Kdysi dávno, když se éra počítačů teprve začínala naplno rozjíždět, byli již mnozí přesvědčeni, že za pár let budou minimálně veškeré obchodní dokumenty vedené v elektronické podobě zcela bez použití papíru. Přestože se dnes skutečně velké množství informací uchovává i vyměňuje ve formě počítačových dat, nelze konstatovat, že by tato skutečnost vedla ke snižování množství papírových dokumentů. Proč tomu tak je? Je snad digitalizace informací pro některé byznys procesy nepřekonatelnou překážkou? Může úplná digitalizace nadělat více škody než užitku? Nebo snad příčina leží v lidském myšlení (obavy o bezpečnost, rezistence vůči změnám, podceňování schopnosti pracovníků naučit se s elektronickými daty pracovat apod.)? Pokusme se uvést na pravou míru některá fakta o technologii zvané enterprise content management (ECM – správa firemního obsahu). Nadešel již vhodný okamžik pro úplný přechod k bezpapírové výměně informací, nebo se vyplatí počkat, dokud vás k tomu okolnosti samy nedonutí?

Co je ECM?

Předně je důležité si uvědomit, že ECM není jen o správě elektronických dokumentů. Systém DMS (document management system), který má toto na starost, je však jeho neodmyslitelnou součástí. ECM pokrývá řízení a zpracování veškerého obsahu, který společnost vytváří a využívá. Za obsah se v tomto slova smyslu považují veškeré nestrukturované informace v rámci organizace: dokumenty, webové stránky, obrázky, výkresy, reporty, e-maily apod.
Nejdůležitějším předpokladem úspěšnosti kteréhokoliv ECM řešení je, aby obsah byl dostupný rychle a snadno všem, kdo s ním potřebují pracovat. Poté následují další důležité předpoklady, z nichž se k nejčastěji diskutovaným řadí bezpečnost a autenticita takto zpracovaných dokumentů.

Pro koho je ECM?

Pro odpověď na položenou otázku nemusíme zacházet daleko – pro všechny, kdo potřebují zefektivnit práci s informacemi. Vhodné ECM řešení natrvalo vytvoří pořádek v celé dokumentaci a přehled ve zpracování jednotlivých typů dokumentů. Investice do kvalitního ECM řešení však není malá, a proto má smysl o ní uvažovat zejména, splňujete-li alespoň některé z následujících předpokladů:

• Denně zpracováváte a archivujete velké množství papírových dokumentů (např. faktury, objednávky, smlouvy či registrace).
• Dokumenty jsou špatně zabezpečené před únikem důvěrných informací. Oprávněné osoby nemají k dokumentům dostatečný přístup.
• Zpracování dokumentů je zdlouhavé a nepřehledné (např. připomínkování a následné schválení smlouvy). Pracujete s více verzemi smluv a nemáte přehled o tom, která verze je aktuální.
• Vyhledání dokumentu či informace z jeho obsahu představuje příliš velkou ztrátu času, který by pracovníci mohli využít na produktivní činnost.
• Dokumenty tvoří a připomínkuje více lidí. Ti však mezi sebou nesdílejí informace, každý pracuje s vlastní verzí dokumentu.
• Přístup k aktuálním verzím dokumentů je potřeba zajistit i pro pobočky.
• Při výměně informací dochází ke vzniku nadbytečných kopií téhož dokumentu. Výměna dokumentů je řešena e-mailem.
• Jste pověřeni prokázáním řízení dokumentace (viz management kvality dle ISO).

Překážky? Kde?

O nahrazení papíru se již v minulosti pokusila nejedna organizace. Zpravidla však narazily na dvě překážky, které bylo nutné překonat.
První z těchto překážek spočívala v převodu informací z papíru do digitální podoby. Toto téma je na světě prakticky od doby prvních počítačů. Dnes už ale existují kvalitní technologie skenování a rozpoznávání textu, které tuto překážku zcela eliminují.
Další překážkou byla donedávna důvěryhodnost neboli autenticita elektronických dat. Na papíru tuto otázku řeší podpis či razítko s uvedením data. Digitální technologie již dnes nabízejí obdobu, tzv. elektronický podpis, a od něho odvozené elektronické časové razítko. Přes diskuse, které se okolo elektronických podpisů a razítek vedly a vedou, obě technologie reálně fungují a co více, jsou díky mnohým propagátorům zakotveny v české legislativě jako zákonné. Porovnáme-li navíc elektronické technologie s fyzickými záznamy na papíru z pohledu bezpečnosti pro zajištění autenticity, jednoznačně vyhrávají moderní IT technologie jako bezpečnější.

Trendy v ECM

Přestože dnes by už sotva někdo považoval ECM za nový objev, jeho vývoj nezpomaluje. Aktuálně se nacházíme v éře realizace ECM záměrů. ECM je střecha, která zastřešuje mnoho jiných podnikových systémů, jako jsou například ERP, CRM, specializované systémy podle oboru. Firmy si tento fakt již začaly uvědomovat, stát bohužel zatím méně.
Významně roste i elektronizace státu a nástrojů, které jsou státem zaručené a vyžadované legislativou. Komunikace, prostředí firem, které chtějí být na trhu respektovanými hráči, se mění s podmínkami danými okolím.
Bližší náhled na aktuální trendy v ECM lze shrnout do několika bodů:

• Vize: Firmy a státní sektor budou elektronizaci za pomoci ECM samy rozvíjet. Přejdou od žádných, či diskrétních řešení ke komplexnímu ECM, které garantuje maximální přínos.
• Fakt: Jako by každý segment trpěl nějakou typickou bolestí – například investiční společnosti rozvíjejí nástroje pro řízení a zhodnocování investic, výrobní podniky se zajímají o zdokumentování fází přípravy a řízení výroby atd. Pro každý obor se ukazuje sada procesů jako typická a klíčová, každý takový proces je typicky spjat s nějakým papírem – dokumentem. Vzhledem k tomu, jak roste rychlost byznysu, je výhodné mít opakované procesy podchycené pomocí elektronických formulářů, postupů, scénářů zodpovědností, organizace jejich správy.
• Fakt: Knowledge management – je už dávno realitou, ale jeho implementace je založena na mnohem širší funkčnosti a důležitosti. Hraje významnou roli v úsporách času a financí firem.
• Fakt: DMS je stará jistota. DMS je klasika, která pomáhá firmě se orientovat v existujících dokumentech, nabízí správu byznys dokumentů, interních informací, nabízí šablony a strukturu. Bez něho je firma v zajetí duplicit a nikdy nedohledaných informací. Klasiku by však mělo mít více společností.
• Fakt: Archivace – nekonečný evergreen, potřeba je neustálá ve všech odvětvích a stále rostoucí. Archivace není vyčpělý, ale ryze pragmatický a moderní pojem, nutnost pro každou společnost. Ale jsou zde i nové příležitosti například s konverzí na euro v zemích eurozóny, která je již realitou pro naše kolegy na Slovensku.
• Fakt: Ukazuje se, že poptávka po ECM se ve společnostech dramaticky rozšiřuje do všech oblastí jejího fungování. Dříve se jednalo o diskrétní systémy, které spravovaly jen část procesů firmy, zatímco ostatní oddělení žila ve starých kolejích. Dnes typický zákazník požaduje procesní implementaci napříč společností, kde je normou, že informace jsou sdíleny, tvoří se virtuální týmy účastníků informací.
• Fakt: Co se týče produktové části, zde došlo ke konsolidaci na trhu – trh se rozdělil na světové hráče a lokální dodavatele. Ti druzí se specializují na oblasti content managementu. Světoví lídři mají komplexní portfolio a snaží se zajistit nabídku všech do všech komponent podniků. Takoví dodavatelé představují výhru pro klienty. Ti šetří budoucí čas, umožňují rozvoj a kompatibilitu, vyšší úroveň pro celou firmu. Jev, který to vyvolá, je standardizace ECM do rozvojových scénářů firmy. To bude sice další možnost pro lokální dodavatele a jejich specializaci, ale stejnou a podstatně provázanější možnost výběru nabídnou nejrozšířenější technologie ECM. Ty najdou v globalizovaném světě uplatnění mnohem lépe. Zvláště nadnárodní firmy budou vyhledávat již ověřená a v dalších zemích uplatnitelná řešení správy dokumentů, dat a procesů. Budou se obracet ke standardům a volit takové implementační partnery, kteří budou schopni poskytnout servis z jednoho centra i do více jeho poboček a zemí. Takový partner představuje pro klienta komplexní znalosti a budoucnost. A to bez ohledu na to, zda v této chvíli potřebuje jen část.
• Fakt: Poslední oblast, která stojí za zmínku, je – čím větší zákazník, tím je silnější potřeba zajistit vyšší kvalitu servisních služeb, které jsou schovány pod ECM. Je již fakt, že ECM je mission critical application, což není pro zasvěcený management žádné překvapení.

Výhled do budoucna

Přestože většina organizací problematiku ECM poměrně dobře zná a uznává jeho přednosti, obavy a nedůvěra zůstávají posledním, nicméně tvrdým oříškem bránícím masivnějšímu rozšíření tohoto konceptu nejen v České republice, ale i jinde ve světě. Co však nelze vyvrátit, je fakt, že čím dál více společností skutečně potřebuje zavést přehledný systém pro zpracování firemní dokumentace. A protože ECM systémy využívající elektronický podpis a časová razítka mohou plně nahradit papír ve všech směrech a v cestě k jejich realizaci dnes už opravdu neleží žádná technická překážka, elektronická správa dokumentů a jejich obsahu bude zanedlouho nezbytnou podmínkou pro efektivní řízení byznysu.

Autor působí jako managing director společnosti Ixtent.