Co se týče integrace informačních systémů, je situace ve většině výrobních firem velmi podobná. Funguje zde aplikace pro řízení výroby, účetní systém, potom systém, v němž jsou spravována data o zákaznících, personalistika, řízení skladů, objednávkový systém a nejspíš i několik dalších. Možná jsou dvě nebo tři skupiny funkcí pokryty různými moduly stejného systému (například účetnictví, řízení skladů a schvalování objednávek). Kromě toho je řada záležitostí řešena v kancelářských programech nebo na papíře. A je téměř jisté, že v budoucnu budou postupně nasazovány další informační systémy.

Čtyři varianty integrace

Při integraci informačních systémů je možné postupovat v zásadě čtyřmi způsoby:

1. Implementace integrační platformy a poté postupné propojování všech systémů a databází k této integrační platformě. To je řešení elegantní, nicméně v mnoha případech příliš nákladné, pracné a zdlouhavé.
2. Uspořádání typu „špagety“, tedy propojení systémů stylem „každý s každým“, respektive s téměř každým. To je jednoznačně nejhorší volba. Vzniká tak uspořádání nepřehledné a náročné na správu. Při téměř každé procesní změně je zapotřebí do rozhraní zasahovat. Většina podniků, které takové IT provozuje, si je ostatně nevybrala cíleně. Na začátku bylo nejspíš zapotřebí vyřešit propojení dvou konkrétních systémů, takže vznikl můstek. Po čase přibyl další můstek, a postupně tak vyrostly ony pověstné špagety, které neuvěřitelně komplikují provádění každé další změny – a to často i dílčí změny v jednom ze systémů. Třeba ze zdánlivě jednoduchého upgradu se tak může stát noční můra.
3. Integraci systémů vůbec neřešit a požádat asistentku, aby při řešení některých obchodních záležitostí přepisovala data z jednoho systému do druhého. Ve velmi malých firmách to může být dočasně rozumná volba, zvláště pokud je k dispozici dostatečně ochotná, trpělivá a pečlivá asistentka.
4. Integrovat jednotlivé systémy pomocí výměny strukturovaných dat – XML dat, která dokáží velmi přesně definovat a popsat i velmi složité datové struktury, a co je především důležité, jsou vhodná pro výměnu nejen dat (datum, jméno, číslo součástky apod.), ale i celých dokumentů. Takové uspořádání lze stručně shrnout tak, že jednotlivé informační systémy nadále fungují samostatně nad svými databázemi a komunikace mezi nimi je pokryta přenášením balíků dat ve formátu XML. Oběh XML dat je centrálně řízen a často obsahuje i schvalovací kroky. Tato integrace je obzvláště výhodná, pokud existuje potřeba nejen si data mezi systémy vyměňovat, ale před samotnou výměnou provést jejich doplnění (i ruční) a jejich schválení, nemluvě o situaci, kdy mají být schválena data z více systémů najednou…

Jak na integraci pomocí XML?

K tomu, aby takové uspořádání dobře fungovalo, je zapotřebí zajistit následující:

• Všechny informační systémy v podniku by měly podporovat formát XML, můžeme říci s určitým zjednodušením. Ve skutečnosti totiž existují řešení, která vytvoří balíky XML dat v zásadě z jakéhokoliv formátu (a zajistí převod i opačným směrem). Kromě toho je velmi výhodné, když systém podporuje webové služby (nebo když dodavatel ví, jak si v případě konkrétního informačního systému poradit).
• Systém, který řídí oběh XML dat mezi informačními systémy. Měl by fungovat podobně nebo stejně jako nástroje pro oběh dokumentů. Mělo by být možné nastavit v něm velmi snadno cestu oběhu a schvalovací pravidla a měl by umožnit centrální přehled o toku souborů v organizaci.
• Klientská aplikace, která XML data zobrazuje tak, aby byla přístupná uživatelům – aby se jevila jako dokument nebo inteligentní formulář, do nějž uživatel může doplnit další informace, uložit jej ve svém počítači, schválit připojením elektronického podpisu apod. Uživatelé pak pochopitelně nehovoří o balících dat, ale třeba o požadavcích na nákup, výkazech nákladů nebo návrhu obchodní nabídky.

Takové uspořádání je možné zavést v zásadě přes noc a má řadu výhod, ke kterým se ještě vrátíme. Nejdříve se však vypořádáme s námitkou, zda se vůbec jedná o skutečnou integraci. Což nás vede k otázce, co je vůbec cílem systémové integrace. Za prvé, ukončit situaci, kdy uživatel musí pracovat s několika obrazovkami různých systémů a kopírovat nebo přepisovat data mezi nimi. Za druhé, zabránit vzniku datových duplicit, a především nekonzistencí. Nemělo by se stávat, že například stejná součástka bude vedena ve dvou různých informačních systémech a v každém systému jí budou připsány jiné parametry.
Komunikace mezi systémy prostřednictvím balíků XML dat vyhovuje oběma požadavkům na sto procent. Uživatel pracuje s jediným inteligentním formulářem (neboli dokumentem či balíkem XML dat). Načítání a zapisování dat z a do systémů je automatizováno. Jediná obrazovka, žádná manuální práce. Nic se nezapisuje dvakrát, a není tudíž „příležitost“ vyplnit stejný údaj pokaždé jinak. Pokud již data v některém systému existují, importují se odtamtud.
Jediným omezením tohoto uspořádání je rozsah spravovaných dat. Například telekomunikační operátor, který vede údaje o milionech zákazníků a statisících prvků sítě nebo finanční ústav by s přenosem balíků XML dat nevystačil. To však není případ typického výrobního podniku. „Bez integrační platformy se obejdeme. Přenos dat přes XML soubory je pro nás vhodnější než ODBC rozhraní. Je to dáno tím, že vykonáváme hodně složitou a různorodou činnost, ale nevedeme žádné databáze s miliony záznamů,“ uvedl například nedávno pro server bezpapiru.cz šéf IT teplárenského podniku Terea Cheb.

Integrace počítačových systémů i papírů

Je relativně snadné zahrnout do informatické integrace i papíry, respektive údaje do nich zapsané. To je něco, o čem se v tradiční systémové integraci vůbec neuvažovalo. Možná dokonce, že kdybyste se před pár lety zeptali nějakého konzultanta, zda dokáže integrovat SAP, výrobní aplikaci a papírové žádanky kolující po stolech, zaťukal by si čelo.
Uspořádání založené na oběhu XML dat to ovšem umožňuje. Jednoduše tak, že papíry jsou nahrazeny strukturovanými dokumenty vytvářejícími XML data. V době, kdy většina papírů beztak vzniká tak, že uživatel vytvoří dokument v počítači a poté jej vytiskne, to pro uživatele neznamená žádnou citelnou změnu. Buď zadává údaje do formuláře (pak může využívat nápověd, importů dat a jiných pomůcek, které mu usnadní práci) nebo text připojí k formuláři jako přílohu. V každém případě vznikají data, která mohou být předávána, schvalována a autorizována podpisem.
Do systémů jsou zapisována pouze data, která prošla řádným schválením. V „tradičním“ uspořádání, kdy jsou data zadávána přímo do systémů, je možné poměrně snadno kontrolovat logickou správnost, ale je velmi obtížné zcela zamezit případům, kdy účetní nechá proplatit fakturu, která nebyla řádně schválena. Pracuje-li se s balíky XML dat, je možné velmi snadno nastavit pravidlo, podle nějž se data do účetního systému prostě nedostanou, pokud k nim nebude připojen elektronický podpis schvalujícího manažera.
Je možné velice snadno vymodelovat proces, provést v něm změny nebo elektronizovat další proces, aniž by si to vyžádalo zásahy do informačních systémů. Neřeší se tedy otázky bezpečnosti. Není zapotřebí přidělovat další uživatelská oprávnění. Není zapotřebí testovat, zda změny v systému nenaruší podporu jiného procesu. Veškeré změny se odehrávají na úrovni oběhu formulářů – balíků XML dat. V budoucnu bude možné nasadit jakýkoliv jiný informační systém, který podporuje formát XML. Nezáleží na tom, zda bude provozován z podnikové serverovny nebo z cloudu.

Middleware, XML, nebo obojí?

Přes zmíněné možnosti integrace na bázi XML neztrácí na významu použití integračních platforem. Tam, kde je zapotřebí dorovnávat údaje v obrovských databázích, jsou velmi cenným nástrojem. Navíc si lze velmi dobře představit situaci, kdy v podniku funguje několik informačních systémů, z nichž některé jsou propojeny middlewarovou platformou a mezi všemi těmito systémy obíhají balíky XML dat. A nejen představit. V některých firmách už takovou architekturu najdete.

Antonín Drahovzal
Autor je ředitelem pro významné zákazníky společnosti Software602.