Společnosti Microsoft se podařilo vytvořit prostředí, které se u zákazníků snadno etabluje, nabízí velké možnosti implementačním partnerům a zákazníkovi umožňuje zbavit se závislosti na jednom dodavateli. Dnes je zcela běžné, že u větších firem jsou jednotlivé agendy řešeny různými dodavateli a pro zákazníka je snadné vybrat si pro každou agendu partnera s největšími zkušenostmi a již připraveným řešením. Podíváme-li se na SharePoint z pohledu jednotlivých součástí ECM, zjistíme, že oblasti, které přímo nepokrývá, je možné snadno doplnit existující nadstavbou (obr. 1).

SharePoint jako ECM z pohledu základních vlastností a rozšíření o nadstavby

Document management

SharePoint poskytuje základní funkce pro práci s dokumenty. Pokud je však chceme produktivně využívat, zjistíme, že nejsou dostatečné a že je třeba hodně programovat. Z toho důvodu partneři společnosti Microsoft, kteří se oblasti ECM dlouhodobě věnují, připravili nadstavby, které potřebnou funkcionalitu nejen doplní, ale v podstatě již řeší celé agendy, jako je například zpracování faktur, smluv, ISO dokumentace apod. Díky tomu je dnes SharePoint dostupný nástroj, kde je možné rychle nasadit konkrétní řešení správy různých typů dokumentů, což je trend dnešní doby.

Collaboration and community management

Díky svému mládí a nativní integraci s MS Office je toto jedna z oblastí, kde SharePoint poskytuje plnou funkcionalitu.

Web content management

Jde o specifickou oblast ECM, kterou lídři na trhu obvykle řeší samostatnou aplikací, integrovanou s document management. SharePoint vznikal právě jako aplikace pro tvorbu webů a podporu spolupráce, čili v této oblasti poskytuje dostatečnou funkcionalitu. Na druhou stranu z toho pramení i omezení, která má v oblasti správy dokumentů a workflow.

Records management

Records management má v České republice zvláštní postavení. Z nějakého důvodu u našich firem není vnímán tak důležitě jako v jiných vyspělých zemích. V podstatě se jedná o správu firemních záznamů a o schopnost v případě potřeby doložit požadované informace. U nás částečně s touto problematikou souvisí i tzv. spisová služba, což je jedna z oblastí, kde se nám podařilo legislativně vytvořit prostředí upřednostňující pár lokálních řešení před světovými trendy. Z hlediska SharePoint je records management minimálně podporovaná oblast, pro kterou však ve světě existuje řada nadstaveb.

E-mail management

SharePoint plně podporuje integraci s e-mailem, ale oproti vyspělým systémům nenabízí prostředky pro archivaci a snížení zátěže mailových serverů. Je to dáno i tím, že zde Microsoft nabízí jiné řešení v podobě Exchange.

Capture and delivery

Skenování ani OCR vytěžování dat není součástí SharePoint, nicméně integrace je snadná a existuje řada partnerských řešení. Z mého pohledu je to dobře, protože je škoda být v této rychle se rozvíjející oblasti vázán na jednu technologii. A pro implementační partnery, kteří jsou schopni vybrat z různých řešení to nejvhodnější a zaintegrovat ho, není nic horšího, než když dodavatel ECM koupí společnost poskytující skenovací a vytěžovací aplikace a začlení ji do svých řešení jako preferovanou platformu.

Business process management

BPM neboli workflow je jedno z nejslabších míst SharePoint při zpracování větších objemů dokumentů. V SharePoint neexistuje grafický návrhář a workflow je nutné programovat. Rovněž pro dosažení požadované výkonnosti je třeba mít odpovídající zkušenosti a vlastní design přizpůsobit možnostem technologie SharePoint. Není divu, že se v této oblasti úspěšně etablují světové firmy poskytující nadstavby pro efektivní tvorbu workflow v SharePoint. Tato řešení jsou celosvětově používána a dosahují velmi dobrého poměru ceny a výkonu. Za přijatelnou cenu umožní workflow rychle navrhnout a udržovat, jediné větší omezení je již zmíněná výkonnost při zpracování velkých objemů, která je dána architekturou SharePoint. Pro úspěšné nasazení je důležité zvolit si takového partnera, který již má s implementací rozsáhlejších workflow v SharePoint zkušenosti a ví, čeho se vyvarovat.

Archiving

Archivace je poslední z omezení základní technologie. SharePoint není vhodný pro ukládání velkého množství obsahu a nepodporuje českou legislativu pro dlouhodobou archivaci. To ostatně ani většina jiných technologií, i proto, že současná legislativa týkající se elektronických dokumentů ještě stále není úplně jasná. Paradoxně z tohoto druhého důvodu je absence archivu spíše přínosem, protože existuje řada lokálních řešení, která požadovanou funkcionalitu doplňují, a zejména jsou schopna reagovat na změny a rychlý rozvoj v této oblasti.

SharePoint staví na principech týmové spolupráce

Zmiňme ještě jednou věc, která je při implementaci zásadní. Bez ohledu na to, jak robustně a srovnatelně s předními ECM technologiemi se SharePoint tváří, je nutné vždy počítat s tím, že ne ve všech oblastech je maximálně přizpůsobitelný a že nebyl koncepčně navrhován jako komplexní řešení pro správu dokumentů, ale spíše jako nástroj pro týmovou spolupráci. Určitá omezení v přizpůsobitelnosti však nejsou z mého pohledu vždy na závadu, neboť trendem dneška je maximálně využívat připravenou funkcionalitu a upravovat opravdu jen to nejnutnější. Při implementaci se občas setkáme s funkcemi, jejichž chování odráží vizi společnosti Microsoft na to, jakým způsobem se s dokumenty má pracovat, ale přesně neodpovídají představě zákazníka. Měnit toto standardní chování SharePoint možné je, ale bývá obvykle velmi náročné a nákladné, a to i z pohledu budoucí údržby řešení. Proto je k SharePoint dobré vždy přistupovat s tím, že za dobrou cenu dostáváme velmi kvalitní řešení, které je ale postaveno na určitých principech a s těmi je nutné se ztotožnit.

Otevřené a dostupné ECM řešení

Pokud chce zákazník využívat SharePoint jako ECM systém, měl by k němu přistoupit jako ke klíčové aplikaci s požadavkem na vysokou dostupnost. Je velmi důležité vytvořit provázané vývojové, testovací a produkční prostředí. Microsoft poskytuje nástroje, které podporují přenos řešení mezi prostředími, nicméně aby vše spolehlivě fungovalo, je nutné zvolit způsob, jak bude přenos technologicky zajišťován, jaké budou navázané procesy, které zajistí konzistenci dat a aplikací, a také jak bude garantována ochrana dat. Je třeba, aby s tímto implementované aplikace již počítaly a byly navrženy tak, aby je bylo možné snadno přenášet.
Celkově je SharePoint, dle mého názoru, velmi povedenou alternativou k velkým ECM řešením. Společnosti Microsoft se podařilo vytvořit unikátní obchodní prostředí, které je přínosné jak pro uživatele, tak pro implementační partnery. Je to technologie, kde je zajištěn další rozvoj v závislosti na nových trendech a zároveň jde o otevřené a dostupné prostředí. Zákazníkům přináší cenově zajímavou alternativu, otevřenost, řadu specializovaných řešení a implementačních partnerů. Partnerům dává velmi silnou marketingovou podporu a možnost soustředit se místo na prosazování určité technologie na vývoj kvalitních řešení.

Štěpán Pšenička
Autor je ředitel ECM divize ve společnosti Sabris.