Systémy správy dokumentů a informací pomáhají pracovním týmům i velkým organizacím efektivně spravovat a organizovat práci s obsahy dokumentů a zajistit jejich maximální dostupnost a ochranu.Tyto DMS systémy pro archivaci a správu elektronických dat a informací se stále více rozrůstají v komplexní řešení pro správu obsahu tzv. ECM (enterprise content management) řešení. Postupně tak může docházet u zákazníka k nahrazení samostatných informačních systémů komplexním ECM řešením. Na druhou stranu, rozsáhlé možnosti těchto řešení kladou stále větší požadavky na dodavatele i odběratele v celkovém využití funkcí daných systémů.


Počet dat, informací, dokumentů v digitální podobě, které musí být podnikem řízeny a archivovány, geometrickou řadou narůstá. Přitom se jedná o data z různých zdrojů, z různých datových formátů. Nedílnou součástí je správa papírových dokumentů, které je potřeba archivovat v originální podobě (např. faktury, smlouvy), ale pro plnohodnotné začlenění do DMS systému je potřeba převést je do digitální podoby a řídit životním cyklem.
Další oblastí je klasická spisová služba, která je v dnešních podmínkách rozšířena o příjem elektronických dat, která do organizace přicházejí, ale také jsou z organizace odesílány. Využívání elektronické pošty zvyšuje rozsah nekontrolovaných objektů, které se následně někam ukládají a není zabezpečena ochrana dat organizace. Je tedy oblast spisové služby součástí komplexního zavedení a fungování ECM systémů? Řešením je buď nasazení systému pro řešení spisové služby a následně jeho integrace s DMS systémem, nebo začlenění spisové služby do celopodnikové správy informací ECM řešení. ECM systémy, zabývající se správou a archivací dat a informací, disponují možnostmi pro strukturované ukládání, indexování nejen jednotlivých příchozích dokumentů, ale i hromadných dat. Systémy ECM komplexně pokrývají veškeré oblasti správy podnikového obsahu (enterprise content management – ECM), mezi které je řazena:

• podniková správa dokumentů – enterprise document management (EDM),
• správa webového obsahu – web content management (WCM),
• správa digitálních (multi)médií – digital asset management (DAM),
• správa neměnných záznamů – fixed form management (FFM, records management),
• správa obsahu – collaboration content management (CCM).

Vlastnosti ECM systémů, jako jsou vyhledávání, sledování životního cyklu, průběh workflow, integrační nástroje pro propojení s dalšími informačními systémy nebo aplikacemi a také rozsáhlé možnosti customizace, byly již dostatečně popsány. Další oblastí, ve které je možno ECM plně využít, je oblast bezpečnosti a zabezpečení obsahu podnikových informací před zneužitím.

Životní cyklus dokumentu

Každý dokument, každý záznam probíhá svým životním cyklem. Systém správy dat kontroluje a řídí celý tento životní cyklus. Služby životního cyklu dokumentu poskytují automatizovanou správu obsahu od připomínkování a schvalovacího procesu přes publikování až po archivaci a zároveň posilují bezpečnost s využitím prověřovacích záznamů. Životní cykly lze konfigurovat pomocí grafického prostředí s jednoduchým ovládáním, umožňují stanovit podmínky a způsob přechodu mezi jednotlivými stavy životního cyklu. Navíc změna stavu může způsobit i nastavení určitých atributů, takže například přechod ze stavu „reviduje se“ na „schválený“ vyvolá změnu přístupových práv nebo vytvoření náhledu dokumentu ve formátu PDF. Obsah je automaticky směrován a všechny přiřazené atributy, jako je revize, editace, schválení a publikování, jsou uplatňovány prostřednictvím předem stanovených obchodních pravidel. Jednotlivé fáze životního cyklu je možné definovat následovně:
obr.

• Tvorba – pořízení, příjem dokumentu elektronicky, naskenováním papírového dokumentu. Jakmile se jedná o hromadné dávky skenování, je tato etapa již přípravnou pro zatřídění a začlenění do DMS systému. Často se používá čárový kód, který zajišťuje vazbu mezi elektronickým dokumentem a originálem a nese v sobě i další popisné atributy.
• Zpracování – začlenění do DMS systémů. Zpracováním se rozumí editace dokumentů, tvorba verzí dle stanovených kritérií, procesy připomínkování a schvalování. Silným nástrojem pro zpracování jsou popisné atributy, dle kterých jsou dokumenty efektivně a rychle vyhledávány.
• Publikace – zveřejnění, zpřístupnění prostřednictvím elektronické pošty, internetového portálů, vytištění dokumentů, odeslání mimo organizaci.
• Archivace, skartace – stažení, archivace dokumentů a případná možnost znovupoužití dle stanovených předpisů. Po uplynutí doby archivace dochází ke skartaci dle skartačního řízení.

Podmínky spisové služby

Spisová služba slouží ke kompletní správě dokumentů, mezi které se počítají písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy vzešlé z činnosti organizace (případně z činnosti jejich předchůdců) nebo do organizace došlé. To znamená dle přesně stanovené metodiky spravovat, třídit a archivovat rozsáhlé objemy jednotlivých záznamů, zajistit jejich přesnou evidenci a začlenění do spisů. Následně archivaci těchto spisů a posléze skartaci v tzv. skartačním řízení.
Spisová služba v rámci České republiky má přesně stanovené předpisy a zákony. Od 1. ledna 2005 vstoupilo v platnost několik nový právních přepisů, které se týkají vedení spisové služby.

• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
• vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
• zákon č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu,
• nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon o elektronickém podpisu,
• vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.

Kontrola požadavků na řízení dokumentů v souladu s platnými zákony navíc bývá i součástí certifikačních auditů systémů managementu jakosti podle normy ISO 9001:2000.
Dle platné legislativy musí každý původce mít ze zákona schválený vlastní předpis pro výkon spisové služby obsahující spisový řád (předpis určující způsob příjmu, evidence, rozdělování, oběhu, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů), skartační řád (předpis stanovující způsob posuzování a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení). V příloze spisového a skartačního řádu by měly být uvedeny vzory některých tiskopisů (např. vzor podacího deníku, skartačního návrhu). Jejich součástí je spisový a skartační plán, tj. systém pro ukládání dokumentů ve spisovně se spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami pro jednotlivé typy dokumentů.




Životní cyklus dokumentu

Základní činnosti spisové služby (životní cyklus)

V rámci automatizovaného řešení spisové služby mají všechny dokumenty, které se řídí touto službou, následující etapy svého životního cyklu:

1. Příjem (podatelna, e-podatelna)
   Elektronická podatelna (e-podatelna) plní úlohu přijetí datové zprávy, jejího uložení, evidence, ověření náležitostí a předání k dalšímu vyřízení, a na druhé straně uložení a evidence vypracovaných datových zpráv, jejich podepisování a odeslání. Provoz elektronické podatelny se řídí přesnými pravidly danými vyhláškou č. 495/2004 Sb. Doručené zprávy se v e-podatelně evidují v souladu se spisovým řádem úřadu. Definované postupy jsou obdobou příjmu klasických podání převedených do elektronické podoby. E-podatelna bývá součástí podatelny. Rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna podle svých interních předpisů.
2. Evidence
   Všechny dokumenty jsou zadány do automatizovaného systému a označeny jedinečným identifikátorem a dále jednacím číslem. Dle příslušné interní metodiky jsou označeny dalšími popisnými atributy, které podléhají evidenci do podacího deníku. Všechny evidované a shromažďované dokumenty, které spolu souvisí (jsou vztaženy k jedné věci, například reklamace), jsou vkládány do jednoho spisu, který je označen atributem – číslo spisu. Všechny náležitosti evidence a správy spisu se řídí podmínkami spisového řádu původce. Kde jsou výhody evidence dokumentů přes automatizované systémy? Tyto systémy jednoznačně generují povinné atributy pro správu dokumentů a také uchovávají v historii záznamy o provedených změnách, včetně časového okamžiku a autora provedených změn v rámci životního cyklu daného dokumentu. Je možný tisk podacího deníku a rejstříků, tak jak to vyžadují podmínky automatizované spisové služby.
3. Rozdělování a oběh dokumentů
   Každý dokument má jednoznačně určeného aktuálního vlastníka (příjemce). Každá změna vlastníka dokumentu (přidělení, předání, převzetí, odmítnutí) musí být přesně zaznamenána. Tzv. tok dokumentů přes organizaci a přidělení vlastníka, případně zpracovatele, je v souladu s organizační strukturou podniku. Jakmile jsou všechny záznamy uzavřeny a ukončeny, dochází k vyřízení celého spisu, za které je zodpovědný tzv. zpracovatel. Spisová služba umožňuje průběžné sledování, kontrolu jednotlivých dílčích úkolů nad záznamy a vyřízení spisu.
4. Odesílání
   Odesílání dokumentů je vedeno stejným způsobem jako jejich příjem. Jsou stanoveny popisné atributy a způsoby práce a nakládání s tímto stavem dokumentu. Pro každý vedený dokument, který se odesílá, zadá zodpovědná osoba seznam uživatelů, kterým má být dokument odeslán (tzv. rozdělovník) a požadovaný způsob vypravení (pošta, e-mail, osobně apod).
5. Vyřízení, uzavření
   Dokument se vyřizuje buď jako samostatný záznam, nebo jako součást spisu. Vyřízením spisu se rozumí vyřízení (ukončení) celé věci, pro kterou byl spis vytvořen, a tím jsou vyřízeny i všechny záznamy obsahující daný spis. Spis je ukládán pod spisovým znakem, který je povinným atributem při automatizované správě spisové služby. Po ukončení celé věci (vyřízení reklamačního řízení, nabytí právní moci, ukončení platnosti, …) se vyřízený spis uzavře, tj. provede se kompletace spisu a zadá se atribut datum uzavření. Od 1. ledna následujícího roku po uzavření spisu začíná běžet skartační lhůta. Do uzavřeného spisu již nelze vkládat další dokumenty.
6. Ukládání, archivace
   Pro ukládání dokumentů a spisů se zřizuje tzv. spisovna, kde jsou tyto záznamy v papírové podobě po dobu nezbytně nutnou a určenou ve spisovém a skartačním řádu. Aby byla zajištěna i automatizovaná správy v této oblasti, jsou tyto záznamy vedeny dle přesně stanovené metodiky v systémech. Archivní kniha a evidence zápůjček jsou vedeny automaticky systémem spisové služby na základě zadaných evidenčních atributů. Musí být systémem zabezpečena neměnnost obsahu všech evidovaných záznamů (dokumentů a spisů).
7. Skartační řízení a vyřazování
   Do skartačního návrhu se automaticky nabízí dokumenty, kterým již uplynula skartační lhůta. Přehledy dokumentů a spisů určených k trvalé archivaci (A), nebo ke zničení (S) a skupina dokumentů, které se rozdělují (V) do předchozích dvou oblastí, jsou automaticky systémem pro archivaci generovány na základě zadaných evidenčních atributů (skartačních znaků).

Závěr

Archivační systém a spisová služba mají ve vaší organizaci sloužit především vašim potřebám a podmínkám. Mohou být modulem celopodnikového informačního systému, jehož prvořadým cílem je poskytovat informace. Jsou to informace o oběhu jednotlivých dokladů po podniku, ať se jedná o papírové dokumenty s elektronickou podporou, nebo přímo elektronicky vzniklé dokumenty. Smyslem těchto systémů je zabezpečit všechny informace organizace tak, jak to vyžaduje buď legislativa, nebo vy jako zákazníci. Jedná se nejen o zabezpečení informací a know-how proti zneužití, ale jednoznačně také o efektivní práci s dokumenty. Mezi hlavní přínosy řešení spisové a archivační služby v rámci ECM nasazení je bezproblémové uvedení spisové služby do souladu s legislativními požadavky. Zamezení nechtěnému zničení a ztrátám dokumentů, zajištění dodržování lhůt pro vyřizování dokumentů v rámci životního cyklu a workflow. Dále to jsou efektivní vyhledávání informací, generování tiskových sestav a statistik dle platných norem a předpisů a manažerská dostupnost informací pro procesy rozhodování a schvalování.

Autorka působí jako senior consultant společnosti Ness Czech.