Na úvod si, prosím, přečtěte tyto dvě „systémové“ zprávy:

• První zpráva. Ve středu 13. 11. 2013 v 16.00 dojde k výpadku Exchange z důvodu upgrade na Exchange 2013. Raději neposílejte žádné maily, neručíme za jejich doručení.
• Druhá zpráva. Hezký den.
  Ve středu 13. listopadu 2013 startujeme novou verzi e-mailového serveru, a proto nebude možné od 16.00 posílat maily. Nová verze přinese mnoho výhod, mimo jiné umožní zvětšit schránky z 300 MB na 800 MB a získáte také přehlednější webové rozhraní. S novým e-mailem se vám usnadní a zpříjemní práce.
  Předem děkujeme za trpělivost.
  Inovacím zdar!
  IT tým

Vnímaví čtenáři nyní vědí vše, a nemusí už číst dále. Mezi námi – IT odborníky – je ale řada těch, kteří upřednostní první zprávu před druhou, zkusme tedy pokračovat.

Pro kolegy jste podivíny...

IT oddělení je pro velkou většinu zaměstnanců ve firmě tím podivným doupětem, kde se pohybují ještě podivnější lidé, kteří hovoří řečí plnou anglicismů, zkratek, technického slangu a povýšeného mručení, pokud kdokoliv z ostatních něco z uvedeného nechápe. Spousta vašich kolegů se na vás dívá prizmatem seriálu IT Crowd.

Management je přesvědčen, že když už si „drží“ interní oddělení IT, tak by nemělo docházet k ničemu nepředvídanému. Očekává se, že budete poskytovat levné a spolehlivé služby. Náklady musí být samozřejmě pod těmi, které by účtoval externí dodavatel. Nemusíte shánět žádné zakázky, protože je dostáváte přímo od zaměstnanců firmy.

Všichni ale víme, že realita je značně odlišná, a tak často dochází ke střetu dvou světů:

• Náklady na interní IT jsou téměř vždy vyšší. Interní IT přináší totiž vyšší přidanou hodnotu.
• Komplexní systémy, mezi něž IT infrastruktura bezesporu patří, jsou principiálně nespolehlivé. Těžko se to vysvětluje kolegům, kteří jsou spíše humanitně než technicky zaměření.
• IT systémy vyžadují rychlejší cyklus inovace. Pamatujete si, kolikrát za poslední týden za vámi někdo přišel, že má pomalý počítač?
• Inovace s sebou přináší rizika a komplikace. IT představuje jeden z nejinovativnějších oborů. Je tedy zákonité, že jste-li na přídi, můžete spíše do něčeho narazit.
• Neustále se musí opravovat to či ono. Sebrat všechny požadavky lidí a implementovat je ve světě strojů dá zkrátka zabrat.

Máte schopnosti, ale chybí vám schopnost sebeprezentace

Henry Ford prý kdysi řekl, že kdyby mu zbyl poslední dolar, dal by 50 centů na reklamu. Guru naší branže Bill Gates na to později navázal citátem: „Kdybych měl poslední dolar ve svém rozpočtu na marketing, dal bych jej na PR.“

Tyto výroky nejsou inspirativní pouze pro vaše marketingové a PR oddělení, které se snaží propagovat výrobky nebo služby potenciálním zákazníkům. Na sebeprezentaci byste měli v každodenním kontaktu s vašimi kolegy myslet i vy. IT, které lépe prodává svoji práci, má větší úspěch, než IT, které zvládne více práce, ale neumí ji prodat.

Pokud jste rozhodnuti, že napříště byste svým kolegům spíše rozeslali zprávu č. 2, pak jste na správné cestě, jak budovat ve firmě povědomí o tom, co děláte a jak dobře to děláte.

Myslete přitom na několik základních pravidel:

• Prezentace IT oddělení není jen role CIO.
• Dbejte na kulturu umění sebeprezentace celého týmu IT.
• Zvyšte důraz na preciznost zadání zpráv z projektů.
• Nepodceňujte vyznění zpráv IT pro uživatele.
• Do svého úsilí zapojte IT geeky z ostatních oddělení.
• Buďte aktivní a informujte o svém oddělení v newsletteru, firemním zpravodaji, na intranetu nebo na poradě.

A hlavně – komunikujte s vašimi kolegy jako s lidmi, kterým nestačí jazyk, jenž vkládáte do příkazového řádku.

Ing. Aleš Studený Autor článku Ing. Aleš Studený je ředitelem služeb ve společnosti ALVAO. Jeho tým konzultantů zlepšuje IT v českých i zahraničních firmách tak, aby fungovalo formou služby. Je aktivní v publikaci odborných článků na téma řízení IT (ITSM) a tuto problematiku přednáší na vysokých školách.