Mezi členy Fóra DLM se řadí zejména evropské národní archivy a další subjekty veřejné správy, ale i řada komerčních firem specializujících se na oblast systémů pro správu dokumentů. Kromě pravidelných setkání členů Fóra DLM se jednou za dva roky konají velké konference, na nichž jsou prezentovány výsledky práce a dosavadní poznatky. Je zde také prostor pro vystoupení delegátů jednotlivých členů a konfrontaci názorů, kterým směrem by se měla činnost fóra dále ubírat. Na konferencích mají účastníci možnost dozvědět se o zajímavých a specifických problémech jednotlivých regionů a jejich řešeních. Největším přínosem Fóra DML bylo vypracování normy MoReq (Model Requirements for the Management Electronic Records – Modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů). Jako příklad praktického využití normy MoReq může posloužit Evropská komise a projekt budování systému EDOMEC (softwaru pro elektronické úřadování EU), nebo přijetí této normy firmou IBM pro své celosvětově aplikované systémy ERM. V podstatě se jednalo o soubor doporučení a požadavků, který je základem pro efektivní a bezproblémové fungování elektronické spisové služby.
Cílem současné navazující normy MoReq2 bylo z původní specifikace MoReq vytvořit již funkční standard pro systémy elektronické spisové služby. Obsahuje i podmínky pro dlouhodobé uložení dokumentu v digitální podobě, zajišťuje bezproblémový export a import těchto dokumentů a jejich vzájemné souvislosti, měl by určit vhodné formáty a média, metadatový model a obsahuje také dodatkové, nepovinné moduly, které se zaměřují na content management (správa informačního obsahu). Na tvorbě standardu se formou připomínkování podílel také Odbor archivní správy a spisovné služby Ministerstva vnitra ve spolupráci s jednotlivými archivy. Ministerstvo vnitra je členem sdružení od roku 2005, v roce 2007 ho doplnil první a zatím jediný komerční český člen sdružení, společnost Gordic, která se problematice elektronické spisové služby dlouhodobě věnuje.
Jedním z účastníků zatím poslední konference v Toulouse v polovině prosince 2008 byl Michal Wanner z Odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra. Se svými poznatky se s námi podělil v následujícím rozhovoru.
Jaké jsou podle vás hlavní závěry posledního zasedání Fóra DLM? Konference završila vývoj specifikace MoReq2 pro systémy spisové služby v elektronické podobě. Ukázala, že o tento „de facto“ standard je ve světě velký zájem, zároveň však konstatovala, že jeho implementace nebude v řadě zemí jednoduchá. Týká se to především těch zemí, které v minulosti vytvořily národní standardy, které nejsou vždy kompatibilní s MoReq2. Na druhé straně množství překladů, přijetí standardu největšími firmami, komerčním sektorem a řadou evropských i mimoevropských zemí ukazuje, že jde o správnou volbu do budoucna. Některá vystoupení naznačila, že tlak na standardizaci od úrovně EU po regiony v oblasti ERMS bude v následujících letech iniciován samotnou Evropskou komisí, která s MoReq2 rovněž počítá. Tvůrci standardu na základě dosavadních zkušeností konstatovali, že poněkud volněji je možno zacházet s metadatovým modelem MoRequ2.
Konference rovněž ukázala, že nelze usnout na vavřínech a definovala i směry, jakými by se Fórum DLM mělo v kooperaci s Evropskou archivní skupinou do budoucna ubírat. Patří mezi ně řešení problémů spojených s přenosem digitálních dokumentů do archivů a problému interoperability, problémů spojených s vlivem nových technologií na spisovou službu a archivní systémy, podpora směrnic k rozvíjení spisovenských znalostí a dovedností v Evropě, vytvoření strategie k ovlivnění rozhodujících činitelů v oblasti implementace ERMS, především vytvářením bezplatných analýz, zajišťováním praktických případových studií a konkrétních řešení pro členy Fóra DLM. Pro české delegáty byla konference příležitostí, jak získat praktické informace pro konání pražského zasedání organizace v roce 2009 a pozvat členy Fóra DLM na toto zasedání.
V jakém stádiu je implementace standardu MoReq2 do legislativy jednotlivých členských zemí a jak je to u nás? MoReq2 přijalo za vlastní standard v oblasti ERMS deset největších producentů softwaru (např. Adobe, IBM, CA, Oracle, Microsoft), jako národní standard jej již zavedlo Rusko. V současné době existuje překlad ruský, korejský a francouzský, dokončován je český, katalánský, polský, portugalský, rumunský, slovinský, maďarský, estonský a španělský. Je zajímavé, že rychleji je standard aplikován mimo Evropu. První překlad vznikl například Koreji. Standard je široce diskutován v Číně. Rychlá je ale aplikace všude tam, kde neexistují národní standardy pro ERMS.
Pokud jde o Českou republiku, překlad standardu je v zásadě hotov, a to včetně kapitoly nula, která vysvětluje některé termíny zavedené standardem české veřejnosti. Jakmile budou do kapitoly nula doplněny údaje o aplikaci metadatového modelu, standard bude zaslán firmě Serco a vystaven na jejích webových stránkách. Předpokládá se rovněž publikace standardu v tištěné podobě. Co se týče legislativy, byly vytvořeny dvě pracovní skupiny. První diskutuje legislativní úpravu standardu navrženou odborem legislativy a koordinace předpisů Ministerstva vnitra, druhá metadatový model. Pokud jde o metadata, již nyní je jasné, že dojde k modifikaci metadatového modelu, která by lépe vyhovovala podmínkám ČR. Standard má vyjít jako příloha vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby.
S výše uvedeným úzce souvisí testování systémů elektronické spisové služby podle standardu MoReq2. Kdy lze něco podobného očekávat u nás? Testováním produktů ERMS v celoevropském měřítku podle MoReq2 byla pověřena německá firma Imbus, která vytvořila testovací skripty, které odpovídají standardu pro testování softwarové dokumentace (IEEE 829). Firmy, které budou chtít uplatnit své produkty z oblasti ERMS v celoevropském měřítku, budou muset pravděpodobně získat certifikát od této firmy. Česká legislativa s testováním těchto produktů nepočítá. Předpokládá pouze, že systémy ERMS budou do tří let od platnosti novely archivního zákona splňovat podmínky národního standardu pro spisovou službu vykonávanou v elektronické podobě, což je upravený standard MoReq2.
Kdy a kde se uskuteční zasedání Fóra DLM v České republice v tomto pololetí v souvislosti s českým předsednictvím Rady EU? Jaká budou jeho hlavní témata? Členské zasedání Fóra DLM se uskuteční v Praze ve dnech 21. a 22. dubna. Zasedání proběhne v budově Národního archivu na Chodovci. Veškeré podrobnosti týkající se jednání naleznou zájemci na webových stránkách www.nacr.cz/dlm/index.html. Program zasedání se teprve vytváří, takže v současné době o něm bohužel nelze říci nic závazného. Zástupci z České republiky budou pravděpodobně prezentovat projekt datových schránek, české zkušenosti v oblasti implementace ERMS atd. Podrobnosti o programu budou zveřejněny buď na výše uvedené webové stránce nebo na webu Fóra DLM – http://dlmforum.typepad.com.

Autor působí ve společnosti Gordic.