Pojďme se podívat na proces z oblasti, která se netýká pouze IT a může být ukázkovou vlaštovkou, jak zefektivnit další procesy. Předávací protokoly – pokud se podaří digitalizovat tuto jednoduchou agendu, může to být dobrý příklad pro další postup jak pro IT z pohledu sebevědomí, tak pro celou organizaci z pohledu modelového vzoru.

Přesto, že řada organizací stále ještě lpí na podepisování předávacích protokolů, stále více jich od této „oblíbené zábavy“ ustupuje. Vyhodnotily totiž, že náklady způsobené podepisováním a archivováním papírových protokolů jsou tak vysoké, že by muselo docházet ke skutečně častému mizení majetku a neochotě zaměstnanců se ke ztrátě přiznat, aby se tento klasický postup vyplatil. Pojďme se podívat na to, proč se to děje, a také, zda je zde prostor pro změnu i ve vaší organizaci.

Klasické předávací protokoly jako nutné zlo?

Než se podíváme, jak digitalizovat nebo jak zavádět elektronické protokoly, měli bychom se zamyslet nad tím, proč to celé děláme. V první řadě jde o ochranu majetku společnosti. Pamětníci si jistě vzpomenou na legendární „rozkrádání majetku v socialistickém vlastnictví“. Možná právě proto je možné sledovat ve východních zemích takovou posedlost předávacími protokoly. Pravděpodobně zde cítíme nějaké výrazné riziko. Jde o riziko, že nám naši vlastní zaměstnanci začnou rozkrádat majetek společnosti. Předávací protokoly jsou nástrojem, jak s tímto rizikem pracovat.

Dále se můžeme podívat, jak jsou protokoly dnes často vnímány. IT zaměstnanci si na předávací protokoly často stěžují. Připadá jim, že náklady způsobené podepisováním a archivováním papírových protokolů jsou zbytečné – jde o zbytečnou administrativní zátěž. Navíc IT tým často pracuje s nehmotným majetkem, který dnes nevyžaduje fyzickou návštěvu u uživatele. Podepsání protokolu o instalaci softwaru nebo přidělení přístupu může více než zdvojnásobit náklady na vlastní provedení úkonu. Někdy je až překvapující, jak komplexní předávací protokoly můžou být. V některých organizacích vyžadují podpisy jak předávajícího, tak i přebírajícího. Někde jdou ještě dál a vyžadují i podpis nadřízeného nebo několika nadřízených. Někde chtějí i podpis účetní. To také naznačuje, že vlastní evidence je často úlohou právě lidí z účetního útvaru. To samozřejmě celý systém dále komplikuje a současně snižuje kvalitu výsledných dat, protože data o majetku zapisují osoby, které s ním fyzicky nemanipulují.

Jak chránit majetek společnosti?

Podrobme nyní kritické analýze vlastní nástroj „předávací protokol“. Předávací protokol je oboustranně podepsaná dohoda, že jste zaměstnanci svěřili majetek a budete ho chtít vrátit. Ovšem jakou má tato dohoda soudní vymahatelnost a v jaké situaci ji budete uplatňovat? V situaci, kdy zaměstnanec zapomněl něco vrátit, nebo v opravdu vážném případu, kdy vám zaměstnanec nechce vrátit váš majetek a vy ho budete muset vymáhat? Pravděpodobně nepůjde o stávajícího, dobře pracujícího zaměstnance, ale o zaměstnance, který právě odchází ze společnosti, a to pravděpodobně právě proto, že se vám něco ztratilo, anebo z jiného, neméně vážného důvodu. Situace je tak vyhrocená, že vám skutečně úmyslně nechce vrátit váš majetek. O jak cenný majetek musí jít, abyste v této situaci zahájili soudní spor? Jakou máte šanci, že daný spor vyhrajete, když představujete v soudním sporu stranu toho silnějšího a na druhé straně je jen slabý zaměstnanec. Jistě vám majetek vrátil, pouze ztratil ten zpropadený protokol o vrácení. To se přece může stát každému. Takže jaký má ten protokol vlastně smysl a jaký význam by mělo jej digitalizovat?

Je možné se zbavit předávacích protokolů zcela?

Nejefektivnější řešení je nedělat protokoly vůbec. A skutečně tímto směrem se ubírají trendy mladých moderních společností. Ty si uvědomují, jaký signál vysílá společnost k zaměstnancům, když chce neustále něco podepisovat. Je to signál velké nedůvěry. Proč tedy digitalizovat proces, který vlastně nechcete? Nejlepší je ho neřešit a ušetřit si spoustu starostí a zbytečné administrativní práce. Ale pozor, to neznamená mít ve věcech nepořádek. Naopak důsledný pořádek v evidenci majetku má zásadní vliv v situacích, kdy jen někdo na něco zapomněl. Evidence je vaše rozšířená paměť. Když zaměstnanec vidí, jak jste pořádní a máte ve všem systém, bude vám důvěřovat, pokud mu řeknete, že jste mu ten externí disk předali před třemi měsíci v určitý den, vypadal takto a měl tuto velikost. Takový přehled výrazně pomůže jeho paměti. Velmi také pomůže, pokud bude každý zaměstnanec mít on-line přehled o tom, jaký majetek má aktuálně svěřen k používání. Toto může být řešeno například stránkou na intranetu společnosti.

Obrázek: Každý zaměstnanec on-line vidí, jaký majetek mu byl svěřen, a pomáhá mu to osvěžit paměť.

Zkušenost z praxe popisuje Jozef Hlaváč, IT manažer společnosti Moog Brno: „Veškeré podobné papírové protokoly se snažíme zrušit. Předávací protokoly generujeme jen na některý majetek. Například laptop či mobil. Důvodem je, že to jsou zařízení, která se ráda ztrácejí. Co se týče evidence, zde evidujeme pro uživatele „zajímavé věci“ – například sim kartu, kde si následně uživatel sám může ze systému zjistit PIN a PUK, nebo rodinný benefit, kde může ihned zjistit, co má, nebo nemá, anebo co může mít. Majetek jako jsou flash disky a jiné drobnosti, neevidujeme. Jsou to korunové záležitosti, kde samotná evidence by byla dražší než to zařízení samotné.“

Jaké zvolit správné řešení pro vaši organizaci?

Každá firma musí zvážit, kolik je potřeba investovat to ochrany majetku podle toho, jaká panuje ve společnosti kultura. V tomto mají situaci jednodušší společnosti, kde zatím žádné předávací protokoly nemají, protože jsou schopny vyhodnotit, jak často se jim ztrácí nějaký majetek a zda zavedení předávacích protokolů má ekonomický smysl. Pokud si vyhodnotíte, že bez předávacích protokolů to nepůjde, anebo že jejich zrušení je pro vaši organizaci příliš radikální řešení, pak mohou protokoly mít určitý smysl. To například může být i logické, pokud máme velké množství zaměstnanců rozdílné etické úrovně. Pokud již dnes používáte papírové předávací protokoly, může jejich digitalizace být právě tou cestou, jak směřovat do stavu, kdy nebudou potřeba vůbec. Minimálně jde o řešení, které by mělo výrazně snížit administrativní práci. Současně zůstane zachován formální důraz na transakci předání majetku, který nepochybně zlepšuje chování zaměstnanců s horším etickým základem.

Jak na elektronické potvrzení předání majetku?

Pokud si vyhodnotíte tyto základní vstupní parametry, můžete začít hledat konkrétní řešení. V první řadě jde o vytvoření prostředí, které neotevírá příležitosti ke ztrátám majetku, ale naopak ujišťuje zaměstnance v tom, že potvrdil protokol, který může být použit k vymáhání svěřeného majetku. Pokud si toto uvědomíte, pak pro vás může být mnohem snadnější se rozhodnout, zda chcete mít protokoly v PDF, které budou podepsané digitálním osobním certifikátem a zaslané do osobní datové schránky. Pro navození vhodného prostředí může stačit i tlačítko na intranetu, které vidí pouze heslem ověřený uživatel, a tím elektronicky potvrdí správnost informací v protokolu. Dalším tématem je pak, jak složité workflow chcete nastavovat. Pokud chcete snížit administrativní zátěž, tak bude dobré minimalizovat počet osob, které mají protokol podepisovat. Často se jako efektivní ukazuje řešení, kdy zaměstnanci potvrzují protokoly přímo na intranetu. E-mailem jim automaticky chodí upozornění na nové protokoly nebo na protokoly, které ještě nejsou podepsány. Také je velmi efektivní umožnit protokoly podepisovat hned na IT oddělení, kde se majetek vydává. Zde často stačí potvrdit zobrazený protokol na obrazovce pomocí čipové karty zaměstnance. Tyto jednoduché přístupy používají i velké globální společnosti.

„V rámci digitalizace jsme přemýšleli, jak odbourat podpis papírového protokolu při každém předání, převodu majetku mezi zaměstnanci, nebo dokonce při vrácení zařízení na IT oddělení. Nakonec jsme se rozhodli pro elektronický podpis certifikátem z čipové karty, kterou má k dispozici každý zaměstnanec společnosti. Proces samotný se tak stal velmi jednoduchý. Zaměstnanci je majetek fyzicky předán na IT oddělení, administrátor IT vygeneruje elektronický protokol. Zaměstnanec si může zkontrolovat protokol na monitoru a v případě, že je vše v pořádku, potvrdí jej čipovou kartou. Po potvrzení se vygeneruje a zapíše elektronický podpis přímo do dokumentu a ten je ve formátu PDF uložen do databáze. Díky tomu je pro nás velmi jednoduché prokázat, že ho zaměstnanec převzal. Obavy jsme měli z postoje zaměstnanců, ale k našemu překvapení změnu vnímají pozitivně,“ popisuje své zkušenosti Bc. Alena Randisová, administrátor IT společnosti OEZ, s. r. o.

Je možné zvolit řešení, které bude kombinované mezi popsanými variantami. Pokud vám elektronické protokoly připadají jako „velmi odvážné“ a obáváte se, že to vaši zaměstnanci nebudou respektovat, tak můžete první protokol nechat podepsat fyzicky a současně s ním mít na protokolu uvedeno, že všechny další aktualizace protokolu již proběhnout elektronicky. Při této příležitosti můžete zaměstnanci vysvětlit nový způsob fungování. Nebo pokud naopak zvažujete se protokolů zbavit ideálně zcela, ale určitou míru závazku byste chtěli zachovat, tak můžete první protokol vystavit a nechat elektronicky podepsat s informací, že všechny aktualizace budou již uvedeny na intranetu na zmíněné stránce, kde může zaměstnanec on-line sledovat stav.

Závěr

Ať již zvolíte jakýkoliv přístup, měl by být formálně popsán v IT směrnici, aby o něm všichni věděli a dodalo to celému systému „vážnost“. Nezapomeňte se také zamyslet nad tím, jak se bude řešit odchod zaměstnance, aby byl zápočtový list vydán až po tom, co byl vrácen veškerý majetek, odinstalován i ten nehmotný a zrušeny účty. Jak bylo již řečeno v úvodu, jde nám hlavně o majetek a hospodárné chování. Vše může zlepšit i zavedení pravidla, kdy zaměstnanec, který se o zařízení stará, následně dostane přednostně možnost si dané zařízení odkoupit za zbytkovou hodnotu. To může nejen omezit ztrácení, ale i zlepšit chování zaměstnanců k svěřenému majetku. Příště se podíváme, jak zefektivnit další finanční proces, který se opět úzce dotýká IT oddělení, a tím bude inventura majetku.

Ing. Aleš Studený Autor článku je ředitelem služeb ve společnosti ALVAO. Jeho tým konzultantů zlepšuje IT v českých i zahraničních firmách. Je aktivní v publikaci odborných článků na téma řízení IT (ITSM) a tuto problematiku přednáší na vysokých školách.