Digitalizujte účetní proces již od bodu nula

Výborným příkladem je zpracování došlých faktur. Bývalo zvykem dodavatelské faktury v prvním kroku naskenovat, a následně je obvyklým způsobem zpracovávat. Teprve pak se pomalu přistupuje k dalšímu kroku, kdy se přestanou faktury zasílat v papírové formě a dostáváte je elektronicky již od dodavatelů – i když mnohdy formou nestrukturovaného dokladu. Už jen tímto krokem ušetříte spoustu času, a tedy i peněz, protože ty nejdražší činnosti se často skrývají v detailu.

Podívejme se nyní na jednoduché porovnání jednotlivých typů nosičů, které se ve firemních procesech využívají. V níže uvedené tabulce najdete relevantní části procesu zpracování dodavatelské faktury. Můžete vidět kroky, které zpracovatel faktury ušetří již v případě drobného zjednodušení procesu – změny z papírového dokladu na elektronický, přijatý v PDF prostřednictvím e-mailu. Začnete-li navíc přijímat faktury elektronicky ve strukturovaném formátu, například iDoc či EDI, bude celý proces ještě efektivnější, viz tabulka (tab. 1).

Proces správy došlých faktur je lehce uchopitelný a změny se mohou rychle implementovat. Proto bývá zpracování faktur první oblastí, do níž se společnosti při projektech digitalizace pouštějí. A je také první oblastí, kde je možné začít s digitalizací „v bodě nula“ – od dohody s dodavatelem, že bude faktury posílat pouze elektronicky.

Specifická digitalizace žádosti o roční zúčtování daní

V běžné firmě najdete spoustu dalších procesů, které můžete digitalizovat, respektive změnou myšlení zcela odstranit papírovou formu dokladů. Vezměme si například zaměstnaneckou agendu a proces podání žádosti o zpracování ročního zúčtování daně (dále také RZD), které je typickým příkladem „papírového“ procesu.

Na jeho efektivitu lze nahlížet standardní optikou. Běžně funguje tak, že zaměstnanec vypíše papírovou žádost, vy ji zkontrolujete, případně naskenujete a relevantní údaje přepíšete do mzdového softwaru ke zpracování. Je zřejmé, že toto pojetí s digitalizací příliš společného nemá a požadovaný efekt vám nepřinese. Zahájíte-li digitalizaci již na vstupu a nahradíte papírový formulář elektronickým, zabráníte samotnému vzniku papíru a benefity budou výrazně vyšší.

Výhody digitalizace žádosti o zpracování RZD:

• Je výrazně komfortnější pro všechny zapojené osoby.
• Snižuje chybovost při zadávání formuláře. Elektronický formulář může být interaktivní a na rozdíl od papírového může obsahovat relevantní kontroly či kontextovou pomoc. Zaměstnance tak provede celým procesem výrazně komfortněji a bez chyb.
• Kontrola případných chyb odpadá nebo se minimalizuje, neboť údaje ověříte už při zadávání.
• Vyšší efektivita zpracování ročního zúčtování daně. Data dostanete od zaměstnance již ve strukturované podobě a můžete automatizovat přenos do mzdového softwaru pomocí exportu. Není nutný manuální přepis dat.
• Úspora přímých nákladů na papír, není třeba doručovat papírové formuláře k zaměstnancům, následně je sbírat a podobně.

Opět přikládáme přehlednou tabulku (tab. 2), která popisuje rozdíly mezi papírovou a elektronickou správou procesu – tentokrát žádosti o zpracování RZD.

Příklad z praxe: Digitalizace žádostí o zpracování RZD přinesla výrazné úspory

Česko-slovenská poradenská společnost přistoupila letos k digitalizaci žádostí o zpracování RZD jako k pilotnímu projektu u vybraných klientů. Ukázalo se, že je to mimořádně přínosný způsob, jak ušetřit práci a finance sobě i klientům.

V online nástroji vygenerovali jen za letošní sezonu přes 21 000 ročních zúčtování daní a doprovodných dokumentů. Průměrně má RZD 5 stran, podle předpokladů a orientačních propočtů se tedy ušetřilo přes 75 000 listů papíru, což představuje 6 000 kilogramů papíru. Za papír tak tato společnost uspořila přes 17 000 korun, o hodinách práce všech zúčastněných stran nemluvě.

Digitalizace zpracování ročního účtování daně je skvělý způsob, jak tuto agendu zjednodušit svému HR oddělení. To již nemusí nahánět zaměstnance na pracovišti kvůli podepsání dokumentů – což je v době pandemie navíc zhola nemožné.

Přestanou se vám také ztrácet nebo znehodnocovat papíry. Jejich eliminování odstraňuje chybovost, zrychluje celý proces a šetří vaše peněženky. A v neposlední řadě i cenné přírodní zdroje.

Totéž platí pro digitalizaci účetnictví a dalších podobných procesů; ovšem za předpokladu, že již od začátku celé agendy nebudete papír vůbec používat. Nemějte obavy k tomuto kroku přistoupit. Praxe ukazuje, že nic lepšího udělat nemůžete.

Viktor Mečiar Autor článku je výkonným ředitelem TULIP Solutions.