V současné době, kdy se počítačová technika stává běžnou součástí života téměř všech pracovníků administrativních složek, je vhodné ji využít i při zpracovávání dokumentů – vytvoření elektronické kanceláře. Elektronická kancelář zajišťuje nejen přehledný a jasně definovaný tok dokumentů v rámci jednotlivých složek podniku, ale nastavuje i daleko vyšší bezpečnost zpracovávaných dokumentů v rámci podniku. Systém, který je zodpovědný za nakládání s dokumenty a jejich správu, se nazývá enterprise content management system (dále jen ECM systém).



ECM je elektronickým systémem pro správu dokumentů a obsahu. Zajišťuje, že dokument vložený do systému, změny a procesy prováděné nad dokumentem jsou snadno identifikovatelné a bezpečné po celou dobu života dokumentu v systému.

Pohledem obchodníka

Implementací ECM systému do své IT infrastruktury sníží zákazník náklady spojené s manipulací s dokumenty, ušetří čas, zprůhlední a zautomatizuje procesy nad dokumenty a v neposlední řadě zvýší efektivitu práce a zisk. Vždy při zavádění nového systému je nutné se pečlivě seznámit s požadavky na správu dokumentů a detailně porozumět všem procesům nastaveným v rámci infrastruktury podniku, případně tyto procesy optimalizovat. Tento krok znamená jisté a někdy i nemalé počáteční náklady, ale je krokem nezbytným s ohledem na správné nastavení parametrů zaváděného ECM systému.

Správa dokumentů

Proces „správy dokumentů“ začíná vložením elektronického dokumentu do systému nebo elektronizací jeho papírové formy. Elektronizace dokumentu přináší řadu výhod v porovnání s udržováním papírové formy dokumentu. Elektronizací papírové formy zrychlíme procesy schvalování jednotlivých dokumentů, eliminujeme duplikaci jednotlivých procesů, nesrovnalosti mezi originály a kopiemi dokumentů a řadu dalších akcí, jakými jsou například nároky na uchovávání dokumentů a náklady na vytváření pracovních kopií dokumentů.
Všechny ECM systémy lze rozdělit na několik částí z pohledu typu použití:

• importní nástroje a rozhraní pro vstup dokumentů do systému (elektronizace, fotografie, OCR),
• nástroje pro uchovávání dokumentů a zajištění životního cyklu dokumentu (auditování, procesní správa),
• nástroje pro vyhledávání a indexaci dokumentů (fulltext, idexace dokumentů, fuzzy search),
• nástroje pro export a komunikaci se systémy třetích stran (e-mail, fax, tisk, CD, DVD, web),
• nástroje pro autorizaci a bezpečnost (spojení s centrální autoritou, nastavení rolí a práv).

Elektronizace procesů prostřednictvím ECM systému vám umožní získání právě toho dokumentu, který potřebujete, a to v řádu sekund i při správě řádově milionů dokumentů uložených v ECM systému. Dále umožní sdílet tyto dokumenty současně s kolegy a nakládat s nimi dle nastavených rolí uživatelů přistupujících k těmto dokumentům.

Implementace ECM systému

Studie ukázaly, že uživatel pracující s dokumentem v průměrném čase dvanáct minut, spotřebuje asi devět minut na vyhledání požadovaných informací v rámci tohoto dokumentu. Zbylý čas (tři minuty) je čistým časem věnovaným samotné práci s informacemi obsaženými v dokumentu. Další výsledky ukázaly, že při práci s dokumenty v papírové podobě dochází v průměru k tvorbě 19 kopií od jednoho dokumentu. Z každých dvaceti dokumentů se jeden dokument ztratí a průměrné náklady na obnovení či znovunalezení dokumentu jsou zhruba pět tisíc korun.
Neméně důležitým faktem hovořícím ve prospěch nasazení ECM systému je stálý nárůst cen papírů, který neelektronickou formu hospodaření s dokumenty velmi výrazně prodražuje. V následujících letech se tyto náklady mohou stát stále významnějším měřítkem rentability.

Časové úspory

Studie PricewaterhouseCoopers uvádí, že průměrný pracovník v kanceláři při práci s dokumenty v papírové formě stráví 40 procent času manipulací s dokumenty, které zrovna nepotřebuje – nehledá. Společnost IDC uvádí, že pracovníci při práci s dokumenty stráví přibližně 20 procent času hledáním informací v nich obsažených a 50 procent času neúspěšným hledáním dokumentů vůbec. Implementací ECM systému tyto nepříjemnosti a časové ztráty odpadají, neboť hledání v systému probíhá v řádech sekund. Dalšími výhodami je možnost získání informací o původu dokumentu, autorovi či aktuální verzi a řadě dalších informací (tzv. meta-dat). Zcela odpadají nároky na tvorbu pracovních kopií a jejich údržbu. Současně je zajištěna bezpečnost dokumentu nastaveních práv pro manipulaci s dokumentem na základě příslušných rolí pracovníka v systému.

Zvýšení ziskovosti – vysoká návratnost

V případě zavádění ECM systému je v počátku zpravidla zaznamenán zvýšený růst nákladů, a to zejména na mapování či revizi procesů v rámci podniku, tvorbu potřebné informační infrastruktury, potřebné přizpůsobení systému přáním zákazníka a v neposlední řadě na školení pracovníků. Z dlouhodobého hlediska zkušenosti ukázaly, že náklady na ECM systém jsou nižší, než by tomu bylo v případě ponechání vedení agendy podniku v papírové podobě. Studie společnosti IDC ukázaly, že návratnost nákladů na zavedení systému je menší než jeden rok a v pětiletém měřítku je návratnost zhruba 404 procent. Polovina společností z provedeného průzkumu dokonce oznámila návratnost investice do poloviny roku.
Společnost EDI Group po zavedení systému odhadla úspory v průměru jednoho až pěti dolarů na dokument. Společnost Gartner zaznamenala úspory 40 procent nákladů vztažených na práce s dokumenty. Tento významný přínos ECM systému je jedním z hlavním argumentů, proč je vhodné jej v podniku zavést.

Zvýšení efektivity

Centralizací úložiště dokumentů je eliminována možnost tvorby neaktuálních kopií dokumentů. Uživatel má přístup pouze ke schválené aktuální verzi dokumentu, ze které si může vytvořit papírovou verzi dokumentu, je-li potřeba. Stejně tak může dokument zaslat e-mailem nebo poslat faxem. Touto centralizací a vytvořením platformy získají pracovníci i vyšší přehled o všech dokumentech, které mají k dispozici, a snadněji se orientují. Výše zmíněné faktory eliminují možnost záměny nebo špatné interpretace obsahu (nekvalitní kopírování, nekvalitní skenování při zaslání faxu).
Základními body zvyšující efektivitu práce s dokumenty jsou následující:

• Vyhledávací nástroje umožňující sofistikované analýzy dotazů a tím zjednodušují a zrychlují přístup k dokumentům.
• Přehledná a jasná pravidla při toku dokumentů v rámci schvalovacích procesů. Možnost notifikací jednotlivých účastníků procesů.
• Eliminace chyb v dokumentech používáním elektronických verzí dokumentů.
• Rychlý – automatizovaný – přechod od tvorby k publikaci dokumentu (publikování na internetu)

Zintenzivnění spolupráce

Zabudované schvalovací procesy poskytované ECM systémem umožňují zintenzivnit týmovou spolupráci v rámci těchto procesů. Účastníci jednotlivých procesů jsou jasně definováni stejně jako jejich role v procesu. Tímto se jednak zamezí tvorbě chyb při práci s dokumentem, ale současně dochází i k eliminaci časových intervalů potřebných pro transfer dokumentů mezi jednotlivými účastníky v porovnání s papírovou formou. V případě, že je ve schvalovacím procesu požadováno více dokumentů, ať už sloužících jako podklady, nebo předmět schvalování, je zřejmé, že účinnost a efektivita elektronických procesů je daleko vyšší, než je tomu u údržby dokumentů v papírové formě.

Automatizace procesů

Jednoznačným přínosem elektronizace správy dokumentů je možnost automatizace procesů nebo jejich částí. Tyto možnosti v papírovém systému vedení dokumentů nejsou, vždy je potřeba zapojit lidskou sílu pro provedení jednotlivých úkonů. V případě zavedení poloautomatizace do papírové správy dokumentů (např. zpracování dopisů – určení PSČ) jsou náklady nesrovnatelně vyšší v porovnání s procesy v elektronickém systému.
Správa dokumentů a řízení procesů prostřednictvím ECM systémů se v dnešní době stává jednoznačným přínosem pro organizaci tento systém provozující, a to s ohledem nejen na finanční úspory, ale i snížení nákladů na zatížení lidských zdrojů.

Autoři jsou konzultanty společnosti Cleverbee, dlouhodobě se zabývají implementací a podporou ECM systémů.