Mezi základní funkcionality uceleného řešení správy dokumentů patří management digitálních aktiv, tisk a zobrazování, skenování, řízení workflow, správa záznamů, archivace a skartování, ukládání dokumentů, elektronické formuláře, kontrola dokumentů z pohledu norem ISO a moduly pro bezpapírovou kancelář. V rámci organizace by měl fungovat jeden centrální systém pro řízení dokumentů, v němž všechny informační materiály absolvují svůj životní cyklus. Funkcionalitu základních modulů lze rozšířit o týmovou spolupráci, znalostní management nebo dodržování norem.
Typický životní cyklus dokumentu v rámci systémů DMS (document management system) tvoří pořízení, vytvoření, klasifikace, sdílení, ochrana, uchování, archivace a skartace. O co v DMS primárně jde? O automatizaci většiny úkonů, které se k dokumentům pojí. Výhodou řešení DMS jsou kontrola revizí, indexování obsahu, elektronické doručování, vyhledávání, řízení toku dokumentů nebo zpřístupnění materiálů dle práv uživatele.

Snímat a zobrazovat

Návratnost investice do automatizace a digitalizace velkého objemu papírových dokumentů je velmi vysoká. Ale i menší počty dokumentů lze efektivně digitalizovat, zejména obsahují-li kritické informace. Mezi hlavní důvody elektronizace patří výrazné omezení chybovosti zpracování, zrychlení toku informací a v neposlední řadě i nárůst zabezpečení. Vedlejším efektem je například rychlé vyhledávání nebo prostorově úsporná archivace. Digitalizace dokumentů je první krok na cestě ke kanceláři budoucnosti. Tuto vizi povětšinou již podporují i národní legislativy mnoha států. Z environmentálního pohledu hraje nemalou roli snížení ekologické zátěže a tlak společnosti na trvalou udržitelnost. Jinými slovy: zelené IT se stává samozřejmostí.

Řešení společnosti Canon

Pokud se organizace rozhodne k digitalizaci přistoupit, je možné si vybrat hned z několika špičkových dokumentových skenerů společnosti Canon. Letní novinka, model imageFormula DR-C125, je vhodná zejména pro menší kanceláře. Unikátní design ve tvaru písmene „J“ eliminuje nutnost používat speciální zásobníky papíru, takže minimalizuje místo potřebné k uložení skeneru. Na stole v kanceláři zabere skener přibližně stejně místa jako klasický stolní telefon. Je to diskrétní doplněk pro každou domácí kancelář, malé kanceláře nebo prodejní místa, které touží po efektivnějším skenování.
Pro kanceláře a týmovou práci je určen model imageFormula DR-M140. DR-M140 je kompaktní skener s designem ve tvaru písmene „U“. Na výšku měří méně než deset centimetrů, takže se pohodlně vejde do zásuvky ve stolu. Dráhu papíru si lze zvolit v závislosti na zpracovávaných dokumentech, takže si skener poradí s různými velikostmi i hmotnostmi papíru, což je ideální pro náročnější kanceláře.
Canon myslí i na nejnáročnější kancelářská prostředí, která potřebují maximální výkon. ImageFormula DR-M160 je nejrobustnější a nejrychlejší stolní skener ve své třídě s rychlostí skenování až 120 barevných obrázků za minutu. Vysoce výkonné podávací válce a propracovaný systém pohybu dokumentů zaručují spolehlivou práci s papírem, která nemá konkurenci. Novinka je určená především pro náročná firemní prostředí, která vyžadují rychlé, vysoce kvalitní a spolehlivé řešení pro skenování.
Skenery obsahují řadu pokročilých funkcí včetně automatické detekce barev, orientace textu, automatické detekce velikosti stránky nebo přeskočení prázdné stránky. Uživatelé si také mohou zvolit cestu dráhy dokumentů pro snadné zpracování neobvyklých dokumentů, jako jsou média s vysokou gramáží, embosovaná média nebo dokumenty dlouhé až tři metry. S pomocí ovládacího rozhraní CaptureOnTouch se skener vypořádá s různými obrazovými formáty, včetně prohledávatelného a archivačního PDF nebo prezentací PowerPoint. Přívětivé uživatelské rozhraní navíc usnadňuje ukládání a sdílení naskenovaných dokumentů na různých úložištích, včetně Microsoft SharePoint a cloudových aplikací, jako jsou Evernote nebo Dokumenty Google. Samozřejmostí je podpora operačních systémů Windows a Mac OS.

Uplatnění v praxi

V praxi může mít digitalizace podobu jednoho specializovaného pracoviště, které konverze mezi médii zajišťuje. Zbytek organizace pracuje výhradně s digitální podobou dokumentů. Ve chvíli, kdy vznikne potřeba něco vytisknout, může tuto operaci provést opět jediné oddělení. Organizace mají největší zájem o digitalizaci fakturačních a objednávkových procesů. Do elektronické podoby rovněž chtějí převádět smlouvy, zákaznickou korespondenci a dokumenty, jež se týkají zaměstnanců.
Omezení nebo celková eliminace papírové podoby komunikace má i své velmi praktické výhody. V indexovaných dokumentech lze jednoduše vyhledávat. Systém řízení workflow zcela bezpečně odhalí, kdo a kdy s daným dokumentem pracuje. Automatizují se rovněž jednoduché činnosti typu zálohování, obnova nebo archivace. V případě potřeby lze veškerou agendu vytisknout a poté opět zdigitalizovat. Nad elektronickými dokumenty může organizace provádět mnohem efektivnější dohled, který bude založen na uživatelských právech. To má vedlejší efekt i pro dodržování shody s regulačními předpisy. Zpracování dokumentů probíhá ve virtuálním prostředí informačních systémů nepoměrně rychleji. Zkrátka, investice do bezpapírové kanceláře není jen o úspoře místa, kancelářských potřeb a času.

Digitálně neznamená bezdůvodně

Jak digitalizaci dokumentů posuzují podniky? Celkem 68,7 procenta respondentů výzkumu společnosti IDC jí připisuje významné omezení spotřeby papíru. Sdílení informací považuje za významný přínos 62,6 procenta oslovených podniků. Snížení nákladů na zpracování dokumentů uvedlo 60,5 procenta dotázaných, 48,7 procenta preferovalo odstranění chybovosti a 47,2 procenta díky digitalizaci snížilo čas potřebný pro zpracování agend.

-canon-