Když se podíváme na vývoj u řady větších firem v našem region za posledních pár let, tak jsme mohli pozorovat dva obvyklé fenomény. Za prvé, firmy patřící do mezinárodních skupin sloužily převážně jako zdroje kapitálu ve stylu „dokud to funguje, tak do toho moc nešťou­rej“, tudíž jejich investice řešily spíše krátkodobé a střednědobé rozvojové nebo záchranné cíle. Ty podstatné výzvy ale zůstaly nevyřešeny: především komplexita organizace, komunikačních a informačních systémů a služeb, způsobená architekturou vzniklou mnohdy před více než 10-20 lety – tedy na základě tehdejších trendů a technologií, kdy všechno bylo trochu jinak a pomalejší. A za druhé, v okamžiku, kdy došlo na covidová opatření, se ukázalo, že málokterá firma byla opravdu připravená na skutečný digitální ekosystém a opatření, která realizovala, byla opět většinou spíše krátkodobé povahy. To se týká řady bank, pojišťoven, energetických a telekomunikačních poskytovatelů, a o státních institucích už ani nemluvím. Ale abych nebyl úplně negativní, tak bylo určitě super pozorovat a fandit odvážnějším krokům firem, které pochopily důležitost těch impulsů a začaly se zabývat skutečnou modernizací svých základů – např. Moneta, Škoda Auto, Komerční Banka, ČSOB, T-Mobile, a jiní. Ty zjistily, že není čas čekat, že modernizace, která je pro ně nevyhnutelná, bude trvat, a obrazně řečeno, kdo nenaskočí na tento vlak včas, bude koukat ostatním na záda.

Klíč k úspěchu je v osobitém přístupu a hladu po inovacích

Během své kariéry jsem strávil několik let v rolích transformačního lídra, ředitele informačních technologií nebo provozního ředitele, takže vím z vlastní zkušenosti, že rozhodnutí o tom jestli, kde a jak začít s „sebereinvencí“, nejsou jednoduchá. Řada manažerů netuší, co všechno a jak mohou optimalizovat nebo modernizovat. Nevědí, kde začít a nemají vždy důvěryhodné a objektivní informace. Už když jsem přišel v roce 2010 jako nový ředitel IT do banky v Lotyšsku, několik měsíců jsem slyšel ze všech stran, že věci jsou vlastně v pořádku a že to jinak (lépe) dělat nejde. Ukázalo se, že to nebyla pravda. Možných cest jak dosáhnout změny je asi více, ale podle mého názoru je klíč k úspěchu zejména v osobitém přístupu, vizi a hladu po inovacích v každém vedoucím pracovníkovi. Zároveň je třeba mít relativně rychlý způsob, jak si udělat opravdu objektivní obrázek o stavu věcí, zjistit co funguje a co může selhat a „nastavit zrcadlo“ zvláště těm, kteří říkají „jinak to nejde“ – takové škarohlídy totiž lze najít v každé větší organizaci. Právě při tomto procesu může velmi pomoci třeba metodika APO - Application Portfolio Optimization, kterou společnost Accenture vyvinula na základě vlastních zkušeností.

V čem spočívá metodika APO

Komplexní metodika APO poskytuje ucelený obraz aplikačního portfolia, jeho zdraví, hodnoty a možností jeho optimalizace. Jedná se o ideální a efektivní nástroj určený zejména pro nové manažery technologií, ale také pro business lídry nebo enterprise architekty. Díky němu získají objektivní a nezávislý pohled na své současné i nové výzvy. Snadněji pak identifikují možnosti lepších výsledků, úspor či modernizace své firmy na základě poznatků z mezinárodních trhů. Jsou to totiž aplikace ve formě softwarových řešení, technologií, nástrojů a postupů, které zhmotňují obchodní strategii a vizi služby nebo produktu každé firmy či instituce. A když říkám každé, tak to myslím vážně: v dnešní době je opravdu každá relevantní firma především firmou technologickou, bez ohledu na odvětví nebo velikost.

U těch vizí a strategií to většinou začíná, ale často se setkáme i s tím, že při řešení problému spíše technické povahy se nám podaří najít způsob, jak vytvořit novou hodnotu a spustit řetězec na sebe navazujících pozitivních efektů. Například klient přijde s tím, že ho současný systém brzdí a nevyhovuje a chce jej nahradit jiným. Ano, udělat migraci třeba ERP řešení není asi problém a děje se to. Jenže takový krok většinou stojí nemalé peníze a trvá několik let, než se něco takového podaří. Proto vždy hledáme skutečný důvod pro nespokojenost, díváme se na širší ekosystém dané firmy a nezřídka se ukáže, že postupnou modernizací a kupříkladu rozdělením daného systému na menší, moderně koncipované a navzájem se doplňující části, dosáhneme skutečného wow efektu.

Optimalizace technologií šetří náklady a zlepšuje uživatelskou zkušenost

Ze zkušenosti a z mnoha našich projektů vyplývá, že pomocí metody APO lze při vyhodnocení aplikačního portfolia najít minimálně 10 až 15 % optimalizace. Pro představu – při ročním rozpočtu 100 milionů korun by se jednalo o ušetření nejméně 10 milionů. To nejsou peníze, které najdete na ulici. Pokud chce společnost zajistit dlouhodobě stejnou nebo vyšší kvalitu služeb, takovýchto úspor klasickým škrtáním zpravidla nelze dosáhnout. Pomocí ušetřených prostředků lze navíc vybudovat třeba modernější aplikace pro klienty, lepší CRM či datovou vrstvu, které zjednoduší přístup k datům a usnadní práci s nimi.

Takové optimalizace dosahujeme několika způsoby, které vzájemně kombinujeme. Například často zjišťujeme, že klient vyvíjí nebo udržuje systémy, které mu vlastně nevyhovují nebo je nevyužívá efektivně. Pomůžeme najít vyhovující řešení třeba v systému typu Software-as-a-Service, případně v jiných vhodných cloudových službách. Standardizujeme a automatizujeme procesy nebo pomáháme změnit celý servisní a obslužný model za účelem celkové digitalizace a dosažení lepší zákaznické nebo uživatelské zkušenosti. Během posledních dvou let se také začíná daleko více dbát na udržitelnost – nejen s ohledem na energie a životní prostředí, ale i s ohledem na organizaci, lidské úsilí a širší vnímání dobra.

APO nabízí komplexní pohled na situaci

APO kombinuje 5 klíčových pohledů. Hodnotí jednak funkční pohled a pokrytí kritických obchodních schopností, pak technický pohled a technickou udržitelnost, legislativní a operativní pohled, digitální zralost a připravenost na cloudové technologie, a v neposlední řadě finanční adekvátnost. Jedná se o interaktivní model spolupráce, kombinovaný s moderními trendy v oblasti IT, digitalizace, automatizace a moderních technologií obecně.

Mezi výhody takovéto metodiky patří například robustní struktura, která zkoumá všechny důležité aspekty využívaných technologií na podporu a umožnění businessu. APO je objektivní a nezávislá, kombinuje provozní data, náklady, zpětnou vazbu interních i externích zákazníků a zkušenosti a informace z daného odvětví na celosvětové úrovni.

A jak optimalizace aplikačního portfolia probíhá? Většinu projektů APO realizujeme během osmi až dvanácti týdnů, během kterých společně s týmem klienta vytvoříme nejen ucelený pohled na současný stav, ale také vydefinujeme požadovaný cíl, přibližnou roadmapu přechodu a předběžný business case. Zkrátka jde o podklady, které můžeme vzít na představenstvo, dozorčí radu nebo k vlastníkovi společnosti. Popíšeme aktuální nedostatky, navrhneme jejich řešení, vysvětlíme závěry a doporučení a pomůžeme vám dosáhnout rozhodnutí. Na našich výstupech pak můžeme společně postavit vaši technologickou či modernizační strategii, pokud ji ještě nemáte, a jasně tak svému týmu komunikovat priority, očekávání a možnosti rozvoje.

Adam Leščišin Autor článku působí jako Technology Strategy & Advisory Lead ve společnosti Accenture.