facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEMS 11/2008 , DMS/ECM - Správa dokumentů

SharePoint a procesní řízení (2. část)

2. část: Správa znalostí, postup zavádění, shrnutí přínosů

Petr Opletal




Další články seriálu:

Nová doba od nás vyžaduje nový přístup. Nový přístup vyžaduje technologickou podporu. Někteří z nás vědí, že je potřeba naši práci formalizovat a podpořit pevnými pravidly, kterým se říká „procesy“.
V první části tohoto článku uveřejněné v minulém čísle jsme vyjasnili charakter prostředí, ve kterém musíme fungovat, a jakým způsobem se nové požadavky na produktivitu a stabilitu procesů projevují v metodách řízení. Získali jsme přehled o škále funkčností, které nám nasazení moderní portálové technologie přinese. Oddělili jsme modelování a podporu řízení procesů nástroji typu BPM – systém. Skončili jsme tím, že jednou z nejzajímavějších oblastí využití SharePointu je řízení životního cyklu dokumentace a tvorba knihoven dokladů a že pro rozumné výsledky potřebujeme koncepci. Takže musíme vyjasnit, jakým způsobem může nasazení SharePointu přispět k účinnosti procesně orientovaného systému řízení. A je nutno říci, že největším přínosem není žádná z technických fines.


Jak bylo naznačeno v předcházející části, SharePoint zdaleka neznamená jen správu dokumentů nebo workflow. Stavebních prvků, které můžeme využívat, je spousta. Navíc stále vznikají další a není nereálné vytvořit (rozumí se „nechat si vyvinout“) vlastní typy funkčnosti, které lze elegantně začlenit a využívat. A toto je poněkud nezřetelná, ale v konečném důsledku velmi zásadní vlastnost ve vztahu ke změně podnikové kultury. Protože pokud to z předchozího nevyplývá, procesní přístup znamená především radikální změnu podnikové kultury.

Správa znalostí

Naprosto kritickým prvkem procesně řízeného systému, který je občas k neprospěchu věci opomíjen či oddělován, je báze metodických informací. Můžeme tomu říkat „znalosti“, ale ve skutečnosti bychom měli pojem „znalosti“ ponechat pro něco jiného (schopnost využít informace k řešení problémů). Jak je naznačeno výše, i sebelépe definované procesy musí zůstat na takové úrovni, kdy lidem nechávají prostor pro uplatnění jejich znalostí a dovedností. Typickým příkladem může být návštěva obchodního zástupce na dodacím místě. Proces může definovat striktní posloupnost úkonů (a předstírat, že se jedná o jednotlivé činnosti), ale dříve či později zjistíme, že realita je jinak. Proto budeme muset na detailní vymezení úkonů rezignovat a na úrovni procesu definovat rámcové požadavky a direktivy. Čím sofistikovanější činnost má být zajištěna, tím větší prostor pro samostatnost výkonných pracovníků a tím vyšší nároky na jejich dovednosti a znalosti. A tím vyšší nároky na kvalitu informací a metody, které musí manažeři při řízení takovýchto procesů a lidí využívat.
Potřebujeme zachytit a zpracovávat zkušenosti pracovníků samotných a sdílet je v týmu lidí, kteří jsou zařazeni ve stejných a spolupracujících rolích. To stejné platí pro poznatky manažerů z kontrol a stonásob to platí pro školení dovedností (zejména pro zapracování nových členů týmu). Musíme zobecněné zkušenosti (doprovázené konkrétními příklady a vysvětlivkami) revidovat a ověřovat, zda a za jakých okolností jsou platné. Chceme je aktivně používat, a proto musí být (byť specifickou) součástí řízené dokumentace. Musí být jasná pravidla pro jejich modifikaci, platnost atd. Takže bychom takovéto informace měli uchovávat například v textovém souboru.
Ale proč bychom to dělali, když SharePoint podporuje wiki? Pokud neznáte wiki, tak se jedná o technický prostředek, jak relativně pohodlně vytvářet síťovou strukturu pojmů. Sice nejpopulárnější použití je elektronická encyklopedie, ale takovýto nástroj můžete velmi úspěšně použít na tvorbu a správu návodů, zachycení zkušeností, případně i tvorbu koncepcí. Analogicky se nabízí nástroj pro vedení diskuse vytvoření diskusních skupin. A pokud máte problémy s informovaností pracovníků a uvažujete nad podnikovým časopisem, je k dispozici nástroj pro tvorbu blogu. Jenže výchozí podoba a základní funkčnost nejsou zdaleka to podstatné. Hlavním přínosem je to, že prostředí nabízí možnosti efektivní správy příspěvků a účastníků.
Zde je uvedena jen menší část funkčnosti, která je standardně k dispozici. Záleží jen na našem tvůrčím přístupu, nakolik ji dokážeme využít. Rozhodně se nejedná o jednoduché použití předem stanoveným způsobem. Je to přesně naopak a právě to lze považovat za velký přínos systému pro procesní orientaci – velká flexibilita a snadné úpravy umožňují vzít jednu činnost v organizaci po druhé a pokusit se je pokud možno radikálně přehodnotit, zjistit, jestli se opravdu musí dělat a jestli není místo dosavadního postupu možné dělat něco úplně jiného. Potom přenést příslušnou záležitost do prostředí SharePointu. Tím se myslí všechny evidence a pseudoagendy, které vedeme v hlavě, excelových sešitech či na papíře. Krásným příkladem je situace, kdy z historických dob je interní telefonní seznam pořád ještě tabulka uložená v souborovém systému a nikde jinde tyto údaje nejsou. A na základě tohoto příkladu si stačí položit a odpovědět na otázku, jakým způsobem by se to mělo udělat.

Obr. 1: Díky kalendáři umístěnému v prostředí Sharepointu mohou všichni zaměstnanci plánovat své aktivity s ohledem na celofiremní kalendář
Díky kalendáři umístěnému v prostředí Sharepointu mohou všichni
zaměstnanci plánovat své aktivity s ohledem na celofiremní kalendář

 

Konfrontujte požadavky s možnostmi

Vedl jsem workshop, který měl umožnit přijmout správné rozhodnutí o tom, zda se MS SharePoint hodí pro podporu procesního řízení. To je v podstatě brilantní myšlenka. Zadání bylo původně velmi rozumné. Dohodli jsme se na tom, že je potřeba představit systém jako celek a následně si vyjasnit, co všechno umí sám od sebe, co je možné, či spíše nutné upravovat jednoduše a rychle jako uživatel, co by měl dělat správce, a kde je potřeba nasadit specialistu. Respektive zástupcům vrcholového vedení tyto možnosti a omezení vysvětlit a konkrétně ukázat. Toto pojetí je v duchu výše uvedených souvislostí velice prospěšné. Takže pokud se budete chtít lépe zorientovat v tom, co je a co není rozumné a možné zvládnout s pomocí podobného typu nástroje, určitě si zorganizujte podobnou pracovní schůzku.
Ovšem dávejte pozor! U zmíněné akce bylo od začátku jasné, že toho je na jeden den příliš. Organizátor neměl čas zajistit příklady a konkrétní požadavky či představy pro řádnou přípravu. A je pravda, že pokud má takový workshop splnit účel a má spotřebovat relativně málo času, musí jednoduše odpovědět na zcela konkrétní otázky – například v podobě: máme tu agendu plných mocí – jak bude její fungování vypadat? Tím se také zabrání střetu představ s reálnými možnostmi, ať už systému, nebo příslušného workshopu. Protože v uvedeném případě šlo vrcholovému vedení především o to, jak systém podporuje pomocí workflow řízení procesů.
Což SharePoint nativně nepodporuje (viz výše). Z toho plyne neoddiskutovatelný požadavek věnovat potřebnou pozornost přípravě. Dobře si vyjasnit cíle a dát jednotlivým tématům potřebný prostor. Navíc pokud nebudeme mít záchytné body typu informační strategie (byť neformální), může být a bude cokoliv účelově zpochybňováno a tím se spolehlivě zablokujeme. Potřebujeme alespoň nějaká východiska. Navíc platí – (žádný) nástroj nemůže zavést pravidla (byť může být podmínkou jejich realizovatelnosti právě jeho nasazení) – ta musí být definována předem. Takže vymezení toho, co si představujete pod pojmy „proces“, povinnosti, časové normativy, role a další, by měla být také alespoň v rámcové podobě k dispozici. A počítejte s tím, že pokud to nemá kulhat na všechny čtyři, bude nutno metodice věnovat potřebnou pozornost.

Obr. 2: Každé oddělení může mít svoji stránku, díky které může nabídnout všechny informace o své činnosti včetně vstupů pro další týmy
Každé oddělení může mít svoji stránku, díky které může nabídnout
všechny informace o své činnosti včetně vstupů pro další týmy

 

Doporučený postup

Pokud tedy budete chtít ověřit, jak bude vypadat využití workflow při správě dokladů a dokumentace, věnujte potřebné úsilí tomu, abyste do „formalizované“ (workflow-realizovatelné) podoby dostali alespoň jeden či dva typy svých konkrétních dokumentů. Nechtějte ukazovat „jak to funguje“ na obecných příkladech. Obecný příklad vychází z jiných předpokladů a podmínek, než platí ve vašem prostředí. Plní úplně jiné požadavky. Je obtížné pochopit, proč by to mělo fungovat právě tak, jak to funguje, protože vy potřebujete vlastně něco úplně jiného.
Většina firem má smlouvy a k nim nějaká pravidla, případně dokumenty s charakterem protokolů (záznamů o kontrole, reklamaci, předání apod.). Pokud se v tomto okamžiku začnete vymlouvat na to, že „ono je to vlastně hrozně složité“ (což je synonymum pro to, že si to každý dělá, jak chce), tak je zkrátka zbytečné uvažovat o automatizaci daných pracovních postupů. Pokud na workshopu budete chtít vidět fungování reálného workflow, potřebujeme řádově několik desítek minut na to, aby se vyjasnilo, odkud se berou (jak jsou zadávány) jaké parametry, co je kde uloženo. Pro pochopení, co se stane ve dvou třech různých (řešených) situacích, je potřeba ukázat průchod příslušným postupem nejméně dvakrát, to znamená dalších několik desítek minut.
Klidně se můžete dívat, jak se (již vytvořené a ověřené) workflow vytváří, ale nic vám to nepřinese. Reálné vytvoření smysluplného workflow s několika činnostmi lidského účastníka trvá obvykle mnoho člověkohodin práce (bez ohledu na nástroje, které použijete). Nemá trvat méně – je to náročná a zodpovědná činnost. Jenže na relativně nízké technické úrovni – je to prostě programování. Je rozhodně zbytečné ztrácet čas tím, že se manažeři dívají, že to „něco umí“ či neumí. Podstatné je, aby oni uměli definovat, co potřebují.
Což znamená, že předtím, než vývojář začne vytvářet workflow, musí být jasno, jak má daný proces skutečně probíhat. Na naprosto triviálním příkladu rezervace sdílených firemních aut se typicky bude několik desítek minut řešit každý jednotlivý krok – a to tím déle, čím víc je u toho lidí. Proto je nezbytně nutné mít proces definován předem, workflow vytvořeno předem, aby se to dalo ukázat – i tak to bude trvat víc než hodinu.

Obr. 3: Pro každý projekt nebo týmový úkol lze vytvořit vlastní pracovní prostor
Pro každý projekt nebo týmový úkol lze vytvořit vlastní pracovní prostor

 

Přínos SharePointu

Jak to tedy je – nakolik je SharePoint využitelný v duchu marketingových prohlášení pro „usnadnění sdílení informací a jejich řízenou tvorbu“, jak to pěkně cituje Kamil Juřík na svém blogu? Můj názor a doporučení je, že přesně v tomto duchu je to nástroj nejen mocný, ale především velmi přívětivý. Je téměř neuvěřitelné, jaké možnosti nabízí i naprosto běžným uživatelům. Navíc získáváme velice zajímavé efekty úzkou integrací s Office. Za zajímavý efekt lze považovat i to, že konečně můžeme opustit „jednorozměrný“ souborový systém a začít organizovat nosiče informací (dokumenty či záznamy) podle jejich přirozených vlastností.
Pokud očekáváte komplexní BPM systém, zcela jistě budete muset pořídit nějaký výše zmíněný „zázračný“ systém nebo počkat na iniciativu MS pod kódovým označením „Oslo“, což by měl být nástroj navazující na BizTalk a související technologie a služby. Ovšem pokud potřebujete definovat jednoznačná pravidla pro práci s informacemi uloženými na intranetu, máte se SharePointem k dispozici velmi efektivní prostředí a nástroje.
SharePoint přináší především velký impulz a výzvu. Ono sdílet informace, klasifikovat a kategorizovat je, mít možnost je elegantně propojit je jedna strana mince. Ta příjemnější. Jenže získat tuto výhodu znamená také provést krok, ke kterému může být těžké se odhodlat. Je nutno převést veškerý relevantní obsah do centrální správy. To znamená převzít obsah, zrušit a zakázat úložiště v souborovém systému (pro všechny stanovené typy dokumentů). A to je krok, který může bolet. Proto se vyplatí učinit jej s příslušnými nástroji, zkušenostmi a osvědčenými postupy. Ale každý, kdo když cokoliv potřebuje, pořád dokola prohledává stovky složek v souborovém systému, jistě tuší, jaký neuvěřitelný potenciál takováto centrální organizace může přinést.
Není potřeba nutit technologii, aby dělala, co sama od sebe neumí (i když i to se dá a je to na jinou delší diskusi). Ono dá dost práce i to, aby se člověk naučil využívat existující funkce. Je to jako s podnikovými informačními systémy – spousta uživatelů si nechá vyvíjet individuální funkčnost místo toho, aby se naučili se systémem pořádně zacházet. SharePoint přináší vynikající a jednoduché možnosti klasifikace a kategorizace informací, jejich centralizaci a relativně účinnou správu. Má zajímavý systém metadat dokumentů a efektivní propojení těchto dat přímo do dokumentů. Získáváme vysoký potenciál automatizace úkonů spojených s vytvářením dokumentů a řízením jejich životního cyklu. Můžeme dosáhnout nebývalé úrovně řízení součinnosti a koordinace práce lidí.
Především ale nabízí dosud velmi neobvyklou možnost – když dobře nastavíte pravidla pro jeho používání, můžete (zkusit) přestat hledat informace. Bude stačit vyčkat – správné informace dorazí samy ke správným příjemcům. A na rozdíl od hledání nikoli v okamžiku, kdy chybí, ale ihned jakmile jsou dostupné. To je jedna z výzev, kterou byste měli včlenit do svých koncepcí nasazení a využití SharePointu.

Obr. 4: Sharepoint 2007


Na téma využití SharePointu pořádá autor článku ve spolupráci s Microsoft inovačním centrem v Brně sérii seminářů.
Více informací na:
www.msic.cz/cz/pro-cleny/skoleni/technicka-skoleni-2/sharepoint---seznamte-se--28

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Další články seriálu:


Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.