Elektronický automatizovaný oběh příchozích faktur je snem většiny finančních ředitelů. Na první pohled přináší samá pozitiva: faktury jsou placené v termínu, obrázky jsou bezpečně uloženy na archivním serveru, kde jim nehrozí ztráta ani poškození a za určitých podmínek lze obrázky faktur považovat za originály, které obstojí u soudních řízení.
Rád bych vás seznámil s aspekty, se kterými se můžete při zavádění elektronického schvalování faktur setkat, a nastínil některá řešení, která jsou v dnešní době k dispozici.

Proces elektronického schvalování faktur se dá rozdělit do několika částí:

Digitalizace faktury

V tomto kroku je faktura naskenována. Výstupem tohoto kroku je co nejlépe čitelný obraz papírové faktury a co nejvíce informací o faktuře. Nyní se podíváme, jak toho co nejlépe dosáhnout.
Důležitým faktorem je kvalita přijatých faktur. Je-li faktura tištěna na vyšumělé jehličkové tiskárně, navíc na tenkém papíře, máme problém. Naštěstí je dnes většina faktur tištěna na laserových tiskárnách na bílý papír, což zajišťuje úspěšné automatické rozpoznání údajů na faktuře.
Faktury jsou opatřeny čárovým kódem a skenovány na profesionálních dokumentových skenerech s podavačem, které zajišťují rychlou a kvalitní digitalizaci papírových originálů. Papírový originál faktury je uložen v zabezpečeném archivu a pojítkem s elektronickým obrazem je právě čárový kód. Pro zvýšení ergonomie práce operátorů skeneru doporučuji zavést na skenovací pracoviště co největší monitor – ideální jsou obrazovky o úhlopříčce 21 palců.
Naskenovaná faktura může být opatřena certifikovaným časovým razítkem, což je obdoba elektronického podpisu. Díky časovému razítku se můžeme za určitých okolností zbavit archivu papírových faktur a tyto skartovat.
Po naskenování přichází ke slovu systémy pro zvýšení čitelnosti naskenovaného obrazu. Tyto systémy umí nastavit optimální kontrast a jas, odstranit šum, sjednotit barevné pozadí, zvýraznit příliš tenké znaky, ba dokonce obrátit opačně vložený papír.
Volitelně lze po digitalizaci obrazu nasadit takzvané vytěžení dat z faktury pomocí technologie OCR. Za tímto termínem se skrývá technologie pro optické rozpoznávání znaků z naskenovaného obrázku a tato technologie dokáže přečíst informace na faktuře a převést je do znaků a čísel, takže je při zavádění do účetního systému není nutné přepisovat. Údaje rozpoznané z faktury se ověřují proti databázi údajů účetního systému, například název a IČO dodavatele je porovnáno se stejnými údaji v účetním systému, a pokud se liší, je údaj buď automaticky opraven, nebo je na chybu upozorněna obsluha OCR pracoviště.
Posledním krokem digitalizace bývá předání obrazu a dat z faktury do zabezpečeného archivního serveru – obyčejně do DMS (systému pro správu dokumentů).


Mapa workflow schválení faktury

Zavedení do účetního systému

Nyní je třeba zavést fakturu do účetního systému z důvodu evidence. Každý účetní systém je specifický, z hlediska elektronického schvalování faktur je ideální takový systém, který umožňuje u každé faktury v něm zavedené vyvolat z DMS systému její obraz a který poskytne DMS sytému údaje důležité pro další schvalování faktury.
Účetní obyčejně DMS systém upozorní, že má ke zpracování fakturu. Otevře si obraz faktury a zavede ji do účetního systému. Poté proběhne automatické předání údajů do DMS systému – informace o čísle faktury v účetním systému, nákladových střediscích, schvalovatelích, objednávkách a další.
Protože účetní pracuje s obrazy faktur po většinu své pracovní doby, je dobré pro jejich pohodlí využít zobrazování faktur na dvou monitorech. Na jednom z nich se zobrazují údaje z účetního systému a druhý otočený na výšku ukazuje obraz faktury. V neposlední řadě přispívá k ergonomii zpracování faktur minimalizace počtu kliknutí, tahů myší a úhozů kláves.
Samostatnou kapitolou účtování je plně automatické zavádění faktury do účetního systému. Pokud je při digitalizaci využito technologie OCR, nic nebrání plnému zautomatizování tohoto kroku. Pokud se ale takto rozhodneme, je třeba mít na zřeteli, že i při automatickém zavádění faktury do účetního systému je třeba provést kontroly, které jsou prováděny účetní před účtováním faktury. Jedná se zejména o kontroly faktury proti objednávce a porovnání údajů na faktuře s dodacími listy. Pokud kontroly proběhnou úspěšně, nic nebrání automatickému zavedení a podle nastavených podmínek možná i přímému zaúčtování faktury bez nutnosti jejího schvalování.


Průvodka skenované faktury

Schvalování faktury

Proces schvalování je různorodý a liší se společnost od společnosti. Nastavení schvalovatelů faktur se může řídit nákladovými středisky, výší částky, druhem zboží, ostatními údaji na faktuře nebo kombinací všech těchto aspektů. Také je třeba vzít v potaz faktury, které pokrývají více objednávek, zálohové faktury a další.
DMS systém, ve kterém je prováděno schvalování faktury, se nejprve spojí s účetním systémem a načte si z něho všechny údaje, které jsou využitelné pro schvalování faktury. Mohou to být všechny hlavičkové i položkové údaje, informace o objednávkách, smlouvách, dodacích listech a dalších účetních dokumentech, které mají spojitost s fakturou. Souhrnu těchto údajů se říká košilka faktury.
Poté DMS systém sestaví takzvanou workflow mapu. To je seznam všech schvalovatelů, jejichž souhlas je nutný pro schválení dané faktury. Schvalovatelé jsou řazeni za sebe, paralelně, nebo kombinovaně podle toho, v jakém pořadí mají fakturu dostat. U každého schvalovatele je určen termín zpracování, možnosti přeposlání faktury k přischválení a způsob chování při nestandardních situacích (například při překročení termínu). Poté je ke schvalovatelům faktura odeslána.
Schvalovatelé jsou obyčejně upozorněni e-mailovou zprávou, že je připraven dokument ke zpracování. Ideálně odkazem z e-mailové zprávy si otevřou DMS systém, prohlédnou obraz faktury, košilku a fakturu schválí, nebo neschválí. Výhodná je možnosti přidání komentáře svého rozhodnutí, přiložení přílohy (např. zápisu z jednání), případně odeslání faktury k přischválení některému z dalších pracovníků.
Mělo by být zajištěno, aby žádný ze schvalovatelů nemohl měnit klíčové atributy faktury, protože by tím mohl sejmout zodpovědnost za schválení faktury z předchozích schvalovatelů, kteří by tímto schválili fakturu s jinými atributy než aktuálními.
Při nasazování systému pro elektronické schvalování faktur bychom měli mít na zřeteli, že elektronický proces schvalování, kompetencí a zodpovědností by měl kopírovat systém schvalování, kompetencí a zodpovědností, který byl používán při schvalování papírových faktur.


Validace vytěžovených dat z faktur

Zaúčtování

Po schválení faktury všemi schvalovateli přichází na řadu její zaúčtování. Účetní, které přijde schválená faktura do složky ke zpracování, ověří, že byly všechny náležitosti splněny a fakturu zaúčtuje. Tím koloběh faktury končí a tato je uložena v elektronickém archivu. Během účtování se do DMS systému přenesou detaily o zaúčtování, datum zaúčtování atd., aby i uživatelé DMS, kteří nemají přístup do účetního systému, mohli využívat těchto informací.
Pro co nejefektivnější zpracování faktur zavádí DMS systémy několik nástrojů. Standardem bývá hlídání splnění termínu – krátce před vypršením termínu je schvalovatel informován o nutnosti zpracování faktury. Po vypršení termínu může být účetní informován o nedodržení termínu, zpracování faktury lze eskalovat na nadřízeného schvalovatele, nebo fakturu automaticky vrátit zpět účetní. Dále existuje audit všech aspektů života faktury – historie práce s dokumentem (kdo a kdy fakturu naskenoval, kdo ji otevřel, kdo schválil, kdo a jak změnil košilku, …). V neposlední řadě jsou zde reporty a statistiky: jaké faktury jsou ještě nezpracované a po splatnosti, kdo zpracovává faktury nejdéle atd.
Při nasazování systémů pro elektronické schvalování faktur se mi velmi osvědčil přístup KISS („keep it simple, stupid“). Čím jednodušší je zpracování faktury, tím lépe, protože přílišná komplikovanost přináší nežádoucí vedlejší účinky.

Autor působí jako professional services manager ve společnosti Syconix.