facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
Dialog 3000Skylla
IT SYSTEMS 4/2020 , DMS/ECM - Správa dokumentů

DMS si s home office rozumí

Pavel Nykl


OnlioKoronavirová pandemie přinesla širokou škálu omezení. Jedním z efektivních opatření proti šíření nemoci COVID-19 je maximální podpora práce z domova. Home office sice není v řadě profesí žádnou převratnou novinkou, v českém prostředí ale byla dosud tato možnost využívána více jen v některých oborech.


„Hloupá“ řešení

Součástí home office bývá zpracování dokumentů, které navíc velmi často vyžadují spolupráci s ostatními kolegy a „putování“ dokumentů napříč jednotlivými odděleními. V některých organizacích tuto agendu řeší prostým posíláním dokumentů elektronickou poštou, jiné využívají „hloupá“ firemní nebo cloudová úložiště. Jistě, ono to nějak funguje a základní požadavky lze splnit i těmito metodami – jenže bez pokročilých vymožeností, jako je kontrola nad oběhem dokumentů, automatické napojení na externí systémy nebo správa verzí.

O bezpečnosti či vynucování pravidel řízení oběhu dokumentů raději ani nemluvě.

Automatizovaný oběh

Řešením umožňujícím efektivní práci s dokumenty i z prostředí domova jsou tzv. DMS systémy (Document Management System), které zajišťují automatizovaný řízený oběh dokumentů. S dokumenty se díky DMS pracuje pouze v souladu s předem definovanými pravidly. Nad jedním dokumentem – či jejich sadou – lze navíc bezproblémově spolupracovat s kolegy a uživatelé mají jistotu, že vždy pracují se správnou verzí. Pomyslnou třešinkou na dortu je pak podrobné protokolování provedených změn i zajištění přístupu podle přidělených uživatelských rolí a oprávnění.

DMS není jen úložiště dokumentů – je to systém umožňující automatizovaný a řízený oběh dokumentů včetně možnosti vynutit definovaná procesní pravidla i bezpečnostní politiky.

Již z tohoto velmi zjednodušeného popisu vyplývá jeden zásadní fakt – DMS systémy nejsou pouhá úložiště. Ba právě naopak, samotné uložení je sice důležitou, ale ve své podstatě jen okrajovou funkcionalitou. Zásadní je právě přidaná hodnota v podobě pokročilých možností, které práci s dokumenty výrazně zefektivní.

Příklady pro představu

Konkrétním příkladem, jak DMS podporuje práci z domova, může být řízení ekonomických agend, např. přijatých faktur. Stále častěji hovoříme o tzv. robotizaci dokumentů. Uživatel do DMS nahraje doklady, systém na vytěžování dat z dokumentů strojově získá potřebná metadata, vyplní a připojí je k dokumentu jako metadata, na jejichž základě dojde ke vstupnímu automatickému zatřídění dokladů do správných oblastí v úložišti. Připravení roboti potom na základě zhodnocení metadat automaticky spustí schvalovací procesy na správné odpovědné osoby, nastaví termíny splnění a po prvotním zpracování jsou dokumenty automaticky předány také do externích systémů. Samozřejmostí je možnost pokročilého větvení schvalovacích procesů i mechanismus notifikací.

Příkladem může být i tvorba smluv, na které se podílí více osob. První vytvoří základ smlouvy, druhý doplní potřebné údaje, třetí připomínkuje, čtvrtý schvaluje. Všichni se mohou díky pokročilému DMS soustředit na podstatu své práce a ne věnovat energii tomu, aby všichni zúčastnění měli správnou, opravdu poslední verzi. A pokud je vše v systému dobře nastaveno, proběhne maximum možného zcela automaticky.

Podobných příkladů bychom našli celou řadu – v neposlední řadě lze zmínit například prokazatelné seznamování s interními pravidly souvisejícími právě s home office. Systém DMS zajistí distribuci směrnic a zaprotokoluje jejich přečtení.

Důležité je pochopit, že takřka nic z výše uvedeného by nešlo efektivně zajistit pomocí prostých úložišť.

Možnosti pokročilých DMS systémů – například DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na platformě Alfresco Community Edition – jsou užitečné nejen pro podporu home office, ale také pro běžnou spolupráci napříč odděleními a pobočkami, včetně těch zahraničních. Doba koronavirová tak může být ve znamení správných rozhodnutí, která nastartují efektivní zpracování dokumentů i ve vaší společnosti.

DMS eDoCat je v současné době nabízen se slevou 80 %. Nabídka platí jen omezenou dobu a jde o formu pomoci pro zavedení efektivní práce z domu. Více na www.edocat.cz/edocat-box.html
Pavel Nykl Pavel Nykl
Autor je obchodním ředitelem společnosti Onlio.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.