V rámci tematického zaměření na enterprise content management v prvním letošním čísle IT Systems jsem si domluvil schůzku s Janem Mošnou, šéfem divize Document Management Systems ze společnosti Siemens Business Services. Naše původně plánovaná půlhodinka setkání se protáhla na téměř dvojnásobek, a mohla by ještě dále pokračovat, nebýt dalších pracovních povinností. Tištěný výstup z našeho povídání máte právě před sebou.


Můžete krátce představit vaši divizi?
Divize Document Management Systems patří do linie Solutions, což vychází z typu dodávek řešení. Přístup Siemens Business Services jako systémového integrátora k projektům je založený na tom, že máme vlastní týmy profesionálů, kteří jsou odborníky v dané oblasti, například ve státní správě nebo v industry, a nejsou pouze produktově zaměřeni. Právě tito lidé a jejich zkušenosti z mnoha úspěšně realizovaných projektů tvoří hlavní přidanou hodnotou SBS.

Co to pro vás znamená?
Znamená to, že mí lidé rozumí velmi dobře vlastní problematice DMS z pohledu zákazníka. Nám nejde prvoplánově o dodávku nějakého konkrétního produktu, ale o to, jak vyřešit konkrétní problémy zákazníka. V dnešní informační společnosti je rychlost a způsob zpracování informace klíčová pro existenci organizace stejně jako pro poskytování komplexní služby občanům. Toto si již celá řada organizací uvědomila, a proto zavádí DM/ECM systémy k řešení „svého světa papírů“, kde se nachází mnoho důležitých informací. Pro nás to znamená, že přicházíme k zákazníkům s určitou historií IT, kde již existuje celá řada systémů, jsou zavedeny metodické postupy atd. A do tohoto prostředí zavádíme DMS, který jde velmi často napříč mnoha existujícími systémy, někdy je také páteřním systémem pro integraci dat a dokumentů. Jedná se tedy o skutečnou systémovou integraci, jejímž cílem je konsolidace a integrace stávajících informačních systémů. Je to propojení světa dat a světa dokumentů (image) a jejich sladění s pracovními postupy a procesy.

To, co popisujete, jde výrazně nad rámec vlastní problematiky document managementu. Můžete to blíže vysvětlit?
Na úvod by se slušelo říci, že název divize DMS není zcela přesný, protože nevystihuje celý záběr naší činnosti a odbornosti. Na trhu se objevují většinou z marketingových důvodů různá označení, jako Enterprise Content Management (ECM) nebo Business Process Solutions (BPS), kam spadá i DMS. My jsme si nadále nechali název Document Management Systems, protože to je název, který je na našem trhu poměrně zažitý a zákazníci mu dobře rozumí. Je ale pravda, že naše řešení v rámci divize DMS jdou daleko za hranice vlastní správy dokumentů (DMS) nebo obsahu (ECM). Pro tento účel jsem si přinesl obrázek našich odborností v rámci DMS, ze kterého je například patrné, že kromě řízení toku dokumentů, workflow, se zabýváme také řízením toku práce mezi jednotlivými aplikacemi (BPM) – viz schéma. Asi nejlépe by výsledky naší činnosti vystihoval název Information Management. Je to myslím i celkový trend vývoje informační společnosti.

Jaký je tedy váš přístup k řešení DMS projektů?
V zásadě dvojí. Buďto jsme to my, kdo na základě znalosti konkrétního odvětví, konkrétní problematiky osloví zákazníka s návrhem, konceptem rozvoje jeho informačních systémů, nebo reagujeme na poptávku zákazníka, který chce vyřešit konkrétní problém. V obou případech využíváme často mezinárodní zkušenosti SBS, tedy naše mezinárodní kompetenční centra, která jsou specializována jak na oblast DMS/ECM, tak i na oblast systémové integrace a bezpečnosti. Toto je cesta, jakou sdílíme zkušenosti z projektů realizovaných mimo Českou republiku, s cílem mít silnou lokální kompetenci k doručování projektů našim zákazníkům. Ale klíčem k úspěchu jakéhokoli projektu je dobře porozumět zadání, respektive co má být cílem projektu z pohledu organizace jako celku, z pohledu klíčových uživatelů. Proto klademe velký důraz na zmapování problematiky v analytické fázi, včetně procesů a metodických postupů. Kromě zkušených konzultantů-analytiků máme v divizi DMS také projektové manažery, kteří mají zkušenost jak s DMS projekty, tak i se systémovou integrací. Jak jsem již řekl, většina našich projektů je o integraci DMS se stávajícími systémy. Dále bych rád uvedl, že pro realizaci DMS projektů máme celou řadu partnerů, jak na globální, tak lokální úrovni, například IBM, EMC/Documentum, Opentext/Ixos, Kofax a mnoho dalších.

Vy sami žádný systém nevyvíjíte, naopak využíváte produkty vašich partnerů?
Využíváme oba postupy. Pro některé zákazníky jsme vyvinuli vlastní řešení pokrývající oblast DIP a archivaci, které lze snadno zaintegrovat do jejich stávajících systémů. Toto řešení jsme úspěšně v různých modifikacích nasadili v ČSSZ a ČNZP. V případě použití produktů třetích stran vystupujeme často jako systémový integrátor, kdy je technologický partner je naším subdodavatelem. V některých případech si budujeme vlastní kompetenci na daný produkt. Zde bych rád uvedl, že se snažíme pracovat s dlouhodobě ověřenými technologiemi a solidními partnery.




Obr. 4: Ukázky z aplikace ARIS IT architect – jednoho z nástrojů vhodných pro modelování architektury IT

Jak se vám daří lokální dodavatele nacházet, co říkáte na loňské akvizice v tomto segmentu?
Akvizice v tomto segmentu na mezinárodní úrovni probíhají již delší dobu a poukazují na fakt, že silní hráči na trhu IT si stále více uvědomují potřebu zařadit DMS do svého portfolia. Pro SBS byl minulý rok v tomto ohledu pozitivní. Naše slovenská sestra (SBS SR) začlenila do své struktury společnost Elas, implementátora produktu FileNet. Pokud se podíváme na změny, které proběhly v České republice, naše portfolio partnerů se příliš nezměnilo, někde došlo ke změně názvu partnera.

Na outsourcing máte samostatnou divizi, poskytujete document management i formou outsourcingu?
Když se podívám na naše document management portfolio, tak outsourcing poskytujeme nejčastěji v kategorii DIP (Document Image Processing), kam patří všechny technologie, jako je skenování, vyčítání dat, validace, indexování, zkrátka vše, kde vstupuje papír a vycházejí data, ať už v podobě image nebo datových vět. Pokud zákazník potřebuje, zajišťujeme pro něj také outsourcing papírového archivu.
SBS na mezinárodní úrovni poskytuje službu, kdy nám zákazník předá svoje dokumenty, například faktury, a my zajistíme vstup údajů z těchto faktur do jeho ERP systému. Další formou je, že nám zákazník předá své papírové dokumenty, případně i data, a my mu zajistíme přístup k těmto datům. Dokumenty nejdříve převedeme do elektronické podoby a následně je uložíme do našeho elektronického archivu, včetně potřebné úrovně zabezpečení. Zákazník potom přes definované rozhraní přistupuje k těmto svým datům a platí za službu přístupu, nebo za tzv. kontejner, dle vyhrazené kapacity v elektronickém archivu.
V současné době chce mít většina lokálních zákazníku papírové originály dokumentů, protože jejich elektronicky verifikované image se zatím v ČR nedají použít při průkazním řízení jako důkaz. Tento bod by byl na samostatný článek, ale je jen otázkou času, kdy to příslušná legislativní změna umožní.

Jak jste připraveni na fakt, že zákazník pracuje s citlivými daty?
Jsme na to připraveni, a to jak v rámci celé SBS, tak i v DMS. Celá firma i konkrétní jednotliví pracovníci mají prověření pro práci s utajovanými skutečnostmi a dále máme vyřešené postupy pro práci s citlivými daty z pohledu zákona o ochraně osobních údajů. Konkrétně se jedná o tyto certifikáty udělené NBÚ: Certifikát informačního systému na informační systém určený pro nakládání s utajovanými skutečnostmi do a včetně stupně utajení „Důverné“ a dále Certifikát bezpečnostní způsobilosti, na základě kterého můžeme pracovat nebo u nás mohou vznikat utajované skutečnosti do a včetně stupně „Důvěrné“. Pro zákazníky, kteří nechtějí, aby se jejich údaje v papírové podobě dostaly mimo jejich pracoviště nebo jejich místo působení, nabízíme službu mobilního digitalizačního pracoviště. Jedná se o kamion vybavený digitalizační linkou, který přijede přímo k zákazníkovi a zpracovává a digitalizuje přímo u něj.

Můžete jmenovat nejčastěji dodávané řešení?
Mluvil jsem už o DIP a vlastní digitalizaci. Často je vstupní branou k tomu, aby se nějaký systém naplnil. Není to nezbytně nutný první krok, ale v určité části procesu dochází na jeho řešení. Dále je to vyřešení vstupních míst, kudy se do organizace dostávají doklady a data, kudy tečou informace. Řada z nich má dnes elektronickou podobu, ale větší část je většinou stále papírová, takže řešíme podatelny, včetně elektronických podatelen. Ve chvíli, kdy už přes podatelnu něco přijde, je obvykle potřeba uložit to na nějaké centralizované místo, takže řešíme jednotlivé elektronické archivy. Nad nimi potom řešíme vlastní document management řešení nebo workflow a nejrůznější schvalovací procesy. Typickým řešením workflow pro státní správu je spisová služba. V komerční sféře je to například automatizované zpracování faktur, které často řešíme v prostředí SAP. V neposlední řadě řešíme i portály, včetně publikačních systémů.

Jak vidíte vývoj document managementu v budoucnu?
Pokud se podívám na současný trh IT v ČR, vzhledem k počtu realizovaných document management projektů a potřebám organizací vidím, že document management je na vzestupu a ještě pár let bude. Po nějaké době se tato disciplína změní v řízení toku informací a současné papírování bude postupně ubývat. DM/ECM systémy jsou v současné chvíli v divizi DMS páteří našich řešení, ale naše vlastní řešení jdou stejným směrem jako vývoj informační společnosti, k information managementu.