Standardní elektronická výměna dat (EDI – electronic data interchange) je globálně rozšířený a nepostradatelný technologický princip pro přenos a strukturované zpracování komunikace organizací v celé řadě oborů. V našem ekonomickém prostředí je EDI komunikace zcela dominantní v oblasti maloobchodu a logistiky, je zásadním hybatelem procesů mezi obchodními či distribučními firmami a zpracovatelským průmyslem potravin, spotřebního zboží, stavebninových materiálů nebo zdravotnických produktů a léčiv, stejně jako v automobilovém průmyslu, dopravě, hi-tech nebo bankovnictví. Lapidárně řečeno, typickým uživatelem EDI je každá organizace, která má potřebu pružně a spolehlivě (což znamená „bez papírů“) komunikovat s vyšším počtem protistran, a to formou strukturovaných dat. To zahrnuje zejména elektronické objednávky, faktury, dodací listy, příjemky, ceníky, katalogy zboží, skladové pohyby, přehledy zásob a další doklady. Mezi uživateli tak najdeme jak velké firmy s nadnárodní působností, tak drobné domácí výrobce. Prostřednictvím EDI komunikuje i Česká národní banka, celní správy či malé pekárny, jež takto denně vykazují pečivo dodané do maloobchodu.
Příkladem oborového rozšiřování mimo retail je též přední výrobce a distributor zdravotnických prostředků Hartmann – Rico, slovy finančního ředitele Marka Třešky: „Od konce devadesátých let došlo v našem oboru k upevnění práce s nadnárodními standardy EDIFACT. EDI komunikace přináší nejen automatizaci toku dokladů s množstvím obchodních partnerů, ale také procesní přínosy, od rychlejšího přístupu k datům až po snížení chybovosti. “Řada nadnárodních společností podobně jako Hartmann využívá zázemí pro EDI komunikaci v rámci nadnárodní centrály. K tomu Marek Třeška dodává: „EDI komunikace představuje v naší společnosti i nutnost propojení procesů do informačního systému SAP, který je rovněž centralizován. Pro dosažení větší flexibility řešení směrem k lokálním zákazníkům pak smluvně spolupracujeme s místním poskytovatelem EDI služeb. Lokální EDI operátor nám přes své clearingové centrum Orion pomáhá vyhovět některým specifikům českého trhu a legislativy.“

Není norma jako norma

Světově respektované standardy EDI komunikace vycházejí z mezinárodního multioborového standardu UN/EDIFACT (ISO 9735), který byl ratifikován Organizací spojených národů. Také tento standard má své předchůdce, ale je vůbec první transatlantickou normou a jediným standardem EDI pro komunikaci mezi nezávislými subjekty, který sjednotil evropské a severoamerické obchodní procesy. Jeho nejznámějšími subsety (podmnožinami) je standard EANCOM, celosvětově podporovaný organizací GS1, nebo čistě oborová podmnožina standardizující oblast automotive. Nejužší spolupráce na uplatňování standardu EDIFACT v automotive existuje mezi subjekty, které jsou přímo sdružené pod organizací Odette, jako Škoda Auto. „Požadavky, které jsou na software pro EDI v automobilovém průmyslu kladeny, jsou velice komplexní. Proto Škoda Auto sestavila seznam požadavků na EDI software z hlediska dodavatele v automobilovém průmyslu a spolupracuje se softwarovými firmami na ověřování přizpůsobení se těmto požadavkům,“ řekl Michal Nettl, koordinátor projektů EDI společnosti Škoda Auto a současně předseda národní organizace Odette ČR. Mezi unikátní specifika patří třeba elektronický selfbilling. K tomu Michal Nettl vysvětluje: „E-selfbilling tak, jak byl implementován ve firmě Škoda Auto, představuje vystavení faktury u odběratele jménem dodavatele na základě pořízených dat o příjmu zboží a následně její elektronický přenos prostřednictvím EDI k dodavateli.“ Taková elektronická faktura ale musí mít všechny předepsané náležitosti daňového dokladu. Odpověď Michala Nettla zdůrazňuje jednu z výhod využití standardu: „Vyvarovat se možných střetů s českými finančními úřady lze právě implementací zprávy Global Invoice formátu EDIFACT. Tato zpráva splňuje všechny požadavky české legislativy i předpisů EU na datový obsah elektronické faktury, a je tedy akceptována daňovými a finančními institucemi ve všech státech EU.“
Problematika zabezpečení EDI je tématem, které je velmi často diskutováno spíše v kontextu legislativních požadavků souvisejících s e-fakturací nežli z hlediska reálných obav uživatelů o zneužití přenášených údajů. Oporu v zákonech, na kterou se dnešní standardy EDI komunikace mohou spolehnout, zmiňuje také Daniel Lopour, vedoucí oddělení eCommerce organizace GS1: „Standard EDI má výjimku, pokud jde o elektronický podpis. Doporučení EK č. 1994/820/ES a Směrnice Rady EU č. 2001/115/EU říká, že autenticita a integrita e-fakturace je zajištěna již samotnou standardní EDI komunikací, proto není při přenosu standardní elektronické faktury dle normy EANCOM elektronický podpis nutný,“ uvádí Daniel Lopour. „EDI samozřejmě podporuje zabezpečení jednotlivých transakcí jak na úrovni použitého komunikačního protokolu, tak i na úrovni přenášených elektronických dokladů a vyhovuje legislativním požadavkům kladeným na účetní záznam. Příjemce zprávy vyžaduje elektronický podpis obvykle proto, aby byla zajištěna vyšší míra jistoty z hlediska autenticity a integrity přenášených dokladů, protože podle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, musí průkazný účetní záznam obsahovat podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ. To je však podstatné pouze z pohledu zpracování faktury u příjemce.“ V oblasti e-fakturace v současnosti probíhají na evropské úrovni aktivity směřující k celoevropské harmonizaci. Vycházejí přitom z datového obsahu nejčastěji využívaných EDI zpráv. Součástí harmonizace národních legislativ e-fakturace je i diskuse k tématu elektronického podpisu.

Datové prvky také na XML

Od konce devadesátých let, kdy měl EACOM, jako norma EDI komunikace, postavení nejrozšířenějšího komunikačního standardu v oblasti výroby, distribuce a obchodování se spotřebním zbožím, se začalo vyvíjet i několik dalších proprietárních řešení a způsobů. Došlo na využití komunikačního standardu XML (Extensible Markup Language), orientovaného na internetové technologie. O XML EDI na českém trhu se postaral zejména nástup generace alternativních VAN operátorů EDI komunikace. Dnes už takovou nabídkou různou měrou disponují nejrozšířenější EDI poskytovatelé v retailu (EDITEL CZ, CCV Informační systémy a Telefónica O2). Na XML stojí i standard UBL (Universal Business Language). Ten využívá také identifikační prvky systému GS1 a našel své uplatnění v oblasti komunikace se státní správou v Dánsku a Švédsku.
Na XML technologiích je dále postaven formát e-komunikace ISDOC (Information Systems Document), který by měl v budoucnu sloužit jako formát pro elektronickou fakturaci podporovaný českými informačními systémy. Jeho budoucí podporu ohlásili významní výrobci účetních a ekonomických systémů. Díky této podpoře mohou začít zejména menší firmy přijímat faktury elektronicky s možností snadného importu do systému bez dodatečného zásahu dodavatele informačního systému, což může významně přispět k plynulejšímu rozvoji elektronické fakturace.
Jeho průnik do světa standardů EDI již otevřel první z VAN operátorů a člen pracovní skupiny SPIS na formátu ISDOC, společnost CCV, která provozuje clearingové centrum Orion. Formát ISDOC je od prvního května podporován jako jeden z mnoha „inhouse“ datových formátů zdarma pro všechny zákazníky jako součást služby. „Role VAN operátora znamená, že pro naše zákazníky vždy zajišťujeme služby pro řešení konkrétních procesů, bez ohledu na to, jak se mění legislativa a který formát je zrovna v módě. Pro zajištění spolehlivého přenosu datových prvků protistran se však pečlivě držíme namapování do standardů,“ vysvětluje Petr Ondrášek, ředitel strategického marketingu CCV a dodává: „Téma bylo současně také přeneseno pod pracovní skupinu zastřešenou organizací GS1, abychom zde důsledně prověřili možnosti namapování všech datových prvků ISDOC na EDIFACT, primárně na fakturační typ zprávy Invoice standardu EANCOM.“
Ačkoli z hlediska plnohodnotné elektronické výměny dat je použitelnost ISDOC pouze omezená, může představovat přínos pro určitý segment trhu, který potřebuje prostředek pro vyřešení dílčího problému. Při obchodování s partnerem, který využívá EDI, pak lze provést konverzi lokálního formátu ISDOC do standardního formátu fakturační zprávy Invoice, a to různými způsoby s nevelkými náklady, ale už bez nutnosti drahého zásahu do ERP systému. Zásadním problémem však zůstává, že elektronická fakturace není zdaleka jedinou transakcí v oblasti EDI. Proces fakturace se z hlediska toku dokladů váže v celé řadě případů na objednání, dodání, příjem zboží a další.
Oproti tomu norma EANCOM (klasické EDI) poskytuje přes čtyřicet zpráv, které pokrývají většinu běžných transakcí v oblasti obchodu. Protože vychází z mezinárodní multioborové normy UN/EDIFACT, poskytuje uživatelům vysokou míru nezávislosti na využívaných informačních systémech.

Další možností je využití komunikace na bázi GS1 XML. Ta je stále více využívaným účinným nástrojem pro rozvoj elektronického obchodování, a to především pro malé a střední firmy. Prostřednictvím GS1 XML je možné přenášet stejná data jako pomocí normy EANCOM. „Jako jedna z výhod GS1 XML je velmi často uváděna srozumitelnost zpráv pro uživatele. Tento argument však není příliš relevantní, protože EDI komunikace není implementována proto, aby zprávy interpretovali lidé, nýbrž proto, aby byly automaticky zpracovatelné na straně příjemce,“ uvádí Daniel Lopour.
Jistou výhodou GS1 XML oproti normám na bázi UN/EDIFACT je lepší dostupnost nástrojů vytvářených dodavateli standardních softwarových produktů, která může v některých případech zajistit jak technicky, tak i ekonomicky výhodnější variantu elektronické výměny dat mezi informačními systémy nezávislých obchodních partnerů. „Tato dostupnost nástrojů je dána tím, že XML bylo primárně vyvinuto firmami z oblasti ICT jako standard pro popis dat, kdežto UN/EDIFACT, respektive EANCOM, je vyvíjen komunitou uživatelů EDI,“ dodává Lopour. Mezi nevýhody GS1 XML patří velikost přenášených zpráv. Pro přenos stejných informací má datová zpráva dle normy GS1 XML až desetinásobně větší velikost nežli její ekvivalent v podobě zprávy dle normy EANCOM. To způsobuje již zmiňovanou nižší atraktivitu GS1 XML pro firmy, které denně zpracovávají velký objem obchodních dokladů.

Firmy bojují s krizí investicemi do IT

O výhodách a užitečnosti elektronického způsobu komunikace mezi obchodními partnery oproti klasické papírové podobě není třeba dlouze diskutovat. Aktuální otázkou však zůstává vliv soudobé ekonomické krize na chuť firem investovat a jejich konkrétní zájem o EDI technologie. Zajímavá zjištění v tomto směru přinesl nedávný průzkum realizovaný společností CCV Informační systémy na pražském kongresu logistiky a dopravy Eastlog 2009 a brněnské konferenci Trendy v odvětví obchodu a potravinářství.
Důležitým sdělením tohoto průzkumu mezi firmami z oblasti logistiky a potravinářství je fakt, že se firmy soustředí zejména na snižování nákladů na provoz a právě investiční náklady jsou mezi nejméně postiženými. Pouze desetina z nich plánuje jejich rozsah v nejbližším roce snížit, přičemž 41 % firem z oblasti logistiky a 22 % firem z odvětví potravinářství dokonce uvažuje o jejich navýšení.
S tím souvisí i širší využití informačních technologií. Pouze deset procent firem (13 % v logistice a 7 % v potravinářství) plánuje snížit investice do IT. Firmy se prakticky shodují, že důsledkem současné recese je výrazně vyšší potřeba správných a včasných informací sdílených v podniku prostřednictvím efektivních systémů. Investice do nich plánuje v nejbližším roce navýšit dokonce 41 % firem z oblasti logistiky a 22 % firem z oblasti potravinářství, 46 % firem z oblasti logistiky a 70 % firem z oblasti potravinářství plánují objem investic zachovat.

Aktuální trendy EDI komunikace

Zajímavá zjištění přinesly odpovědi na otázku potřeb zlepšení či zavedení jednotlivých oblastí informačního systému. Nejvyšší preference oslovení manažeři firem přisuzují elektronické výměně dokumentu. Plných 96 % firem z oblasti potravinářství nyní využívá tohoto způsobu komunikace pro objednávky a faktury a zbývající čtyři procenta respondentů o tom uvažují. EDI komunikace je současně také nejpreferovanější oblastí informačního systému, kterou potravinářské firmy plánují nejvíce zavést, posílit a zlepšit (67 % dotázaných).
Firmy zpracovatelského průmyslu potravinářství, jež zpravidla mají s EDI komunikací zkušenosti, dále rozšiřují použití EDI řešení například na procesy zaskladňování zboží, dodací listy a příjemky (63 %) či expediční příkazy a skladové a manipulační pohyby (30 %). Každá pátá firma (22 % oslovených) pak prostřednictvím EDI řešení zajišťuje denní inventuru zboží a přehled zásob.
Zatímco před dvěma lety byla EDI komunikace v logistice spíše popelkou, dnes se požadavky na zavedení nebo zlepšení EDI komunikace u logistických operátorů objevují mezi prioritami (41 %).
„Implementace elektronických dodacích a příjmových listů do logistiky skutečně rostou především v posledních dvou letech. Firmy uvádějí, že hlavním důvodem je možnost bezchybné a rychlé fakturace na základě elektronického potvrzení o příjmu zboží,“ říká David Reichel, ředitel divize CCV eBusiness. V praxi už EDI řeší u 72 % dotázaných firem objednávky a faktury, u 56 % dotázaných zaskladnění zboží, dodací listy a příjemky a u 46 % firem denní inventury zboží a přehledy zásob. Pouhých osm procent respondentů z oblasti logistiky nemá dosud potřebu sledovat logistické procesy.
Statisticky popsaný trend dokladuje opět komentář Daniela Lopoura z GS1: „Skutečně téměř všechny významné firmy dodávající zboží do obchodních řetězců využívají elektronické objednávky a elektronické faktury. V současné době probíhají implementace elektronických dodacích listů (zpráva DESADV) a elektronických příjemek (zpráva RECADV), což potvrzuje trend zvyšování kvality zákaznického servisu a celkové efektivity distribučních procesů.“

EDI v praxi

Samotná praxe je odrazem uvedených trendů, což výstižně popisuje názor předního výrobce tradičního českého piva, který prozradil Jakub Fízeľ, ekonomický ředitel Rodinného pivovaru Bernard: „Elektronickou výměnu objednávek a faktur používáme již jako rutinní záležitost. Nadstavbou toku našich objednávek je, že současně dochází přes EDI Orion k automatizovanému doručení objednávek podle lokalit na dvě desítky velkoskladů, které pro nás distribuci řetězcům zajišťují, tedy do elektronických přihrádek externích firem. Svým maloobchodním partnerům pak fakturujeme exportem elektronických dokladů přímo z informačního systému Karat, tedy standardní EDI zprávou přes našeho providera CCV tak, aby si náš partner mohl fakturu pro její zpracování načíst automaticky. V rámci budoucího rozvoje našeho informačního systému pak připravujeme možnost zprovoznění dodacích listů standardu EDI. Z hlediska efektivity našich logistických operací to považujeme za další trvalý přínos.“
Dodávka EDI komunikace přirozeně významnou mírou stojí na spolupráci s implementátorem ERP systému. Zkušenější výrobci ERP systémů pak připravují standardizované řešení: „Hlavním důvodem rozšíření podpory EDI komunikace v systému Karat našich klientů, jako je třeba Bernard, Hanácká kyseka, Linea Nivnice nebo Hortim International, je nejen šetření životního prostředí, nákladová efektivita řešení a rychlá návratnost, ale v neposlední řadě trhem požadované využití globálních standardů zpráv, bez kterého si obchodování mezi výrobcem zboží, logistickou firmou a retailem už prakticky nelze představit,“ dodává Miroslav Tichoň, produktový manažer IS Karat.
Z pohledu integrace EDI s účetním nebo podnikovým informačním systémem je klíčová otázka rozhraní pro komunikaci s EDI systémem. „Stále více výrobců systémů je již připraveno, tedy ‚EDI ready‘. Čím rozšířenější je standardní formát, tím plynulejší je implementační práce s klienty,“ potvrzuje David Reichel z CCV Informační systémy a dokládá příklady praxe zákazníků v domácím i zahraničním obchodování: „Nový požadavek na logistického operátora MD logistika od jejich zákazníka SPAR na evidenci obalového salda byl díky použití standardu EDI na obou stranách vyřízen prakticky okamžitě bez nutnosti úprav rozhraní komunikace. Snadné přeshraniční propojení s obchodními partnery zase jednoduše dokladuje zkušenost distributora elektroniky HP Tronic, jehož EDI komunikace byla právě díky definovanému EDI standardu ve velmi krátkém čase rozšířena o desítky dodavatelů z celého světa.“

Doručení přes VAN sítě, nebo internet?

Internet je jedním z nejprogresivněji se vyvíjejících přenosových médií. Jeho významnou předností je velká dostupnost a snadná obsluha. Díky rozvoji aplikací na bázi XML vzrůstá i jeho podíl na EDI komunikaci. Přitom v minulosti byl internet považován za nevhodný prostředek pro výměnu elektronických dokladů z důvodů některých zásadních omezení. Jednou z těchto nevýhod byla příliš vysoká rizikovost z hlediska zabezpečení přenosu dat. Tyto rizika se však podařilo překonat progresivními přenosovými metodami jako například AS2 (Applicability Statement 2). Obchodní partneři dnes mohou využít AS2 pro přenos standardních zpráv podle normy EANCOM nebo GS1 XML po internetu přímo, bez nutnosti využít poskytovatelů EDI služeb – VAN operátora (value added network). Přesto pro řadu firem bude taková cesta představovat zvýšené nároky na technický personál, a proto se budou i nadále obracet na profesionální firmy – poskytovatele EDI řešení, kteří umožňují nejen zefektivnit propojení komunikujících obchodních partnerů, ale poskytují také řadu služeb s přidanou hodnotou. Mezi takové služby může patřit například konverze a příprava příslušných překladových šablon, archivace dat, elektronický podpis, odborné konzultace a samozřejmě zabezpečení vlastní komunikace.
„Základní rozdíl mezi VAN sítí a internetem není tolik ve vlastním přenosovém médiu, ale v logice zabezpečení komunikace. VAN sítě totiž jako přenosový nástroj internet již dlouho využívají coby primární kanál. Základní rozdíl je v zodpovědnosti za komunikaci. Jestliže využívám AS2 protokol jako dvoubodové propojení s obchodními partnery, tak musím mít jako uživatel nastavené spojení s každým partnerem a toto spojení udržovat, což může být náročné na interní zdroje. V případě VAN sítě předávám tuto činnost na VAN síť, avšak k vlastní VAN síti mohu být připojen třeba i AS2 protokolem,“ uvedl Milan Mikula, solutions manager společnosti EDITEL CZ.
David Reichel za CCV dodává: „Využití poskytovatele těchto služeb přináší nejen garantovanou kvalitu a vysokou dostupnost služby, ale také propojení na další lokální a zahraniční konsolidační systémy, což otevírá možnosti bezstarostného napojení na další partnery. Výhodou poskytovatele je také znalost prostředí a požadavků protistran, které se přes existující standardizaci mohou lišit, typicky napříč oborovou specializací.“