Každá větší firma má IT oddělení, které se stará o provoz koncových uživatelských zařízení. I když často jejich práce spočívá v jejich restartu, čekání, jestli poté budou správně fungovat, občasné instalaci nových aplikací a objednávání nového hardwaru jako jsou počítače nebo notebooky pro nové zaměstnance, či jen náhrady za dosloužilé myši a klávesnice.

Takové IT oddělení se nachází ve schizofrenní roli. Mělo by se správně starat i o běh důležitých firemních aplikací a systémů, ale současně poskytovat i podporu koncovým uživatelům, zaměstnancům firmy. Malé a střední firmy IT oddělení obvykle nemají, ale zato mají někoho, kdo když je problém, tak jednou týdně přijede a zkusí problém odstranit. Tedy alespoň nějaký náznak outsourcingu.

Outsourcing se dnes vyplatí téměř vždy

Jedna z obecných pouček o outsourcingu říká, že se vyplatí, když je poskytovatel outsourcingu schopný nabídnout požadované služby levněji, efektivněji nebo na větší expertní úrovni, než když si tyto služby zajišťuje vlastními silami. Nejinak je tomu u outsourcované lokální podpory IT.

Pod outsourcovanou lokální podporou IT si můžete představit péči právě o koncová zařízení. Můžou to být pro všechny představitelné počítače a notebooky v kancelářích, ale také tiskárny, síťové prvky, kontrolní systémy (evidence příchodů a odchodů, řízení tisku na tiskárnách), v případě prodejních organizací pak správa pokladen a jejich systémů, dalších IT systémů v prodejnách, IT ve výrobních nebo skladových prostorách apod.

Zatímco v minulosti mohla podobná zařízení fungovat autonomně, dnes je potřeba je propojit prostřednictvím veřejných i privátních komunikačních sítí a prakticky v reálném čase sledovat jejich stav a monitorovat činnost. To zvyšuje nároky nejen na kvalifikaci a zkušenosti IT odborníků, ale i na jejich flexibilitu a schopnost řešit problémy rychle (či znásobit jejich kapacitu, pokud je potřeba) a také na dispečerskou (chcete-li řídící roli) vedoucích pracovníků a na schopnosti pracovníků dálkové (telefonické, emailové) podpory.

Už jen při výčtu toho, jakou lokální podporu IT může organizace potřebovat se ukáže zřejmé, že outsourcing těchto činností může výrazně pomoci. Pokud se pak podíváte na kalkulace toho, kolik by stálo zajistit tuto podporu vlastními silami, potom se výhody outsourcingu ukáží velmi zřetelně. Na podporu výrobců a dodavatelů IT systémů se spoléhat nelze. Ti totiž nikdy nebudou schopní vnímat vaše IT systémy z pohledu fungování firmy. To dokáže jen outsourcingový partner, pokud je spolupráce dobře nastavena.

Pro outsourcing mluví i aktuální trendy IT

Vysoké nároky na pracovníky IT podpory klade i několik trendů, se kterými se dnes firmy musí vyrovnávat. Je to především trend k větší flexibilitě při práci a využívání mobilních zařízení. Ve většině firem se prosazuje přístup BYOD – Bring Your Own Device, neboli vezmi si svoje vlastní zařízení. V praxi to nejčastěji znamená to, že zaměstnanci mohou používat svoje chytré telefony a tablety, ale nezřídka i notebooky. Pro zaměstnavatele je to levnější a to i tehdy, když zaměstnancům na zařízení přispívají.

Jenže tato zařízení znamenají bezpečnostní riziko a je proto mít třeba správně nastavenou bezpečnostní politiku. Nejen ochrany dat a řízení přístupu k nim, ale i přístupu k aplikacím a zálohování dat. A správné nastavení a implementace těchto politik už přesahuje možnosti interního IT týmu a vyžaduje specialisty, které může nabídnout právě outsourcingový partner.

Ale i když je hardware i software relativně homogenní, vyžaduje pravidelnou údržbu a to nejlépe preventivní, nikoliv až v případě selhání. Je třeba mít správně nastavené bezpečnostní aplikace, nastavené zálohování (a monitorovat, zda probíhá správně!) či aktualizovat aplikace. To je možné dělat i na dálku, ale vyžaduje to další IT systémy, které se nevyplatí každé firmě pořídit, zatímco pro outsourcingovou společnost jsou základním nástrojem. Totéž platí pro správu síťových prvků, tiskáren a koncových zařízení v místě prodeje nebo výrobních zařízení.

Navíc je dnes stále častější, že se aplikace pro koncové stanice nekupují a nemění se až na konci jejich životnosti, ale pronajímají se. Díky tomu pracují zaměstnanci stále s nejaktuálnějšími verzemi, ale zvyšuje to také nároky nejen na jejich vzdělávání, ale i na schopnosti IT podpory tyto nejaktuálnější verze otestovat před nasazením do firemního prostředí, správně je nakonfigurovat a následně poskytovat zaměstnancům rychlou a efektivní podporu.

Stručně řečeno, outsourcing lokální podpory IT dnes přináší nejen jasnou technologickou výhodu, která hraje důležitou roli v konkurenčním boji i dodržení požadované kvality a dostupnosti ve všech sférách činnosti (ve výrobě, službách i u institucí), ale znamená i jasně vyčíslitelné úspory. A to často velmi výrazné, protože náklady na IT i jejich podporu dnes hrají stále větší roli v rozpočtech firem a institucí.

Zdeněk Novotný Autor článku zastává pozici Operational Manager ve firmě Informatica ECI.

- Sponzor článku -