Když se dneska řekne „elektronické workflow“, tak si většina z nás něco představí, nebo alespoň přizná, že už to slovo slyšela. Zvláště když se v práci musíme vypořádat s termíny jako procesy, optimalizace, efektivita nebo snižování nákladů. A elektronické workflow opravdu vypadá jako zajímavé řešení optimalizace firemních procesů. Tedy teoreticky. Prakticky si hodně lidí stále myslí, že papír je přece jenom papír a když už po nich někdo chce něco schvalovat, tak ať je to hezky podepsané (také to chvíli trvalo, než ten svůj podpis dotáhli do té pěkné podoby). A tento článek je určen právě těmto lidem. Nesnaží se je přesvědčit, že bez workflow to nejde, ale spíše ukázat, jak se dá prakticky využít a co konkrétně můžeme očekávat.


Takže co je to workflow? Tajemné zaklínadlo, za kterým někteří vidí zázračný lék a jiným vstávají hrůzou vlasy na hlavě (pokud o ně již nepřišli při implementaci něčeho podobného). Pro účely tohoto článku považujme workflow za elektronickou podporu firemních procesů. Ale co je to za proces, který negeneruje nějaký papír (nejlépe několik), nebo se v něm alespoň nějaký papír neschvaluje? Budeme se proto zejména zabývat elektronickým workflow ve vztahu k dokumentům. Tím se zároveň dostáváme i k problematice ECM (enterprise content management – správa firemního obsahu), tedy k nástrojům, ve kterých se dokumenty, ale i informace v jiné formě (e-maily, odkazy na web, elektronické formuláře) uchovávají, zpracovávají a často i vytvářejí a jejichž je workflow samozřejmou součástí.
Jako první příklad bychom si mohli vzít třeba došlé faktury a jejich zpracování. Můžeme na něm demonstrovat většinu problémů, které firmy pracující s dokumenty a k nim navázanými procesy řeší. Většinou je jich poměrně hodně a existují instituce, které z nějakého důvodu lpí na tom, abyste si je schovávali (třeba deset let). Zároveň je potřebujete rychle najít a ideálně je evidovat již od okamžiku, kdy projdou firemní bránou nebo recepcí. Navíc nesou informace, které musíte dále zpracovat, takže probíhá oblíbené pořizování, kdy zaměstnanci nadšeně přepisují údaje z faktur do počítače a zásadně se nikdy nepletou. Když je takto vše připraveno, musí někdo říct že faktura je v pořádku a může se proplatit. To vypadá jednoduše. V praxi se však často nejedná o jednu, ale o několik osob a někdy je proces nalezení těch správných osob náročnější než vše ostatní. Naštěstí je ve firmě vždy pan nebo paní XY, kteří se zamyslí a vypadne z nich konkrétní jméno schvalovatele. Někdy mohou být nemocní, ale pár dní zdržení snad není problém a to, jak snadno se dá klíčový firemní proces ochromit, ať trápí někoho jiného. Pak už zbývá jen zajistit, že se příslušný papír k těm správným lidem dostane a ti se na něj podepíší. Pokud se tedy po cestě neztratí nebo si ho někdo nenechá na stole, aby si mohl pořádně přečíst, co to vlastně schvaluje, až bude mít klid. To bývá většinou mezi Vánocemi, pokud je tedy zima jako letos.
Než nastíním možnosti, které elektronické workflow nabízí, rád bych řekl jednu věc. Nástroje, které jsou dnes k dispozici, nabízejí většinou všechny funkce potřebné k tomu, aby se dalo nastavit parádní, sofistikované workflow, které řeší všechny odchylky a všichni s ním jsou spokojení. Akorát to chvíli trvá a udržovat ho v chodu potom také něco stojí. Když to shrnu, ukazuje se, že jednoznačně platí: čím jednodušší workflow (a samozřejmě i proces, který je za tím) se připraví, tím je větší pravděpodobnost, že bude fungovat. Ono to totiž neznamená, že by to bylo snadnější. Jen se místo tvrdé práce s nastavováním a programováním více času věnuje přemýšlení.



Jak vám tedy výše zmíněné nástroje pomůžou řešit vaše problémy? Na obrázku 1 máme jednotlivé kroky celého procesu.




Obr. 1: Jednotlivé kroky jednoduchého workflow

Na došlé faktury, jen co projdou dveřmi vaší firmy, nalepíte čárový kód, který nese číslo z číselné řady jednoznačně identifikující dokument. Mimochodem, auditoři mají takovou identifikaci rádi. Pak dokument naskenujete, opatříte elektronickou značkou a uložíte do elektronického archivu. Jako nejvhodnější formát se dnes jeví PDF, který si může každý snadno prohlédnout a který zároveň umožňuje uchovávat i elektronickou značku přímo v dokumentu. Elektronická značka vám jednou (teoreticky hned, prakticky v blízké budoucnosti) umožní zrušit papírový originál. Pokud ho nezrušíte, máte alespoň jistotu, že se neztratí, protože ho zaarchivujete a nemusíme ho nikomu posílat. Posílat dokument totiž budete již jen v elektronické podobě. To vám zároveň umožní pomocí nástrojů pro rozpoznávání textu automaticky vytěžit (tedy rozpoznat a zkontrolovat) z dokumentu potřebné údaje. Místo přepisování údajů obsluha pouze kontroluje vytěžená data v dokumentech, u kterých si systém není jistý. Je to jistě příjemnější práce než celý den něco přepisovat, na druhou stranu obvykle pak zjistíte že na kontrolu není potřeba tolik lidí. Ale to zase potěší majitele společnosti. Příklad takové kontroly-verifikace uvádím na obrázku 2. V levé části je naskenovaná faktura s barevně označenými poli, které systém vybral. V pravé části vidíme vytěžené hodnoty jednotlivých polí. Zelené semaforky označují správně vytěžené pole. Ve spodní části nalezneme vytěžené hodnoty z jednotlivých řádků faktury. V produktivním provozu pak jdou faktury se všemi zelenými poli přímo k dalšímu zpracování a verifikací prochází pouze faktury, u kterých si systém není úplně jist některou z vytěžených položek. Zároveň je třeba říct, že systém pracuje na principu definovaných pravidel (zjednodušeně řečeno například hledá všechny řetězce „faktura“, „číslo faktury“ apod. a vpravo vedle tohoto řetězce pak hledá číslo.). Úspěch vytěžení tedy není přímo závislý na rozložení údajů na faktuře.




Obr. 2: Verifikace vytěžených dat z dokumentu





A následuje schválení ve workflow, kde platí následující princip: elektronicky se dokumenty předávají rychleji, nehrozí nebezpečí ztráty nebo založení dokumentu a vždycky se dá dohledat, kde zrovna dokument je. Samozřejmě jsou společnosti, kde je podpis ještě pořád podpis, a i přesto, že se dokument schválí elektronicky, raději se i podepíše. Ale to už je zase o tom přemýšlení. A možná počítání. Na obrázku 3 vidíme příklad jednoduchého protokolu workflow systému TreeINFO, který nám jasně ukazuje, jak byl dokument schválen, kde nyní je a v jakém je stavu. Zároveň je velmi důležité, že systém umožňuje workflow jak přednastavit (včetně případných rozhodovacích kroků nebo možnosti modifikace při běhu), tak i nastavit tzv. ad-hoc workflow, kde každý zpracovatel určuje zpracovatele následujícího. To umožňuje workflow rychle zprovoznit a následně ladit spolu s vlastním procesem.







Obr. 3: Příklad jednoduchého protokolu workflow v systému TreeINFO

Poslední krok je už jenom fakturu zaúčtovat. Data máte, pokud máte i objednávku a příjemku a vše souhlasí, tak i to může proběhnout plně automaticky. Příkladem řešení v systému SAP je produkt „Kniha došlých faktur pro SAP“, který je zobrazen na obrázku 4. Produkt přebírá vytěžená data z faktur, automaticky je kontroluje proti údajům v SAP, a pokud jsou v pořádku, automaticky je účtuje bez zásahu uživatele. Ke každé faktuře se vytváří protokol s provedenými činnostmi nebo objevenými problémy (příklad je rovněž na obrázku). Pokud faktura není v pořádku, může obsluha data velmi efektivně opravit nebo doplnit a rovnou doúčtovat, aniž by data přepisovala. Mimoto produkt podporuje i další činnosti, které se s fakturami provádějí. Umožňuje snadno vrátit fakturu dodavateli s tím, že na základě důvodu vrácení vygeneruje dopis nebo e-mail pro dodavatele a automaticky přiloží elektronický obraz faktury. Umí přímo předávat faktury pro schválení do workflow, a to jak do interního workflow v SAP, tak i do externího workflow mimo SAP. Podporuje i vstup dat, která přichází elektronicky. Samozřejmostí je také možnost jednoduchého přizpůsobení vzhledu produktu potřebám každého uživatele přímo uživatelem.




Obr. 4: Produkt Kniha došlých faktur pro SAP přebírá vytěžená data z faktur, automaticky je kontroluje proti údajům v SAP, a pokud jsou v pořádku, automaticky je účtuje bez zásahu uživatele

Jako druhý přiklad bych použil agendu smluv, například s odběrateli a dodavateli. Předpokládám, že s tím se setkává každá společnost. Jedná se o jiný typ dokumentu než faktura. Je to dokument, který se ve společnosti vytváří, a než se dostane do konečné podoby, vznikne několik verzí, které se odsouhlasí nejen mezi spolupracovníky, ale i s externím partnerem. Často chcete i tuto historii zachovat. A navíc chcete, aby celé schválení proběhlo rychle a byl o něm uchován záznam. Na rozdíl od faktury, kterou zpracujete a už jí dál nepoužíváte (většinou), je to u smlouvy trochu jinak. Potřebujete ji bezpečně uložit, ale zároveň dát k dispozici všem, kteří podle ní mají pracovat. Také byste byli rádi, aby se informace ze smlouvy nedostaly někam, kam by se podle vás dostat neměly. Například by někdo mohl ztratit svou kopii. Ale jak zabránit možným komplikacím, úniku informací a nesrovnalostem? Právě v tomto momentě přichází na řadu ECM a elektronické workflow. Systém pro správu dokumentů vám zajistí bezpečné uložení zdrojového dokumentu, včetně všech verzí a případně i dalších dokumentů, které se ke smlouvě váží. Pro ECM není žádný problém je zorganizovat do přehledného spisu smlouvy, kde budete mít uložený i naskenovaný originál smlouvy včetně podpisů. Příklad organizace smluv do spisů v systému Livelink vidíte na obrázku 5. Důležité je uvědomit si, že konečná podoba organizace dokumentů vzniká až při nasazení ECM, a je tedy přizpůsobena požadavkům a zvyklostem daného zákazníka.







Obr. 5: Příklad organizace smluv do spisů v systému Livelink

Schválení smlouvy probíhá opět v rámci elektronického workflow. To umožní nejen dokument schválit, ale i přímo vytvářet nové verze s návrhy změn, čímž se celý proces výrazně urychlí. Rovněž tak i následný přístup k naskenovanému originálu smlouvy se řídí daleko lépe v systému ECM než při práci s papírovým originálem a kopiemi. A jak je vidět na příkladu z obrázku 6 (opět ze systému Livelink), může se uživatel, který má příslušné oprávnění, dostat ke smlouvě prakticky odkudkoliv.



Obr. 6: Uživatel, který má příslušné oprávnění, se může dostat ke smlouvě prakticky odkudkoliv

Co myslíte, jde to jednodušeji? Samozřejmě že ano. Vždy to jde jednodušeji! Nicméně s využitím nástrojů pro správu obsahu a elektronické workflow je to zjednodušování snazší. A jednodušší. A výsledky se dají prokázat a doložit. Nezapomínejte ale, že pořád jde jenom o nástroje, které je třeba použít optimálním způsobem a pořádně se nad tím zamyslit. To může být při zjednodušování někdy největší problém.

Autor je ředitelem společnosti Syconix.