- Přehledy IS
- APS (25)
- BPM - procesní řízení (23)
- Cloud computing (IaaS) (10)
- Cloud computing (SaaS) (31)
- CRM (52)
- DMS/ECM - správa dokumentů (19)
- EAM (17)
- Ekonomické systémy (68)
- ERP (87)
- HRM (28)
- ITSM (6)
- MES (33)
- Řízení výroby (36)
- WMS (28)
- Dodavatelé IT služeb a řešení
- Datová centra (25)
- Dodavatelé CAD/CAM/PLM/BIM... (41)
- Dodavatelé CRM (37)
- Dodavatelé DW-BI (50)
- Dodavatelé ERP (63)
- Informační bezpečnost (43)
- IT řešení pro logistiku (48)
- IT řešení pro stavebnictví (26)
- Řešení pro veřejný a státní sektor (27)


















![]() | Přihlaste se k odběru zpravodaje SystemNEWS na LinkedIn, který každý týden přináší výběr článků z oblasti podnikové informatiky | |
![]() | ||
Administrativa nemusí znamenat stohy papírů
Pokud si pod pojmem administrativní práce nebo práce v kanceláři představíte stohy papírů, s elektronickým oběhem dokumentů ve firmě tomu tak být nemusí. Ke zcela bezpapírovým virtuálním kancelářím máme ještě poměrně daleko, nicméně rostoucí trend digitalizace a jejich následná správa elektronických dokumentů zjednodušuje a zrychluje podstatnou část administrativních aktivit.


Jak nejlépe využít moderní řešení pro správu dokumentů? Co všechno mohou firmy od těchto řešení očekávat? Co jsou to dokumentové procesy a k čemu pomůže analýza jejich optimálního nastavení?
Od digitalizace k procesům
Správa dokumentů může zahrnovat nejen samotnou vstupní digitalizaci, či příjem dokumentů v již digitální formě, následné vytěžování jednotlivých informací a konečné uložení například v elektronickém archivu, ale úzce souvisí také s řízením firemních procesů, tedy správou celého životního cyklu dokumentu uvnitř společnosti. Souhrnně tyto služby nazýváme dokumentová řešení. Právě jejich efektivní využití i správné individuální nastavení může významně snížit mzdové i skladovací náklady či předcházet administrativním pochybením, jako je například nedodržení termínu při platbě faktur.
Co je to proces?
Dokumentové procesy jsou ještě stále velkou neznámou nejen pro mnohé administrativní pracovníky, ale i samotné firmy. Procesem přitom může být i prosté každodenní přijetí faktury. V praxi to často vypadá následovně: Poštou přijde faktura, jeden ze zaměstnanců ji převezme, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde ji zpracují a založí do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musejí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá takto: Faktura je po přijetí naskenovaná a tím vstupuje do automaticky řízeného elektronického procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu jde a odešle ji nejprve odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž automaticky hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Nakonec je faktura automaticky uložena do elektronického archivu, kde je kdykoli snadno dohledatelná.

Výhody řízení firemních procesů
- celkové zrychlení procesů
- přehled a kontrola
- standardizace a optimalizace procesů
- snížení chybovosti
- automatizace a ochrana
- celkové snížení nákladů
Správné nastavení
Každá služba vyžaduje správné nastavení nejlépe podle individuálních požadavků uživatele. To platí také pro řízení firemních procesů, jejichž optimalizace zajistí skutečně efektivní správu dokumentů. Právě správným nastavením těchto procesů můžete nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílíte významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.
Analýza procesů je vhodná nejen pro firmy, které o správě dokumentů teprve uvažují, ale také pro ty, které řízený oběh elektronických dokumentů již využívají. Těmto firmám by měl profesionální dodavatel dokumentových řešení ověřit, zda využívají úplný potenciál řízených procesů a případně jim navrhnout novou podobu komplexního řešení pro správu dokumentů.
Na co se zaměřit?
Hlavní kritéria, na která byste měli při výběru systému pro správu dokumentů dbát, jsou široké využití při zpracování více typů dokumentů a různých workflow, rychlá implementace a jednoduchost. Vzhledem k tomu, že v rámci firemních procesů hrají významnou roli také elektronické dokumenty, je dobré hledat jednoho dodavatele jak pro zajištění digitalizačních služeb, tak pro systém řízení procesů a správu dokumentů, informací a dat. V ideálním případě by vám takový dodavatel měl poskytnout potřebný hardware, kompatibilní software, zajistit komplexní implementaci, dohlížet na následné fungování a poskytovat jednotný servis.
Obavy nejsou na místě
Pokud vás před zavedením obdobných systémů odrazuje náročný proces implementace a následná složitost systému, nemusíte si s tímto dělat starosti. Tyto obavy jsou dnes již neopodstatněné. Moderní dokumentová řešení se vyznačují jednoduchostí ve všech směrech. Například pro sestavení potřebného procesu či vytvoření formuláře již není zapotřebí programování složitých kódů. Práce se samotným systémem funguje na principu drag and drop, který je velice intuitivní.
Michal Grepl


4.3. | Kontejnery v praxi 2025 |
25.3. | IT Security Workshop |
31.3. | HANNOVER MESSE 2025 |
13.5. | Cloud Computing Conference 2025 |
27.5. | Kontajnery v praxi 2025 - Bratislava |
Formulář pro přidání akce
19.2. | Jak na vytěžování dat a zpracování došlých dokladů |
20.2. | Co jsou to ty DMSka |
26.2. | Webinář: Knowledge Work Automation: Klíč k moderní... |
10.4. | Konference ALVAO Inspiration Day 2025 |