S automatizací víte přesně, co máte a za co platíte

Udržovat evidenci majetku v excelovských tabulkách pravidelně aktualizovanou je časově náročné a nespolehlivé. I díky tomu je fenomén „ghost assets“ v poslední době často skloňovaným tématem. Odhady hovoří, že až 65 % firemních záznamů o dlouhodobém majetku je neúplných nebo nepřesných, zatímco 10 až 30 % evidovaných věcí zcela chybí. V takové situaci organizace operuje s majetkem, který neexistuje, což se promítá do finanční rozvahy i do zbytečných výdajů za pojištění věcí, které už nevlastní. To se při bližším ohlédnutí týká každého oddělení, tedy i IT. Dalším důsledkem je dopad na produktivitu. Počítač, který existuje pouze na papíře, není příliš užitečný, když jej zaměstnanec potřebuje k práci. Stejně tak počítač, který sice existuje, ale je na jiném místě, než je uvedeno, čímž je nejen nedostupný pro aktuální použití, ale těžko ověříme jeho technický stav. To povede k dalším nákladům, pokud jej bude nutné znovu zakoupit. S funkcí automatické detekce softwaru a hardwaru vám Asset Management snadno dohledá, zda se počítač aktuálně používá, a případně kde. V deníku si můžete najít záznamy o poruchách, a pokud je nástroj integrován se Service Deskem, tak i související tickety. Asset Management se běžně integruje s ERP a dohledovým systémem, takže se můžete spolehnout, že záznamy odpovídají skutečnosti, a evidujete pouze majetek, který skutečně existuje. Automatická detekce vám navíc ušetří až 70 % času, který byste strávili vypisováním potřebných údajů o technické a softwarové konfiguraci do tabulky.

Audit a inventura už nebudou problém

Už jste si spočítali, kolik vás pravidelné inventury skutečně stojí? Stačí, aby někdo zapomněl zaevidovat např. některý z počítačů na skladě, a lehce tím způsobí nesrovnalosti během inventury, následné dohledávání stojí čas, a tedy i peníze. Pirátský software firmám nezpůsobuje vrásky jen kvůli bezpečnosti, ale i kvůli vysokým finančním postihům, které jim během auditu za něj hrozí. Základní pokuta je standardně stanovena na trojnásobek pořizovací ceny licence a následně se teprve řeší, zda se licence dokoupí, či firma přejde na jiné řešení. Díky automatizaci při evidování majetku i dostupnosti všech potřebných dat zkrátíte menší audit z týdnů na dny, v případě větších auditů z měsíců na týdny a zároveň eliminujete riziko v podobě finančních postihů.

Eliminujte stínové IT a vyhněte se problémům

Stínové IT může přijít firmy velice draho. I z tohoto důvodu velké společnosti běžně vynakládají 40–50 % svých prostředků na IT k jeho eliminaci v podobě důsledných kontrol, zabezpečení a řešení vzniklých problémů. A má to svůj důvod, neověřený a pirátský software představuje riziko nejen v případě auditu, ale potenciální únik citlivých dat může otřást základy i jinak velmi stabilní společnosti. V České republice se to přitom týká až třetiny zaměstnanců, kteří mají na svém počítači nějaký pirátský software. S funkcí správa licencí vždy přesně víte, co za software zaměstnanci používají a na který máte platné licence. To organizaci pomůže nejen omezit bezpečnostní riziko, ale i snížit potenciální náklady spojené s nákupem a obnovou licencí.

Digitalizace předávácích protokolů

S Asset Management se papírová evidence i stohy předávacích protokolů stanou minulostí. Díky kompletní digitalizaci ITAM procesů bude celý postup transparentnější, rychlejší, ale i levnější a šetrnější k životnímu prostředí, protože nebudete muset nic tisknout a vše budete mít dostupné na jednom místě. Při předávání zaměstnanec potvrdí elektronický předávací protokol, který si pak může snadno dohledat v Asset Managementu, stejně jako seznam svěřeného majetku. Předejdete tak nesrovnalostem při nástupu a odchodu zaměstnance, kdy chcete mít jistotu, že zaměstnanec veškerý svěřený majetek převzal či vrátil a na nic se nezapomnělo.

Lepší plánování a alokace prostředků znamená nižší náklady

Plánování rozpočtu i nákup nového vybavení a softwarových licencí je vždy časově náročné a složité. Řada společností pro zjednodušení vychází z tabulkových čísel, která jsou často nepřesná. Důsledkem je, že se nakoupí např. sto nových počítačů, ale potřeba je aktuálně jen třetina, přičemž zbývající kusy zbytečně leží na skladě. Tím se nejen zkrátí jejich provozní záruka, ale zároveň tím společnost alokuje prostředky, které by šly využít v danou chvíli efektivněji. S nákupem softwaru je to podobné. Dle mezinárodních průzkumů je v průměru na každém firemním počítači nevyužitý, či zbytečně instalovaný software za zhruba 260 dolarů. Pro společnost s tisícovkou zaměstnanců to jsou nemalé náklady navíc. Dalším příkladem, kdy vám správa licencí pomůže (Software Asset Management), je situace, kdy u vybraných zaměstnanců plánujete přikoupit licence na pokročilejší funkce některého softwaru, který ovšem s nějakým typem licence používají všichni. Bez Software Asset Managementu by bylo složité zjistit, kdo má jakou verzi a edici softwaru a kteří zaměstnanci upgrade opravdu potřebují. Zvláště v případě, že má firma více poboček a spoustu notebooků mimo kanceláře, je to prakticky nemožné. Některé firmy to pak řeší přechodem na licence s pokročilejšími funkcemi pro všechny (vyšší edici SW) – pokud je to finančně možné. Tím však vznikají často nemalé náklady navíc, kterým by šlo snadno předejít, pokud by firma měla zavedený nástroj a proces pro správu licencí.

Výběr spolehlivého dodavatele je základ

V Asset Managementu můžete kromě technických a účetních záznamů evidovat i svoji dodavatelskou síť. Ke každému novému zařízení navíc můžete přidat fakturu nebo nákupní doklad. V případě reklamace pak snadno zjistíte, kdo zařízení dodal. Nemusíte kvůli tomu zdlouhavě kontaktovat účetní, aby vám doklad poskytla, a riskovat, že mezitím záruka vyprší. Některé firmy to řeší poskytováním licencí do účetních systémů i pro IT, což jsou však další zbytečné náklady navíc. Tím to však nekončí, v Asset Managementu si můžete zjistit, i zda se podobná věc neopakuje stále dokola. Pokud ano, máte tvrdá data pro jednání s dodavatelem o změně podmínek, případně dobrý důvod hledat nového. Tím můžete ušetřit nejen peníze, ale i čas IT a nákupnímu oddělení.

Adam Šima Autor článku je specialista na produktový marketing ve společnosti ALVAO.