facebook
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

Pokročilá analýza provozu datových sítí

V tomto čtyřdílném seriálu vás seznámíme s různými metodami a přístupy...

1. až 4. díl >>

 

Cesta k efektivnímu identity managementu

Správa identit a přístupů (IAM) je klíčová oblast pro zaručení bezpečnosti...

1. až 9. díl >>

Partneři webu
Compas automatizace
IT SYSTEMS 11/2018 , Správa dokumentů

Digitalizace workflow a dokumentů

Co bylo dříve, vejce, nebo slepice?

Viktor Mečiar


tulip-01U projektů digitalizace a workflow dokumentů je otázka z nadpisu namístě. Co udělat jako první? Čím začít? Zdigitalizujeme nejdřív náš stávající archiv dokumentů a následně nad ním vybudujeme systém elektronického workflow, nebo naopak?


Mělo by to být dáno primárně cílem projektu. Má váš projekt za cíl digitalizovat archiv smluv kvůli přehlednému vyhledávání, nebo chcete digitalizovat oběh došlých faktur spolu s jejich schvalovacím procesem? Anebo chcete digitalizovat archiv smluv a zároveň do elektronické podoby transformovat „papírový proces“ schvalování a podpisování smluv? Jednoznačná formulace cíle vám napoví, kde vlastně začít a který systém bude pro vás vhodnější.

V obou případech se jedná o velmi komplexní projekt, neboť obvykle se tyto oblasti dotýkají všech vašich zaměstnanců. Také však platí, že různé skupiny zaměstnanců mají na systém řízení dokumentů (Dokument Management System – DMS) rozdílné požadavky. Do procesu navíc vstupují též podmínky dané zákonem nebo různými potřebnými certifikacemi a normami (např. ISO).

Jak uchopit projekt digitalizace dokumentů?

Co všechno je třeba vzít v úvahu pro „digitalizační“ část projektu a jak je možné ji řešit?
Budete digitalizovat pravidelně? Faktor, který výrazně ovlivní parametry vašeho budoucího řešení. Při pravidelné digitalizaci vás zajímá její dostupnost a rychlost, jakou se váš dokument po digitalizaci dostane do systému a odstartuje se relevantní proces nad ním.
Budu vytěžovat metadata? Potřebuji fulltextové vyhledávání? Samotná digitalizace dokumentů do elektronické podoby nemá smysl, pokud zároveň s ní z digitalizovaných dokumentů nevytěžíte relevantní data na další zpracování. Rozsah metadat a přesnost jejich vytěžení velmi závisí na typu dokladů, které vytěžujete. Pokud například digitalizujete smlouvy a chcete v jejich textech fulltextově vyhledávat, prominete drobnou chybu ve vytěžených datech. Pokud však vytěžujete došlé faktury a váš schvalovací proces je postaven na nákupních limitech jednotlivých schvalovatelů, tak přesnost vytěžení celkové částky na faktuře bude pro tento proces zásadní a její vytěžení musí být zcela bezchybné.
Jaký je zdroj digitalizace, jaké jsou formáty papírů? Všeobecně platí, že čím horší jsou data na vstupu, tím horší bude výstup, a tedy také dražší řešení, které zajistí digitalizaci a data v požadované kvalitě. Digitalizace je opravdu citlivá na různé druhy papírů, průsvity a podobně.
Jak připravit dokumenty před digitalizací? Pokud budete digitalizovat papírové doklady, počítejte s potřebou roztřídění a rozešití dokladů, polepení čárovými kódy a podobně. Až pak přijde na řadu digitalizace a vytěžení dokladu. Na tyto přípravné kroky se často zapomíná, ale právě ony tvoří výraznou část nákladů na vytěžování, velmi proto záleží na počtu vašich dokladů. Přípravné práce tvoří relevantní část nákladů, počítají-li se měsíční objemy dokumentů, které budete v systému zpracovávat, na stovky, případně jsou vaše dokumenty velmi specifické.

Co potřebujete koupit?

Hardware

Výběr hardwaru závisí na vašich odpovědích na výše položené otázky. Často může na základní digitalizaci a fulltextové vytěžení dat z dokumentů stačit multifunkční zařízení, které již pravděpodobně máte u vás v kanceláři. Moderní, velkokapacitní multifunkční zařízení mívají kromě skenování (přímo v zařízení nebo jako softwarovou nadstavbu) možnost fulltextového vytěžování dat.

Samozřejmě i zde platí, že čím méně standardní dokumenty digitalizujete, tím dříve budete potřebovat specifický hardware. Potřebujete-li například digitalizovat projektovou dokumentaci s výkresy ve formátech A2 či A3, budete potřebovat speciální skener.

Software

Výběr softwaru záleží na vaší koncepci, celkové IT strategii a cíli projektu. V zásadě můžeme hovořit o třech typech softwaru, které budete při digitalizaci potřebovat:
Software pro digitalizaci, resp. skenování dokumentů do obrázků. Nativně ho mají všechny skenery nebo přímo operační systém. Opět ale dostačuje jen na digitalizaci standardních dokumentů. Například u historických dokumentů nebo dokumentů na průsvitném papíře jsou již zapotřebí specifické nadstavby (např. VRS – Virtual ReScan). Automaticky zajistí konverzi barev do odstínů šedé, otočení stran dokumentu a podobně.
Software pro vytěžení dat z dokumentů – OCR Software. V 99 % případů budete při digitalizaci dokumentů do elektronických obrázků chtít vytěžit také konkrétní metadata z dokumentu (např. relevantní pole faktur) či celý text z dokumentu (např. smlouvy). Můžete k tomu využít velmi specifické softwarové řešení s připravenou speciální maskou na vytěžení dokumentů, avšak v určitých případech vám bude stačit i nativní OCR software, který má vaše velkokapacitní zařízení. Pokud potřebujete mít data vytěžena na sto procent, zkuste raději společnost, která vám vytěžení dodá jako službu a kde standardně po vytěžení dat kvalitním OCR softwarem probíhá manuální validace dokumentu profesionálním validátorem. V případě, že z digitalizovaných dokumentů potřebujete do vašich procesů vytěžit malé množství polí, nebál bych se OCR software úplně vynechat a těch pár polí přepisovat manuálně.
Software pro zpracování digitalizovaných dokumentů – zde budete dokumenty dále zpracovávat a archivovat. Můžete také využít systém pro správu dokumentů, který třeba ve firmě již máte.

 


 

Digitalizace jako služba

Zejména pokud potřebujete v rámci nasazení systému workflow zdigitalizovat velký archiv historických dokumentů, zkuste se podívat na trh a koupit tuto jednorázovou digitalizaci jako službu od specializované společnosti.

Řízení procesů / toku dokumentů

U projektů nasazení systému na řízení toku dokumentů bývá paradoxně definice jednotlivých řídících procesů tou jednodušší částí. Je to dáno tím, že jednotlivé procesy nad dokumenty jsou často již definovány (například normou ISO). Všechna moderní DMS řešení dnes již disponují modulem elektronického workflow, které vaše požadavky na jednotlivé procesy pokryje. Samozřejmě je možné kombinovat vámi vybraný systém s BPM (Business Process Management) systémem, tedy systémem na modelování a řízení procesů – pokud již nějaký máte. Avšak z vlastní zkušenosti vím, že BPM systém obvykle bývá pro potřeby modelování procesů v rámci toku dokumentů příliš robustní a investice do něj se vyplatí pouze v případě, že pomocí BPM systému řídíte i jiné firemní procesy. Hledáte-li vyloženě řešení pro samotné procesy toku dokumentů, měl by vám postačit méně robustní a levnější nástroj.

Bezpečnost

Bezpečnost není možné v rámci řízení dokumentů podcenit. Každý dokument musí mít jednoznačného vlastníka a relevantně přidělené přístupy na různých úrovních. Někdo má přidělena práva pouze pro čtení dokumentu, někdo ho může i editovat nebo schvalovat. Možnosti jsou různé. S bezpečností úzce souvisí také potřeba auditní stopy většiny sledovaných dokladů. Auditní stopa je důležitá, neboť potřebujete vědět, kdo a kdy daný dokument založil či schválil. Při auditu dokumentu je také potřeba rozlišovat audit procesu, tj. kdo daný dokument schválil, od auditu dokumentu – určení, kdo s dokumentem pracoval, případně měnil jeho obsah.

Pamatujte na to, že digitalizace archivu je jedna věc. Ale ideální by bylo, abyste již při vystavování nových faktur a dokumentů vůbec nemuseli používat papír. Vystavíte elektronický dokument a také ho elektronicky podepíšete. Toto je nejen současný trend, je to budoucnost oběhu dat. Technologie jsou na to připraveny, ovšem jako vždy, legislativa je ještě musí doběhnout.

Viktor Mečiar
Autor článku je výkonný ředitel společnosti TULIP Solutions, která vyvinula slovenskou cloudovou platformu TULIP, umožňující optimalizovat firemní procesy, jako například digitalizaci faktur, docházku zaměstnanců, služební cesty, účetní a mzdové procesy.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

xGDPR Enterprise 2019

Konečně serverové řešení GDPR

11-xgpdr-01Půl roku po zahájení účinnosti GDPR přichází na trh serverová edice řešení efektivní správy GDPR pro velké organizace. Na základě nasazení více než 3000 implementací systému xGDPR a zkušenostem výrobce systému, vznikla ve spolupráci s korporacemi a státní správou edice Enterprise, která přináší nové možnosti. Reaguje tak na potřebu velkých organizací efektivně spravovat GDPR.