Dokumenty ve firmách a úřadech lze řešit v papírové formě, ad absurdum zcela bez využití výpočetní techniky. Pokud je ale skutečným cílem zvýšit vlastní funkčnost firmy a současně snížit náklady, pak je nasazení IT naprosto nezbytné.

Jednotlivé normy a certifikace předepisují řadu požadavků, jež musí být splněny. Uveďme si ty hlavní:

• jednoznačnost autora, data vzniku jednotlivých verzí a obsahu změny dokumentu,
• zachování jednotlivých verzí dokumentů, minimálně na úrovni schválených dokumentů,
• možnost připomínkování, a zejména schvalování dokumentů,
• řízení přístupových oprávnění k dokumentům v jednotlivých fázích procesu řízení dokumentace,
• potvrzení o přečtení dokumentu, notifikace o přiděleném úkolu atp.

Dokumenty v tištěné podobě

• Fyzické dokumenty nelze snadno sdílet (jeden exemplář má jednoho čtenáře v jednu chvíli, předávání stojí čas a peníze, v případě mnoha kopií pak i nemalé náklady na jejich pořízení).
• Po vytištění rychle ztrácí aktuálnost (došlo ke změně, která se projeví ihned v elektronické verzi, v tištěné nikoliv).
• Trvanlivost (vytištěný dokument obstojí v čase pouze při správném skladování a vynaložení nemalých prostředků na správné podmínky uložení).
• Dohledatelnost fyzických dokumentů je velmi špatná a hledání je často pracné a trvá dlouho.
• Archivace je drahá (náklady na čas a práci lidí, zajištění skladování apod.).
• Úspora nákladů se snížením množství tištěných dokumentů (úspora peněz za tiskárny, kopírky, papír, spotřební materiál, čas a práci lidí).

Obvyklé situace před nasazením DMS

• Papírové dokumenty obíhají neřízeně firmou nebo jsou uložené v šanonech, ale nikdo neví, kde se přesně nachází.
• Elektronické dokumenty v e-mailech uživatelů se obvykle ukládají pouze v Outlooku, ale při jejich hledání hádáte, kdo nebo kdy je posílal či s jakým předmětem.
• Elektronické dokumenty jsou nekontrolovaně skladovány na discích počítačů uživatelů nebo někde na serveru ve sdílených složkách, kdokoliv je může číst, měnit a klidně je i smazat.
• V jiném případě jsou například vystavované faktury pouze v účetnictví, do kterého má přístup pouze účetní a občas se některou fakturu nepodaří najít nebo se doklad i ztratí.
• Hledáte dokument po delší době a předem víte, že nemusíte najít nic.
• Energii pro účelnou práci mrháte na hledání nebo na opětovné vytváření toho, co nemůžete najít.
• Činnost firmy či úřadu je často narušena nedohledáním dokumentů, obvykle opakovaným. Počet takových případů roste s počtem zaměstnanců či poboček.

Jaká je správná cesta?

Zařazování dokumentů do DMS trvá jen pár sekund a týká se například i přijatých a vystavovaných faktur, které jsou přímo v DMS schvalovány. Všechny dokumenty jsou přiřazovány k příslušným projektům, úkolům, zakázkám, postupům, metodikám apod., přičemž údaje o jejich vytvoření, autorovi apod. jsou generovány automaticky díky DMS.

Papírové dokumenty ve firmě je třeba převést do DMS například podle daných oblastí (vnitrofiremní dokumenty, dokumenty od jiných firem a ostatní papírové dokumenty bez elektronického protějšku přijaté do firmy).

Elektronické dokumenty vytvořené ve firmě stejně jako dokumenty přijaté e-mailem nebo donesené na přenosných pamětích by měly být po příchodu do firmy také zařazeny do DMS.

Dokumenty ano, ale „jen“ elektronicky

Jsou-li dokumenty v elektronické podobě, lze efektivně vytvořit soubor interních procesů, který umožní od základů změnit a zefektivnit práci všech zaměstnanců pomocí DMS s podporou workflow.
Síla DMS spočívá v tom, že lze kdykoliv vyhledat libovolný dokument, který byl kdy ve firmě vytvořen, můžete snadno najít všechny dokumenty související s daným procesem, projektem nebo úkolem. Snadno zjistíte, kdo a kdy pracoval na libovolném dokumentu. DMS umožňuje spolupráci na tvorbě dokumentů a podporuje týmovou práci.

DMS je napojeno na systém ukládání dat a přináší jistotu, že se už neztratí žádný dokument a o žádná data nepřijdete. A to ani po dlouhé době.

Co je a co přináší DMS?

Jde o modulární systém obsahující řadu součástí podle potřeb firmy. Klíčovou je podpora workflow pro řízení podnikových procesů, systém pro podporu implementace norem ISO, případně systém pro spisovou službu a elektronickou podatelnu. Nedílnou součástí a jádrem DMS je přímá návaznost na řešení pro ukládání, zálohování a archivování všech dat. Velkou výhodou je fulltextové vyhledávání ve všech ukládaných dokumentech.

Příklad postupu implementace DMS

• Provedení analýzy se sběrem informací, které pomohou se zorientovat v potřebách klienta.
• Následně vznikne koncept řešení včetně finanční náročnosti realizace a návratnosti investic.
• Případné nalezení efektivnějších způsobů práce s dokumenty, optimalizace procesů a zefektivnění způsobů práce s elektronickými dokumenty pro snížení nákladů implementace a budoucí správu DMS.
• Implementace včetně zakomponování systému do stávající infrastruktury organizace.
• Vyškolení uživatelů a pravidelné vyhodnocení provozu se zajištěním operativního řešení problémů při provozu a s podporou pro další rozvoj řešení DMS.

Štěpán Martínek
Autor je konzultantem společnosti Onlio, a.s., dodavatele portálových řešení, DMS a JIRA.