Od prvních u nás realizovaných softwarových auditů uplynulo už téměř jedno desetiletí. Firmy zjistily, že jednorázový softwarový audit (zjištění, co je nainstalováno, a porovnání s tím, co bylo zakoupeno) nic neřeší a náklady tohoto projektu jsou v podstatě vyhozené peníze, protože pět minut po skončení takového auditu jsou všechny nežádoucí instalace, které předtím uživatelé rychle uklidili (než se to přežene), opět zpátky.


Oprávněně tedy dnes volají po dlouhodobé efektivitě investice a větší výtěžnosti projektů. Začalo se hovořit o software asset managementu (SAM) – procesech aktivního řízení softwarového hospodářství ve firmě, které s sebou nesou tolik žádaný punc „na věčné časy“. Spolu se softwarem je výhodné inventárně zmapovat i existující hardware a třešničkou na dortu bývá znalost skutečného využití těchto firemních aktiv. Cílem SAM je pochopitelně známý evergreen – stoprocentní využití firemních prostředků. Klíčem ke spokojenosti autora i uživatele softwaru je pak umění být skutečně legální, tedy mít vše potřebné, ale neutrácet ani o korunu více, než je nutné.
Kde a jak tedy začít, aby SAM nebyl jen přehlídkou proinvestovaného času? Jak se dopracovat k reálným a viditelným úsporám prostředků, maximalizovat využití existujících zdrojů a ještě ochránit organizaci proti případným problémům z důvodu existence nelegálních kopií softwaru či zneužití firemních zdrojů?

Stanovte si své cíle

Projekt SAM je projekt jako každý jiný. Pečlivě si stanovte jeho cíle. Zajímá vás jen momentální stav instalovaného softwaru? Chcete si ověřit, zda licence opravdu nakupujete nejlevněji? Nebo chcete systémové řešení – získat kompletní evidence, dlouhodobě zamezit opětovnému výskytu nežádoucích instalací v síti a přenést odpovědnost až tam, kam skutečně patří?
Projekt rozdělte do jednotlivých kroků a stanovte si jednoduše měřitelné cíle (pro sebe i pro vedení).

Najděte si spojence

Pokud projekt SAM nebude podporován „shora“, tedy ze strany vedení vaší společnosti, projekt pravděpodobně uvázne už v první etapě. Dalšího spojence budete potřebovat v ekonomickém oddělení. Seznamte je se skutečnými cíly a efekty projektu (bývá jich tam opravdu hodně, jeden zajímavější než druhý). Žádný rozumný manažer nemůže brát projekt SAM na lehkou váhu.

Nepouštějte se do projektu sami

Je to jako se vším – napoprvé to nebývá většinou snadné. Jakmile začnete, vyrojí se před vámi desítky otázek a nutných malých rozhodnutí, která v průběhu prací mohou způsobit velká zdržení, nebo také zcela zásadní komplikace. Právě proto pokusy zpracovat celý projekt jen v interním týmu za běžného provozu skončí většinou patem. Mít možnost konzultovat projekt se zkušenými profesionály, nejlépe certifikovanými v oblasti SAM, ušetří mnohá zklamání, spoustu času a peněz. Avšak dříve, než si někoho takového do firmy pozvete, ptejte se po referencích a již realizovaných projektech. Vyplatí se to.

Když to dneska klapne, zítra budeme mít mnohem méně práce

Výsledkem dobře zpracovaného projektu SAM může být jednoduchá, snadno udržovatelná evidence všeho IT vybavení, ze které jedním kliknutím myši získáte komplexní informaci prakticky o čemkoliv, co vás může zajímat. Od vybavení přiděleného jednotlivým zaměstnancům, přes doporučení, které počítače je třeba inovovat, až po zprávy o programech instalovaných uživateli v průběhu posledních dvou dnů až na úroveň adresáře, do kterého byly programy instalovány, či kdo takovou akci provedl.

Auditovací software – podmínka nutná, nikoliv postačující

Dnešní auditovací nástroje mají již dávno dětské nemoci za sebou a s jejich pomocí je možné zvládnout až osmdesát procent rutinních procesů souvisejících s projektem SAM. Není ale nic smutnějšího, než když firma podlehne nablýskaným obrazovkám obchodníka firmy X a až v průběhu implementace se zjistí, že evidence licencí neobsahuje jejich historii, že nástroj se zadýchává již při zpracování stovek počítačů nebo že instalace, ačkoliv firma tvrdí, že se obcházení jednotlivých počítačů není nutné, na devadesáti procentech z nich nefunguje a je třeba je stejně obejít. Často je přehlížena skutečnost, že kvalita zpracování evidenční části šetří podstatnou část manuální práce. Vyzkoušejte si tedy i každodenní „rutinu“ – zabere vám práce se systémem deset minut, nebo dvě hodiny? Bude příjemná, nebo ji budete odkládat do nekonečna? Před ostrým nasazením auditovacího softwaru jej určitě alespoň měsíc testujte v reálném provozu, na vašich vlastních datech. Nákup takového softwaru bude představovat jednu z vyšších položek na seznamu investic.

Bez ruční práce se neobejdete

Jedinou rutinní prací, kterou za vás žádný program neudělá, je dohledání dokladů k licencím softwaru v účetnictví organizace. Je třeba zkontrolovat, zda doklady o nabytí obsahují všechny náležitosti, a teprve poté je zanést do evidenční databáze licencí. Informace o náležitostech dokladů jsou sice dostupné na internetu na tematických portálech (zeptejtesesama.cz nebo swmpoint.cz), ale platí výše uvedené o konzultaci s odborníkem.

Standardy a normy

Důkazem, že oblast SAM se již nachází ve fázi zralosti, jsou existující normy. Usnesení vlády s číslem 624/2001 definuje závazné postupy a pravidla kontrol legálnosti softwaru a zavedení opatření zamezujících nežádoucím instalacím ve státní správě. V loňském roce se konečně objevily i standardy určené pro komerční sektor ve formě, na kterou je tento sektor zvyklý – tedy ISO norma. ISO/IEC 19770-1 stanovila výstupy, ke kterým by auditorská firma měla dorazit – neboli popsala stopy, které by po správném zavedení SAM procesů ve firmě měly natrvalo zůstat. Rovněž knihovna publikací ITIL, shrnující to nejlepší z praxe správy a údržby IT zdrojů, již obsahuje svazek zaměřený na téma software asset management. Minimálně z těchto zdrojů je určitě vhodné těžit i při vašem projektu SAM.

Autorka je jednatelkou společnosti B:Right Consulting, která se specializuje na řešení v oblasti software asset managementu.