Často podceňovaným zdrojem informací ve firmě jsou data. Data jsou však informací jen tehdy, když je máme v pravý čas k dispozici. Enterprise content management (ECM) řešení představují možnost, jak natrvalo získat přehled o všech typech záznamů a využívat tak informace z firemní dokumentace.

Správa fyzických dokumentů – kolik stojí tento luxus?

Typickým příkladem pomalé práce s dokumenty je proces likvidace došlých faktur. Podle studie společnosti Gartner nás zpracování jedné faktury stojí ve středně velké firmě 30 euro. Faktura putuje z ekonomického oddělení, kde byla zaevidovaná, ke schválení objednavateli. Obsah dokumentu dále schvalují manažeři zodpovědní za nákup, vedoucí oddělení a finanční manažer. Faktrura se na závěr vrátí zpět do ekonomického oddělení, kde je zaúčtována a zařazena mezi úhrady.
Další papírové dokumenty v číselch:

• průměrný čas na vyhledání a založení dokumentů je deset minut (Gartner),
• karotékový archiv stojí firmu okolo sedmnácti tisíc euro, jeho roční provoz čtrnáct tisíc euro (Gartner).

Při administrativních činnostech:

• se ztratí jeden z dvaceti dokumentů (Gartner),
• průměrný pracovník ztratí až 8,5 hodiny týdně, protože se z různých důvodů musí „hrabat v papírech“ (Gartner).

Kdo je typickým kandidátem na ECM řešení?

„Drahé“ dokumenty najdeme ve firmě v každém oddělení. Nejčastěji doporučujeme řešit prostřednictvím ECM systémů správu těchto dokumentů:

• faktury,
• objednávky,
• smlouvy,
• stížnosti a reklamace,
• žádosti a registrace,
• formuláře,
• denní poštu,
• ISO dokumentace,
• fotodokumentace,
• e-maily a faxy,
• dokumentace v nestandardních formátech (video sekvence, zvukové záznamy apod.).

Kdy ECM řešení skutečně využijete?

Firmy se rozhodnou pro zavedení ECM systému, protože chtějí zefektivnit práci s dokumenty. Vhodné ECM řešení vytvoří natrvalo pořádek v celé dokumentaci a přehled ve zpracování jednotlivých typů dokumentů. Kdy má smysl uvažovat o investici do ECM řešení? Zde je několik příkladů:

• Denně zpracujete a archivujete velké množství papírových dokumentů – například zákaznické smlouvy a registrace.
• Zpracování dokumentů je pomalé a nepřehledné – například připomínkování a schválení zákaznické smlouvy. Pracujete s více verzemi smluv a nemáte přehled o aktuální verzi.
• Přístup k dokumentům je nedostatečný pro různá oddělení, nebo naopak příliš benevolentní – důležité zejména v případě dokumentů s důvěrným obsahem.
• Pracovníci si nesdílejí informace, každý pracuje s vlastní verzí dokumentu. Dokument často tvoří a připomínkuje více lidí, kterým potřebujeme zabezpečit on-line spolupráci (například příprava zákaznické nabídky).
• Vyhledat dokument či informaci z jeho obsahu vám zabere víc než deset minut.
• Přístup k aktuálním verzím dokumentů potřebujete zabezpečit i pro pobočky.
• Dokumenty jsou zbytečně kopírované či přeposílané e-mailem ve velkých souborech
• Firma musí prokázat řízení dokumentace (např. Management kvality dle ISO).
• Dokumenty musíte ze zákona archivovat a zabezpečit přístup k nim.

ECM není lék na všechno

Elektronické dokumenty či jiné formy nestrukturovaných informací se nachází všude okolo nás. Každá firma má v současnosti implementovaný nějaký systém, který řeší jejich základní požadavky, jako například ERP systémy, CRM, výroba apod. Jde o systémy, které pokrývají správu informací strukturovaného charakteru. Větším problémem se však v současnosti stávají právě ty informace, které jsou povahy nestrukturované. Paradoxem je, že jen tři procenta podnikových systémů dokážou pracovat s nestrukturovanými informacemi (elektronické dokumenty, e-maily, faxy apod.), přičemž ty tvoří až osmdesát procent z celkového objemu všech informací.
Chybou by však bylo předpokládat, že zavedením ECM systému budou vyřešené téměř všechny problémy s podnikovými daty, informacemi. Cesta od dosavadních zvyklostí k zavedení komplexního ECM systému je náročná. Aby ECM systém dosáhl požadovaného přínosu, je nevyhnutelné začít od základů. Vytvořit vhodnou infrastrukturu, zabezpečit bezproblémovou komunikaci mezi systémy, navrhnout nejvhodnější model oběhu a zpracování dokumentů a vytvořit systém pro jejich jednoduchý monitoring.
Proto, aby byl projekt nasazení ECM systému úspěšný, je potřeba zvážit více rizikových faktorů:

• Achillovou patou úspěchu ECM řešení jsou samotní uživatelé. Až 51 procent manažerů má negativní postoj k procesním změnám a 45 procent pracovníků je málo ochotných změnit své návyky ve prospěch procesních změn. Celkem 37,5 procenta zaměstnanců je skeptických vůči iniciativě týkající se změn ve firmě. (Zdroj: National Academy of Public Administration Study)
• Přes to, že ECM řešení v konečném důsledku výrazně zjednoduší správu dokumentace, je to jen technologie, které se je třeba v určité míře přizpůsobit. Proto se nevyhnete změnám v pracovních postupech na všech úrovních firmy. Pokud nejsou změny vhodně prezentované uživatelům, bude se reálné využití nové aplikace rozvíjet velmi pomalu a s malým přínosem.

Další oblasti využití ECM

Možností dalšího rozvoje ECM řešení je několik. Typickým příkladem je propojení správy dokumentů s hlavními byznys aktivitami – například správa zákaznické dokumentace jako podpůrný nástroj prodeje a služeb. Propojením ECM řešení s dalšími podnikovými systémy a procesy, například ERP řešením, business intelligence či produkčními systémy, tak získáte přehled o všech typech informací a procesu jejich zpracování.

ECM řešení jsou čím dál více diskutovaným tématem v těch společnostech, které potřebují zavést přehledný systém pro zpracování firemní dokumentace. Správa dokumentů a jejich obsahu už není jen možností, jak řídit efektivně byznys. Je nezbytností.

Autor článku, Ján Račko, je vedoucím oddělení ECM společnosti Datalan, spoluautor, Jozef Klačan, je ředitelem služeb společnosti Impromat-Computer.