky nebo stovky počítačů, je to opravdu nelehký úkol. Nejde přitom jen o evidenci fyzických zařízení. Udržet si přehled o instalovaném softwaru ve velkých sítích, o jeho legálnosti a využívaných licencích také není snadné. Pro ulehčení této činnosti vyvinula společnost ALC informační systém pro ICT oddělení ALVAO.



ALVAO, informační systém pro IT oddělení, je softwarové řešení, které se skládá ze dvou produktů. Prvním z nich je řešení ALVAO Asset Management (dříve Evidence počítačů), druhým potom řešení ALVAO Helpdesk. Oba tyto produkty jsou navzájem provázané tak, aby pracovníci ICT měli v každém okamžiku detailní a aktuální informace jak o technickém vybavení uživatele, tak i o jeho případných problémech s hardwarem či softwarem. Přestože jsou oba produkty úzce integrované, lze v případě potřeby instalovat a používat řešení samostatně.

ALVAO Asset Management

ALVAO Asset Management je řešení určené pro vedení evidence výpočetní techniky a softwaru, jejich audit a v neposlední řadě i k evidenci a inventarizaci drobného majetku a spotřebního materiálu. Systém eviduje technické údaje hardwaru, které sám zjišťuje a umožňuje jejich doplnění o data, která se automaticky zjistit nedají (např. inventární číslo, identifikaci faktury, data nákupů). Stejně tak program vede evidenci o softwarových produktech, které jsou na jednotlivých počítačích nainstalované. Software je automaticky porovnáván s knihovnou softwarových produktů, která je průběžně doplňovaná a automaticky aktualizovaná přes internet. Samozřejmostí je také možnost manuální aktualizace podle potřeby uživatelů. V programu lze vést evidenci softwarových licencí. Evidovat lze všechny běžné typy licencí. Porovnáním těchto licencí a detekovaného softwaru získáte ucelený přehled o použití softwaru, tzv. audit softwaru.


ALVAO Asset Management – architektura systému
Všechny hardwarové i softwarové změny konfigurací se automaticky zaznamenávají do deníku počítačů. Kromě těchto automatických údajů lze do deníku počítačů zapisovat libovolné poznámky, připojit předávací protokoly, faktury či jiné libovolné elektronické dokumenty (soubory, HTTP odkazy).
Všechny informace v systému se ukládají do uživatelsky upravovatelné objektové stromové struktury. Díky tomuto konceptu lze sledovat životní cyklus libovolných zařízení.
Systém podporuje všechny tiskové sestavy, které se používají v každodenním provozu, jako jsou například předávací protokoly, evidenční karty a různé inventární soupisy. Samozřejmostí jsou funkce pro vyhledávání zařízení podle libovolných parametrů. Pro sofistikovanější vyhledávání je k dispozici dotazovací jazyk a návrhář dotazů.


ALVAO Asset Management – desktopová konzola

Inventarizace přes čtečky čárových kódů

Zajímavý je modul pro inventarizaci majetku pomocí čteček čárových kódů. Inventarizaci lze provádět přes mobilní čtečky PDA s operačním systémem Microsoft Mobile 5 nebo 6. Software je součástí řešení.

Nasazení v sítích pobočkového charakteru

Do jednotlivých částí systému lze pro uživatele nastavit individuální přístupová práva. Práva lze také nastavit na jednotlivé objekty či typy objektů (druhy) ve stromu objektů. Díky tomuto konceptu lze systém provozovat v rozsáhlých sítích pobočkového charakteru.

Sběr dat možný i bez agenta

Systém Evidence počítačů se skládá z desktopové části Konzole a serverové části EpCollector, která se stará o sběr dat z jednotlivých počítačů v síti. EpCollector vzdáleně přistupuje na standardní služby počítače, jako jsou vzdálené registry, WMI a administrátorské sdílení, ze kterých sbírá informace. Tento bezagentový způsob lze používat na strojích s operačními systémy Windows 2000/XP Professional/Vista Business a vyšší. Výhoda takového řešení je jeho „bezúdržbovost“.
Pro případy, kdy nelze bezagentový přístup využít, je k dispozici klasický přístup přes agenty. Agent je na počítačích provozován jako služba nebo jako aplikace. Agent komunikuje s EpCollectorem prostřednictvím protokolu TCP/IP nebo přes sdílenou složku. Mimo síť lze provést detekci pomocí agenta, který může být na disketě či flash disku.

Ukázková databáze

Databázová část softwaru Evidence počítačů pracuje s databázovými stroji MS SQL, MSDE nebo MS Jet. Jejich použití je naprosto rovnocenné a použití jednotlivých databázových strojů závisí především na předpokládané velikosti výsledné databáze (na počtu evidovaných počítačů).
Dobrou pomůckou pro začínající uživatele je pak dodávaná ukázková databáze. Tato databáze je plně funkční a obsahuje kompletní infrastrukturu firmy, včetně „naskenovaných“ počítačů a softwaru. Všechny evidence ukázkové databáze lze měnit, doplňovat a vyzkoušet si tak program nanečisto.

ALVAO Helpdesk – evidence a zpracování požadavků

Další částí informačního systému je řešení pro řízení a správu podpory uživatelů ALVAO Helpdesk. Návrh systému vychází ze standardů pro řízení ICT služeb (ITSM), především doporučení knihovny ITIL. Přestože je toto řešení primárně určeno pro oddělení ICT, lze jej samozřejmě využít i v jiných organizačních složkách uživatele. Helpdesk je zpracován jako intranetová aplikace a využívá společnou databázi s řešením ALVAO Asset Management. Komunikace v systému je řešena přes tři komunikační kanály – elektronickou poštu, webový portál a telefonicky.


ALVAO Helpdesk – architektura systému
Řešení se skládá z několika modulů. Kromě databázového stroje je to Portál, přes který mohou se systémem pracovat jak žadatelé, tak i operátoři a řešitelé. Pro přístup na Portál lze využít jakéhokoliv webového klienta (MS Internet Explorer, Mozilla, FireFox, Opera, ...). Zajímavostí je zobrazování jazykové verze Portálu – jazyk je nastavován automaticky, podle nastavení prohlížeče. K dispozici jsou tři jazykové verze: čeština, angličtina a němčina. Další komponenta, Konzola, je určena pro práci operátorů, řešitelů a manažerů, kde mohou přehledněji řešit větší množství požadavků. Data zobrazovaná v Konzoli mohou dále zpracovávat v aplikacích MS Word a MS Excel. Pro automatické načítání požadavků a komunikaci přes elektronickou poštu je určena serverová komponenta MailboxReader. K administraci celého systému pak slouží modul Admin. Pomocí tohoto modulu se vytváří celá informační struktura aplikace. Jedná se především o správu uživatelů, skupin uživatelů, správu služeb a nastavení oprávnění, kategorií požadavků apod. Nespornou výhodou v sítích s Microsoft doménou je integrace správy uživatelů a uživatelských skupin s Active Directory.


ALVAO Helpdesk – architektura systému

Služby a měření jejich kvality

Díky konceptu vycházejícího z knihovny ITIL lze podporu uživatelů rozdělit na jednotlivé služby podpory. Každou službu lze individuálně nakonfigurovat, přidělit jí okruh řešitelů a zodpovědných manažerů. Díky nastavení kvality služby (SLA), lze potom sledovat úroveň jejího poskytování v každodenní praxi.
Důležitou součástí systému jsou sestavy a statistiky pro manažery, pomocí kterých mají k dispozici informace o aktuálním stavu podpory, ale také archivní informace, důležité pro prognózu budoucích trendů. Systém automaticky dokumentuje průběh řešení a informuje zainteresované uživatele o všech důležitých skutečnostech e-mailem. Veškerá komunikace včetně přiložených příloh je ukládána do databáze. Řešitelské týmy a uživatelé mají k dispozici bázi znalostí či řešení a při opakovaných požadavcích mohou snadno tuto knihovnu využívat.

Závěr

Na závěr se vrátíme k nadpisu článku. Bez kvalifikovaných informací o aktuálním stavu prostředků a zdrojů v ICT oddělení si těžko můžeme představit jejich efektivní využívání a vynakládání. Informační systém ALVAO může při řešení této důležité oblasti rozhodně napomoci.