Dále popisované řešení je velmi sofistikované a komplexní. V praxi se zatím většinou používá méně formulářů a je automatizována menší část procesu. Nicméně nejedná se o pouhou vizi, všechno, co zde popisujeme, už reálně funguje v nějakém českém podniku. Ostatně i náš obchodní tým formulářové řešení využívá.

Základní prvky architektury jsou u všech formulářových řešení stejné:

• Vlastní interaktivní formuláře – ty mohou být umístěny na intranetu, extranetu atd., ale v praxi jsou velmi často staženy přímo v počítačích obchodních zástupců. Je dobré si je neplést s on-line formuláři na portálech. Inteligentní formulář se vyplňuje off-line a jeho vyplněním vzniká dokument, který je možné elektronicky podepsat, archivovat, poslat zákazníkovi atd.
• Systém pro oběh dokumentů – ten určuje „kolečko“, po kterém dokument obíhá, většinou v závislosti na datech vyplněných do formuláře, dále hlídá dodržení termínů, posílá eskalace nadřízeným, řeší zastupování v nepřítomnosti apod.
• Zapojení e-mailů – to je nepovinná součást řešení, je nicméně velmi užitečné, když zaměstnanci nemusí v aplikaci nebo rozhraní kontrolovat, zda na ně nečeká nový úkol. Uživatelé pak dostávají e-maily s odkazy na dokumenty, které mají vyřídit.
• Elektronické podpisy – další nepovinná součást, nicméně právně závazné schvalování se bez něj neobejde.
• Informační systémy a databáze – zde jsou ukládána data vyplněná do formulářů. Někdy tečou data i opačným směrem, například při automatickém vyplňování formulářů. Integrace může být přímá (XML data jsou prostě zapisována do systému), v řadě případů však zákazníci dávají přednost nějaké vyrovnávací tabulce či databázi.

Notebook místo tiskopisu

Pojďme se nyní konkrétně podívat, jak takové formulářové řešení může v praxi fungovat.

Do prvního inteligentního formuláře jsou zadávána data o nových produktech (včetně nákresů a fotografií), speciální akce a slevy apod. Tento formulář většinou vyplňuje produktový manažer. Jsou-li v podniku důkladnější procesy, mohou údaje projít před zařazením do ceníku schvalovacím kolečkem, kdy své elektronické podpisy připojí třeba výrobní ředitel a obchodní ředitelka. Na konci procesu je aktualizovaný seznam produktů, aktualizovaný ceník a archivovaný doklad o tom, kdo změny navrhl a schválil.

Teď už se konečně dostáváme k obchodnímu zástupci. Je na schůzce u zákazníka, otevře notebook a v něm inteligentní formulář pro zadání poptávky. Nemusel se nic nového učit, na obrazovce má totiž přesný obraz tiskopisu, na který byl zvyklý. S tím rozdílem, že v počítači je formulář interaktivní. Kalkulace se provádějí automaticky a vybírá se volbou ze škál, takže vyplnění je mnohem rychlejší. Obchodník také nemusí kontrolovat, zda pracuje s aktuálním ceníkem a seznamem produktů. Pokud se během posledních hodin alespoň na chvíli připojil k firemní síti, dorovnání informací proběhlo automaticky. Dalším přínosem je, že formulář neumožní zadat nesprávnou kombinaci materiálů, velikostí, slev nebo třeba jiný počet balení, než se vejde na paletu. Formulář nepovolí odeslání, dokud vše není úplné a správné. Právě toto snížení chybovosti je mnohdy hlavním důvodem, proč podniky nahrazují různé tabulky a vzory v kancelářských programech těmito chytrými formuláři.

Jistota dodržení termínu

Proces může v této chvíli končit uzavřením smlouvy, s tím, že vyplněná data budou přenesena do obchodního systému, jakmile se prodejce připojí k podnikové síti. Ale nemusí tomu tak být. Pokračování může vypadat třeba tak, že se obchodní zástupce vrátí do své kanceláře, pustí počítač a podepsaný formulář s poptávkou míří do nabídkového oddělení. S daty vyplněnými do formuláře se už ovšem mezitím pracuje. Načítají se například do výkazu práce. Na konci měsíce pak obchodník jen otevře už skoro vyplněný formulář, zkontroluje jej, případně něco doplní a odešle šéfům.

Pracovníci nabídkového oddělení dostávají e-mail s oznámením, že přišla nová poptávka. V předmětu e-mailu jsou uvedeny základní informace (zákazník, výše částky apod.), které umožní posoudit prioritu případu. Jeden z pracovníků oddělení se poptávky ujme, potvrdí elektronickým podpisem, že záležitost přebírá a tím případ zmizí z fronty úkolů přístupných jeho kolegům. Náš pracovník poptávku zkontroluje a dalším kliknutím vygeneruje inteligentní formuláře pro výrobní úseky nebo subdodavatele. Ti do formulářů vyplní, zda jsou schopni dodat odpovídající komponenty, v jakém čase, za jakou cenu, s jakými parametry. V některých firmách v této fázi procesu poptávají několik konkurenčních subdodavatelů. Pokud je v dodávce zahrnuta i služba, postup je stejný – generuje se požadavek na kapacitu personálu. Podobně to bývá s přepravní kapacitou (vytížení kamionu).

Systém hlídá dodržení termínů pro dodání podkladů, takže ve stanoveném čase jsou veškeré podklady k dispozici. Nabídkový manažer z nich sestaví nabídku, podepíše elektronickým podpisem a předloží ke schválení. Schvalovací cesta zpravidla závisí na obsahu nabídky a zaměstnanec nemá možnost ji ovlivnit. Vlastně ji nemusí ani znát. Ve formuláři jsou prostě zadaná pravidla, která mohou říkat, že ke schválení malé nabídky stačí vedoucí oddělení, zatímco mnohamilionový kontrakt vyžaduje podpis tří členů představenstva.

Už žádné vykazování navíc!

Obchodník dostane e-mailem upozornění a stáhne si schválený nabídkový dokument. Pokud existuje odpovídající firemní předpis, může jej elektronický podpis na dokumentu zmocňovat, aby podepsal papírovou nabídku. Obchodník tedy doplní reference, formality typu certifikací a živnostenských listů, úvodní manažerské shrnutí, vytiskne a předá zákazníkovi. V poslední době ovšem přibývá případů, kdy nabídka odchází e-mailem jako elektronicky podepsané PDF. Pokud ji zákazník schválí, je pomocí formulářového řešení připravena smlouva, data z nabídky jsou přenesena do informačního systému pro řízení výroby a role obchodních formulářů končí. V případě neúspěchu vyplňuje obchodník interaktivní dotazník hodnocení příčin. Data se načítají do centrálního formuláře, takže vedení společnosti má snadný přehled o tom, jak úspěšný je prodej podle produktů a sektorů trhu a jaké jsou nejčastější problémy, na které různé typy prodeje naráží.

Z hlediska samotného obchodníka je asi největším půvabem formulářových řešení skutečnost, že nemusí vyplňovat další výkazy o tom, v jakém stádiu jsou různé případy, jaký objem prodeje lze očekávat v různých obdobích apod. Tyto výkazy jsou totiž automaticky vytvářeny z dat zadávaných do formulářů.

Jak na to?

Vybudování formulářového řešení, jak jsme ho popsali, si ovšem vyžaduje značný čas a prostředky. Osvědčený postup proto spočívá v postupných krocích. Nejprve identifikovat jedno nejobtížnější místo, kde vzniká nejvíce problémů a pokrýt tuto část procesu, třeba i poměrně jednoduchým formulářem s jednoduchou schvalovací cestou. Uživatelům to umožní, aby si novou technologii „osahali“ a vyzkoušeli si, že jim opravdu pomáhá v práci. Rozšiřování řešení pak může probíhat v úzké spolupráci s těmito uživateli. Mnohdy je dokonce vedeno právě jejich požadavky, aby už nemuseli vyplňovat něco, co lze vyřešit přenosem dat mezi formuláři a informačními systémy. Pokud je správně nastaven vztah s dodavatelem, může být formulářové řešení prakticky neomezeně zvětšováno bez dodatečných nákladů.