Představme si proto modelovou situaci, kdy určitý subjekt (nejen například ministerstvo) spravuje jistou množinu autonomních subjektů či pracovišť (někdy desítky až stovky), kde potenciálně každé z nich má svou datovou schránku (nyní je navíc možné, že jedna organizace bude moci mít i více datových schránek). Lze vůbec nasadit jednotné centrální řešení pro přístup všech subjektů ke svým datovým schránkám? Jak jednotným způsobem zajistit připojení z jednotlivých agendových systémů a spisových služeb? A co když v daných subjektech nejsou jednotné (nebo dokonce žádné) systémy spisových služeb?

Schéma komunikace

Nelze obecně odpovědět na otázku, jaké řešení je to nejsprávnější. Důležité ale je upozornit na některé problematické oblasti nebo nejasnosti a nahlédnout více pod pokličku problému zavedení datových schránek ve velké organizaci s množstvím dokumentů. Podle všech předpokladů se bude zasílat datovými schránkami velký objem dokumentů. Problém, který však řada organizací bude muset řešit, je zejména ten, že zatímco navenek budou komunikovat převážně elektronicky, uvnitř často pracují stále s dokumenty v listinné podobě. Transformace dokumentů z elektronické do listinné podoby na „rozhraní“ organizace přitom znamená více organizační problém než technický. Z části je řešením tohoto problému konverze dokumentů, nicméně optimálním řešením je úprava vnitřních systémů organizace tak, aby přímo generovaly elektronické dokumenty, které budou moci být doručovány prostřednictvím datových schránek. V organizacích, které vedou primárně dokumentaci v listinné podobě a nemohou z různých (zejména legislativních) důvodů vést hybridní formu dokumentace (tj. část originálů dokumentů v listinné a část v elektronické podobě), však toto přináší potenciální zdvojování dokumentů a další možnou komplikaci v organizaci a metodice práce. Ono už samotné vytváření elektronických originálů dokumentů opatřených elektronickým podpisem, případně časovým razítkem, je pro řadu běžných uživatelů zvyklých pracovat s papírovými dokumenty velmi významná změna.
Dalším problémem je potenciální objem přijímaných a vypravovaných elektronických dokumentů. Každá organizace má již dnes vybudovány kanály pro elektronickou komunikaci a přijímá určité množství dokumentů například e-mailem. Máte-li však organizaci s pobočkami po celé republice, je vnitřní síť připravena na to, že bude přenášet padesát až osmdesát procent všech dokumentů, které v současnosti putují v listinné podobě? Protože tomu tak většinou není, jednotné a koncepční řešení přístupu k datovým schránkám si zpravidla vyžádá řadu opatření, technických i aplikačních, která zajistí splnění potřebných parametrů i při omezené kapacitě přenosových linek.
A co další jednoduchá otázka – automatické, tzv. fiktivní, doručení po deseti dnech, které garantuje i zákon 300/2008 Sb.? Tento prvek datových schránek je jistě pozitivní, nicméně pro některé dokumenty není fiktivní doručení z legislativních důvodů přípustné. V současnosti v listinné podobě, kdy takové dopisy předává pošta, není možné, aby se dokument dostal adresátovi po uplynutí lhůty do rukou. V případě datových schránek se zřejmě bude možné k dokumentu dostat i po uplynutí desetidenní lhůty pro doručení. Běžný nepoučený občan, který zpravidla neví, jestli daný dokument lze, nebo nelze fiktivně doručit, pak může být zmaten v souvislosti s otázkou, od jakého okamžiku běží lhůta pro jeho reakci. A tento zmatek může generovat zbytečná nedorozumění mezi odesílatelem a adresátem.

Toto jsou pouze některá témata, která demonstrují, že zavedení komunikace prostřednictvím datových schránek není pouze otázkou IT a softwarového řešení. Nesmírně důležitá je i oblast procesů, metodik a vnitřní organizace, protože pouze při jejich účinném zvládnutí a nepodcenění budou datové schránky pro organizaci přínosem, nikoliv komplikací.

Autoři jsou specialisté společnosti CCA Group.